Agiles Projektmanagement ist mehr als nur ein Trend. Bei konsequenter und richtiger Umsetzung zeigen sich viele Vorteile, die sogar über das eigentliche Projekt hinauswirken können. Dazu stellen wir zunächst die beiden wichtigsten Methoden im agilen Projektmanagement vor: Scrum und Kanban. Gemeinsam ist die selbständige Teamarbeit, der Unterschied liegt in kurzen, abgeschlossenen Sprints bei Scrum und evolutionären Prozessen bei Kanban. Doch schauen wir mal genauer hin…

Was ist agiles Projektmanagement?

Agiles Projektmanagement ist ein relativ junges Instrument, um schnell und flexibel auf mögliche Störungen im Projektablauf zu reagieren. In kurzen Planungszyklen werden Rückmeldungen und Probleme beim Erreichen von Ergebnissen abgestimmt und in die weitere Projektplanung integriert. Die intensive Zusammenarbeit und regelmäßiger Austausch in kurzen Meetings fördern den Teamgeist und wirken wertschöpfend.

Ursprünglich stammt agiles Projektmanagement aus der Softwareentwicklung. Die im Agilen Manifest festgelegten Prinzipien sind im Wesentlichen:

  • Teammitglieder und deren regelmäßiger Austausch sind wichtiger als Prozesse
  • Reibungslose Abläufe sind wichtiger als eine (zu) umfassende Dokumentation
  • Integration und Zusammenarbeit mit den Kunden sind wichtiger als Verträge
  • Reaktion auf Veränderungen und Störungen ist wichtiger als strikte Pläne

Das Wichtigste ist der tägliche Austausch. Darin liegt zugleich auch eines der Erfolgsgeheimnisse agilen Projektmanagements. Denn bei kurzen Stand-Up-Meetings kann der Projektmanager schnell erkennen, wo es hakt und kann direkt gegensteuern.

Kennzeichnend sind die Methoden Scrum oder Kanban, die die einzelnen Projektphasen verkürzen.

Scrum – Kurzstreckenläufe

Scrum ist ein wichtiges Instrument im Agilen Projektmanagement. Schlankere und agilere Prozesse für das Projektmanagement ermöglichen eine größere Flexibilität, sind allerdings auch anspruchsvoller hinsichtlich der Verantwortung der Projektteams. Bei Scrum werden einfache Regeln aufgestellt und von wenigen Rollen ausgeführt. Kurze, intensive Meetings sorgen für eine möglichst reibungsarme Abstimmung. Die Voraussetzung daüfr sind selbstorganisierende interdisziplinäre Teams und iteratives Vorgehen.

Ein schlagkräftiges Scrum-Team kann auf das gesamte Wissensportfolio eines Unternehmens für das Projekt zugreifen. Aus den unterschiedlichen Abteilungen bilden sich interdisziplinäre Teams. Im Vordergrund steht das gemeinsame Interesse an einer Aufgabe, weniger die alten Seilschaften. Erst der breit aufgestellte Wissensfundus sichert die Integration aller Fachbereiche, deren Fähigkeiten zur Bewältigung der Aufgaben benötigt werden. Je nach Projektumfang können fünf bis zehn Teammitglieder in kurzer Zeit ein gesetztes Zwischenziel (Sprint) erreichen.

Die drei Rollen bei Scrum

Scrum-TeamProduct Owner /
Project Owner
Scrum Master /
Project Manager
5-10 TeammitgliederOft aus dem FachbereichProjektverantwortlicher
Wählt selbst seine AufgabenAnforderungsmanagementStellt Aufgaben zur Wahl
Zeitplan ist verpflichtendGenehmigung des ProjektsBeseitigung von Hindernissen
InterdisziplinärAnforderungsmanagementArbeit des Teams ermöglichen
Selbständiges ArbeitenZusammenarbeit mit TeamKontrolle
Verantwortung für AufgabeStakeholder-ManagementKonfliktbewältigung
Regelmäßige Stand-up-MeetingsProjektmarketingLeitung von Meetings und Kommunikation

Die Arbeit eines Scrum-Teams wird durch den Scrum Master / Project Manager erst möglich. Er steuert und kontrolliert – ohne in den Prozess selbst einzugreifen – die Abläufe. Dazu gehören die Beseitigung von möglichen Hindernissen, die Konfliktbewältigung und die Leitung der Meetings. Er ist auch für die projektinterne und –externe Kommunikation zuständig.

Der Product Owner / Project Owner kommt oft aus dem Fachbereich. Seine Aufgaben bestehen außer aus der Genehmigung des Projekts insgesamt und der nötigen Ressourcen darin, die genauen Anforderungen zu definieren. Er kümmert sich auch um die Stakeholder eines Projekts.

Auch die Stakeholder sind ein Teil der Scrum-Methode. Wer immer ein besonderes Interesse am Projektergebnis hat, wird entsprechend einbezogen. Stakeholder können Kunden, Investoren, Auftraggeber, Nutzer, das Management oder die IT sein.

Agiles Projektmanagement – die Artefakte

Scrum besteht aus drei kennzeichnenden Artefakten: Increment of Potentially Shippable Functionality, Backlogs und Burndown-Chart.

