Der Arbeitsalltag eines Projektleiters ist bekanntermaßen vielseitig und fordernd. Und genau deswegen sind gute Projektleiter auch wahre Allrounder. Denn für das erfolgreiche Arbeiten benötigt der Projektleiter weitaus mehr als nur die fachliche Kompetenz. Weitere Schlüsselqualifikationen umfassen Empathie, unternehmerisches Denken und nicht zuletzt auch Fingerspitzengefühl bei der Auswahl seines Teams. Durch die hohe Anzahl unterschiedlicher Aufgaben von Projektleitern können diese umgekehrt nur sehr schwer allen Ansprüchen gleichzeitig gerecht werden. In unserem Beitrag verschaffen wir deswegen einen umfassenden Überblick potentieller Aufgaben des Projektleiters, um herauszufinden ob – und in welcher Form – Entlastung durch konsequentes Delegieren überhaupt funktionieren kann.

Um die Übersichtlichkeit und Zuordnung der typischen Aufgaben des Projektleiters zu gewährleisten, haben wir diese zunächst in folgende Projektphasen untergliedert:

  1. Projektinitiierung

  2. Projektdurchführung

  3. Projektabschluss

Aufgaben von Projektleitern bei der Projektinitiierung

  • Festlegung der Projektmanagementmethode
  • Erstellung des Projektsteckbriefes
  • Klärung des Projektauftrages
  • Analyse des Projektumfeldes
  • Zieldefinition für das gesamte Projekt
  • Stakeholder-Analyse
  • Ermittlung von Projektrisiken
  • Bewertung der Projektrisiken
  • Bestimmung von Risikoverantwortlichen
  • Festlegung von Maßnahmen zur Reduzierung oder Vermeidung der Projektrisiken
  • Festlegung von Gegenmaßnahmen bei eintretenden Projektrisiken
  • Workshop-Organisation und -Moderation
  • Auswahl des Projektteams
  • Koordinierung und Festlegung der Projektorganisation
  • Vergabe der Kompetenzen und Befugnisse im Projektteam
  • Bekanntmachung der Rahmenbedingungen im Projekt
  • Definition von Eskalationswegen
  • Erstellung des Projektstrukturplans
  • Planung der unterschiedlichen Projektphasen, Termine und Meilensteine
  • Erstellung von Arbeitspaketen für die Projektmitarbeiter
  • Definition der Abläufe und eingesetzten Tools in der Projektkommunikation
  • Budgetplanung
  • Planung von Maßnahmen zur Teambildung (Afterwork-Events, regelmäßiger Stammtisch, Ausflüge etc.)
  • Definition von Ablauf, Dauer, Inhalten und Zuständigkeiten für Meetings
  • Projekthandbuch formulieren (mit allen Regeln, Festlegungen und Plänen etc.)
  • Durchführung des Kickoff-Meetings

Aufgaben von Projektleiter während der Projektdurchführung

  • Überwachung von Kosten, Meilensteinen, Terminen und Zielerreichung
  • Management von Konflikten und Problemen
  • Führung und Betreuung des Projektteams
  • Stakeholder-Management
  • Stakeholder-Kommunikation
  • Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Lenkungsausschusssitzungen
  • Bericht an das Management
  • Steuerung der Projektaktivitäten
  • Durchführung von Statusmeetings
  • Motivation des Projektteams
  • Herstellung einer positiven Arbeitsatmosphäre
  • Risiko-Monitoring
  • Kontrolle der Budgeteinhaltung
  • Sicherstellen der Einhaltung von Richtlinien
  • Priorisierung von Aufgaben
  • Vertreten des Projektes „nach außen“
  • Aktualisierung des Projektplans und Dokumentation von Fortschritten
  • Lösen von Ressourcenkonflikten durch Abstimmung mit anderen Projektleitern und des PMOs
  • Aktives und kreatives Projektmarketing

Aufgaben von Projektleiter in der Abschlussphase

  • Nachkalkulation / Abschlusskalkulation
  • Erstellung des Abschlussberichtes
  • Ordnungsgemäße Archivierung des Projektes
  • Planung, Durchführung und Nachbereitung des Post Implementation Reviews (PIR)
  • Realisierung der Projektabnahme / -übergabe
  • Abschließende Wertschätzung / Dank an das Team
  • Projektabschluss-Party organisieren