Das Increment of Potentially Shippable Functionality beschreibt die Grundanforderung an ein Increment: Was immer sich das Team als Sprint-Ziel setzt und dann am Ende des Sprints abliefert, soll potenziell auslieferbare und in sich abgeschlossene Funktionalität bieten, so dass der Product Owner die Option wahrnehmen kann, das Increment innerhalb eines Zwischen-Sprints produktiv setzen zu lassen.

In einem Backlog werden die Anforderungen priorisiert und deren ungefährer Arbeitsaufwand geschätzt. Auch wenn eine grobe Ähnlichkeit mit einem Gantt-Diagramm besteht, unterscheiden sich die Darstellung in Bezug auf ihre Übersichtlichkeit für alle.

Scrum-Backlog

Das Burndown-Chart visualisiert den Projektfortschritt eines Produktes, Sprints oder Releases. Die Kurve gibt für jeden Punkt auf dem horizontalen Zeitstrahl an, wieviel Arbeit nach jeweils aktueller Schätzung zu jedem Zeitpunkt noch übrig ist, um das Ziel zu erreichen. Mittels einer auf den vergangenen Schätzwerten basierenden Trendlinie durch die Kurve lässt sich das voraussichtliche zeitliche Ende des Projektes vorhersagen bzw. können sich andeutende Abweichungen vom Zeitplan innerhalb eines Sprints prognostiziert und Gegenmaßnahmen ergriffen werden.

Burndown-Chart

Herausforderungen im agilen Projektmanagement

Woran scheitert agiles Projektmanagement? In jedes Projekt schleichen sich unvorhergesehene Herausforderungen. Diese Probleme – in der Kommunikation, Zeiteinschätzung oder Realisierung – bezeichnet man daher als sogenannte ScrumButs („We use Scrum, but…“).  

Oft liegen treten ScrumButs schon in der Startphase auf. Das Argument „Wir sind so ein kleines Team, wir brauchen keinen Scrum-Master“, zieht nicht. Wenn es keinen Verantwortlichen gibt, der Probleme erkennt, beseitigt und das Team zusammenhält, sind Projekte häufig zum Scheitern verurteilt. Gruppendynamische Prozesse und fehlende Akzeptanz innerhalb und außerhalb des Teams blockieren viele Entwicklung. Auch eine realistische Einschätzung des Aufwands einzelner Aufgaben ist ein wichtiger Punkt. Man neigt dazu, die eigene Arbeit oder den eigenen Aufwand zu hoch zu schätzen – und das führt zu echten oder gefühlten Ungerechtigkeiten.

Ziele sind dazu da erreicht zu werden – auch bei Scrum. Einen Sprint zu verlängern, bis das Ziel erreicht ist, ist aber nicht im Sinne des agilen Projektmanagements. Sonst zerbricht die Gesamtplanung. Auch hier greifen die Stand-Up-Meetings, damit die Gefahr von Zeitüberschreitungen sofort erkannt und vom Projektmanager gebannt werden kann.

Diese Meetings beinhalten auch eine Retrospektive: Was lief gut? Was kann beim nächsten Sprint / Projekt optimiert werden? Harmoniert das Scrum-Team? Wenn nicht, gefährden Reibungsverluste die Effektivität des Teams oder gar zukünftige Sprints?

11 Tipps gegen ScrumButs

    • Tägliche Stand-Up-Meetings zur Vervollständigung und Entwicklung des Projektablaufs nutzen. – Stichwort: Flexibilität!
    • Sich nicht zu sehr auf bestimmte Tools festlegen.
    • Tägliches Updates. Ein Stand-Up-Meeting bleibt kurz.
    • Selbständigkeit fördern. Scrum-Teams organisieren selbst Aufgabe – Zuweisung ist kontraproduktiv.
    • Scrum Master sorgen für reibungslose Abläufe. Aktives Eingreifen stört die Projektarbeit.
    • Ansprechpartner ist der Product Owner / Projektmanager.
    • Keine Alleingänge, das Scrum-Team lebt vom Teamgeist.
    • Sprints sind einzuhalten. Keine Unterbrechung, Verschiebung oder Verzögerung.
    • Zielorientierung. Sprints sind klar definiert.
    • Beständigkeit im Team. Möglichst die Zusammensetzung des Teams nicht ändern.
    • Qualität ist wichtiger als Dokumentation. Scrum ist Entwicklung.

Kanban – evolutionäres Arbeiten

Kanban ist eine erfolgreiche Methode, um Veränderungen in kleinen und kleinsten Einheiten – eben evolutionär – herbeizuführen. Bestehende Prozesse werden schrittweise optimiert oder eingeführt. Die detaillierte Zerlegung minimiert das Risiko der Änderungen und möglichen Widerstand.

Im Unterschied zu Scrum, wobei mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeitet werden, fördert Kanban den kontinuierlichen Flow. Aktuelle Prozesse werden visualisiert, aber zunächst nicht verändert. Die Vorteile sind neben der Transparenz ein geringer Widerstand der Betroffenen, schnelle Bearbeitung durch klar definierte Aufgaben und vielseitige Einsatzmöglichkeiten.

Die verschiedenen Arbeitspakete werden mit einer Priorität versehen, in Spalten einsortiert und wandern dann von links nach rechts, bis sie abgeschlossen sind.

Kanban-Board

Kanban setzt auf Konsens, um den Erfolg zu garantieren. Im Idealfall wird eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten geschaffen. Dazu müssen drei Phasen durchlaufen werden:

    • Sondierung: die Notwendigkeit einer Änderung ist allen bewusst.
    • Engagement: Gemeinsam wird eine (Projekt-)Vision entwickelt, Aufgaben festgelegt und in messbare Ziele für den Prozess unterteilt.
    • Durchführung: Schrittweises Umsetzen der Vision und Bewertung nach vereinbarten Kriterien.

Leider scheitern viele Projekte in der Praxis daran, dass die ersten beiden Phasen übersprungen oder nicht ernst genug genommen werden.

7 Schritte zum Erfolg

  1. Aufgabendefinition: Die Aufgabe wird festgelegt. Daraus ergibt sich die Zusammensetzung des Teams.
  2. Workflow darstellen: Das Team, das die Aufgaben verteilt, visualisiert und präsentiert den Workflow inklusive Arbeitsaufwand und Personalbedarf auf einem Kanban-Board. Störfaktoren / Bugs müssen sofort beseitigt werden.
  3. Begrenzung laufender Tasks: Die Anzahl zeitgleich zu erledigender Aufgaben ist begrenzt. Nicht Multitasking, sondern Flow ist das Ziel.
  4. Prioritäten / Serviceklassen festlegen: Abhängigkeiten der Arbeiten festlegen. Nicht nur die Ressourcen im Blick haben, sondern auch weiche Faktoren wie Kundenzufriedenheit, Reputation, und Image.
  5. Regeln erstellen: Für alle Serviceklassen Regeln aufstellen und Kapazitäten festlegen. Dazu gehört, wie viele Aufgaben einer Klasse dürfen höchstens gleichzeitig bearbeitet werden und wie haben Teams mit neuen Aufgaben umzugehen. Regeln für die Messung der Ziele festlegen.
  6. Ziele messen: Die Ziele nach festgelegten Regeln messen. Der Mitarbeiter oder das Team werden nicht bewertet.
  7. Implementierung: Nach erfolgreichem Durchlaufen der verschiedenen Vorstufen kann der neue Prozess im Unternehmen oder in der Produktion umgesetzt werden.

Vorsprung durch agiles Projektmanagement

Scrum und Kanban unterstützen die Flexibilität von agilem Projektmanagement. Vor allem bei projektübergreifenden Teams hat sich Kanban bewährt. Für umfangreichere, komplexe und langfristige Projekte eignet sich Scrum besser. Beide Projektmanagementansätze sind schlank und agil.

ScrumKanban
Iteration nach festem ZeitplanIteration nach festem Zeitplan optional. Planung, Prozessverbesserung und
Release können verschiedene Kadenzen / Rhythmen haben und daher
ereignis- statt zeitgetrieben sein.
Team verpflichtet sich zu einer bestimmten ArbeitsmengeVerpflichtung optional
Geschwindigkeit als Standardmetrik für Planung und
Prozessverbesserung
Durchlaufzeit ist Standardmetrik für Planung und Prozessverbesserung
Funktionsbergreifende, interdisziplinäre TeamsFunktionsübergreifende Teams optional. Spezialisierte Teams sind erlaubt.
Arbeitspakete müssen aufgeteilt sein, damit sie innerhalb
eines Sprints bearbeitet werden können
Arbeitspaketgröße nicht vorgeschrieben
Burndown-DiagrammDiagrammtyp frei wählbar
Indirektes WIP-Limit durch SprintsDirektes WIP-Limit pro Zustand im Arbeitsablauf
SchätzenSchätzen optional
In laufender Iteration können keine neuen Arbeitspakete
hinzugefügt werden
Neue Arbeitspakete immer möglich, wenn Kapazität verfügbar
Ein Sprintbacklog ist einem bestimmten Team zugeordnetEin Kanban-Board kann von mehreren Teams / Personen geteilt werden
3 Rollen vorgeschrieben: Product-Owner, Scrum-Master, TeamRollen nicht vorgeschrieben
Für jeden Sprint ein Scrum-BoardKanban-Board bleibt durchgehend bestehen
(Produkt-)Backlog priorisiertPriorisierung optional
Relative Standardisierung durch klare VorgabenMehr Gestaltungsmöglichkeiten durch wenige Vorgaben

Agiles Projektmanagement setzt auf Selbständigkeit und Verantwortung der Teams. Vertrauen ist dazu auf allen beteiligten Seiten nötig, aber die Ergebnisse sprechen für sich und wirken oft über das Projekt hinaus.

Und? Sind Sie eher der Scrum- oder Kanban-Typ?  Was erleben Sie bei agilem Projektmanagement im Alltag?

Welcher Form des agilen Projektmanagements setzen Sie ein?

     

    Wir freuen uns auf Ihre Erkenntnisse!