Deutlich wird, dass die Hälfte aller Aufgaben von Projektleitern vor Beginn des Projektes zu erledigen sind. Das deckt sich auch mit unserer Erfahrung in erfolgreichen Projekten. Je professioneller ein Projekt vorbereitet wird, desto größer ist die Chance auf einen positiven Verlauf und Abschluss des Projektes. Betrachtet man die genannten Aufgaben, so wird schnell eines klar: der Projektleiter ist buchstäblich „das Mädchen für alles“.

Mit anderen Worten gesagt, steht der Projektleiter während des gesamten Projektzeitraumes unter Dauerstrom. Das führt oft dazu, dass die wirklich essentiellen Aufgaben zu kurz kommen, damit umgekehrt die Masse an sonstigen To-Do’s überhaupt noch abgearbeitet werden kann. Und obwohl die geschilderte Situation in der Praxis wahrlich kein Einzelfall ist, gibt es noch immer sehr wenige Unternehmen, die ihre Projektleiter gezielt und umfassend entlasten. Besonders geeignet für solch eine Maßnahme ist der Einsatz einer professionellen Projektassistenz, an die der Projektleiter neben administrativen Aufgaben des Tagesgeschäfts auch Teile der eigenen Führung – und damit die direkte Vertretung gegenüber dem Projektteam – delegieren kann.

Im folgenden Teil möchten wir Ihnen deswegen näher erläutern, welche konkreten Maßnahmen und Aufgaben von einer guten Projektassistenz übernommen werden können, sodass der Projektleiter ausreichend Entlastung erfährt. Außerdem erhalten Sie Tipps und Tricks, auf welche Qualifikationen und Qualitäten Sie bei der Auswahl der richtigen Projektassistenz für Ihr Projekt achten sollten.

Die Projektassistenz als gute Seele des Projektes

Idealerweise wird der Projektleiter vor allen anderen Aktivitäten durch den Auftraggeber ernannt. Und zwar nach Prüfung seiner Eignung, seiner Verfügbarkeit über die geplante Laufzeit des Projektes und – ganz wichtig! – mit seinem Einverständnis, dieses Projekt auch leiten zu wollen. Leider kommt es viel zu häufig vor, dass Mitarbeiter zu Projektverantwortlichen gemacht werden, obwohl sie ihrer Linienverantwortung weiterhin gerecht werden müssen (Vollzeitjob) oder keine Erfahrung als Projektleiter haben.
Der ernannte Projektleiter sollte als erste Amtshandlung ein Projektbüro einrichten und je nach Projektgröße mindestens eine Projektassistenz ins Team nehmen. Das ist die wichtigste Voraussetzung dafür, dass der Projektleiter sich von Anfang an voll und ganz auf seine Kernaufgabe konzentrieren kann: das professionelle Managen des Projektes.
Die Projektassistenz erledigt von Anfang an alle administrativen und große Teile der kommunikativen Aufgaben sowie alles Organisatorische. Dazu gehören beispielsweise:

Vorbereitung von Meetings aller Art

  • Agenda
  • Einladung
  • Raumreservierung
  • Catering
  • Technik
  • Ansprechpartner für Teilnehmer
  • Erstellen von Präsentationen und Meeting-Unterlagen

Unterstützung während des Meetings

  • Protokollierung
  • Sorgen für einen reibungslosen Ablauf
  • Betreuung der Teilnehmer
  • ggfs. Entlastung des Projektleiters bei Moderation und Gruppenarbeit

Nachbereitung des Meetings

  • Protokollerstellung und -versand
  • Klärung offen gebliebener Fragen aus dem Meeting
  • Beschaffung von Informationen und Unterlagen, die während des Meetings gefehlt haben
  • Verfolgen der Aufgabenliste aus dem Meeting

Darüber hinaus hilft es dem Projektleiter enorm, wenn die Projektassistenz auch als Netzwerker agiert, d.h. die transparente Information und Kommunikation innerhalb des Projektteams und zwischen Projektleiter und Team einfordert, praktiziert und fördert. Auch den Kontakt zu den sogenannten Stakeholdern und zum Management sowie zu den externen Partnern und Dienstleistern muss die Projektassistenz pflegen und damit eine vertrauensvolle und professionelle Zusammenarbeit schaffen.

Erfüllt die Projektassistenz diese Aufgaben, kann der Projektleiter sein Projekt deutlich entspannter und mit mehr Fokus auf die wesentlichen Aufgaben managen. Das heißt im Wesentlichen alle Aspekte des Planens, des Risikomanagements, der Problemlösung und der Konfliktentschärfung. Außerdem ist die Information und Kommunikation an Auftraggeber und Management eine der wichtigsten und wirkungsvollsten Aufgaben des Projektleiters. Und diese ist sehr zeitaufwändig und mühsam, weil sie das Einstellen auf viele unterschiedliche Menschen mit ihren individuellen Persönlichkeiten, Sichtweisen und Anforderungen notwendig macht. All dies gelingt nur mit der Unterstützung durch eine professionelle Projektassistenz.

Auswahl der richtigen Projektassistenz

Wie findet der Projektleiter nun eine Projektassistenz, die im beschriebenen Sinne einen wesentlichen Beitrag zum Projekterfolg leisten kann? Leider werden dem Projektleiter häufig Mitarbeiter „zur Verfügung gestellt“, die die Aufgabe nicht mit dem notwendigen Zeiteinsatz machen können, weil sie ohnehin als Linienassistenz arbeiten und die Rolle Projektassistenz zusätzlich und nebenbei erfüllen sollen. Oder ein Teammitglied wird zusätzlich als Projektassistenz eingesetzt, wenn der Projektleiter gerade eine Aufgabe delegieren muss oder will. Diese Lösungen erscheinen auf den ersten Blick vielleicht pragmatisch und preiswert, erweisen sich aber im Projektverlauf – gerade in kritischen Phasen, wenn es wirklich auf jede Ressource ankommt – als Rohrkrepierer.

Achten Sie bei der Auswahl einer geeigneten Projektassistenz also darauf, dass diese neben den selbstverständlichen Fachkenntnissen und technischen Fertigkeiten die nachfolgenden Anforderungen erfüllt. Dann klappt’s auch mit dem Projekt! 😊

  • Offene und kommunikative Persönlichkeit
  • Gewissenhaftigkeit und Hartnäckigkeit
  • Verbindlichkeit in Aussage und Handeln
  • Stressresistenz
  • Selbständigkeit, Eigeninitiative und Kreativität
  • Eigenverantwortung

Der wichtigste Punkt des Anforderungsprofils dabei leider häufig vergessen. Die ideale Projektassistenz verfügt bereits über Projektleitungserfahrung und kennt mindestens eine Projektmanagementmethode aus der Praxis. Erst dann sprechen Projektleiter und Projektassistenz dieselbe Sprache und führen das Projekt gemeinsam zum Erfolg.

Sollten Sie keine verfügbaren Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen haben, die das beschriebene Profil erfüllen, scheuen Sie sich nicht, eine externe Projektassistenz einzusetzen. Die Kosten dafür amortisieren sich schnell, wenn Sie bedenken, dass der interne oder externe Tagessatz für den Projektleiter deutlich höher ist. Denn eins sollte man sich immer vor Augen führen: sobald der Projektleiter Protokolle schreibt, Präsentationen erstellt, Statusberichte formuliert oder Projektpläne aktuell halten muss, bezahlen Sie für bis zu 40 Prozent seiner Arbeit deutlich mehr als eigentlich notwendig. Gleichzeitig sinkt wegen der Fülle der Aufgaben und der Überlastung des Projektleiters die Qualität des gesamten Projektes. Das muss und sollte einfach nicht sein.

Gute Projektassistenzen finden Sie übrigens auf einschlägigen Plattformen wie GULP.de, freelancer.de, freelancermap.de oder bei der empfohlenen und darauf spezialisierten Vermittlungsagentur intelliExperts aus Würzburg.

Wir wünschen Ihnen einen guten Start in Ihr nächstes Projekt mit Projektassistenz!