„Ende gut, alles gut“ – so heißt es zumindest im gleichnamigen Stück von William Shakespeare. Und doch wissen wir alle ganz genau, dass nicht jedes Ende auch automatisch ein gutes Ende ist. Dabei ist gerade im Projektmanagement ein guter und sauber dokumentierter Projektabschluss von essentieller Bedeutung und wird in der Praxis oftmals unterschätzt und deshalb auch nicht vorgenommen. In unserem aktuellen Beitrag haben wir daher die aus unserer Sicht 4 wichtigsten Aufgaben für Projektleiter nach Projektende für Sie zusammengestellt.

Nach dem Projekt ist vor dem Projekt

Während viele Projektmitarbeiter in erster Linie dem Stichtag, d.h. dem offiziell vom Lenkungsausschuss definierten Ende des Projektes, entgegenfiebern, hat der Projektleiter auch nach Projektende noch weitere wichtige Schritte zu beachten. Nachfolgende Grafik soll dabei als Übersicht dienen, um die vier wichtigsten Aufgabenfelder des Projektleiters kurz aufzuzeigen und zu gliedern:

Abbildung 1: Übersicht Aufgaben Projektleiter nach Projektende

Projektwirtschaftlichkeit – Hat sich der investierte Projektaufwand gelohnt?

Durch die mit jedem Projekt verbundenen Kosten – wie beispielsweise eigene Mitarbeiter, Soft- & Hardware, Spezialisten von extern usw. – ist jedes Projekt auch gleichzeitig als Investition für das Unternehmen zu betrachten. Gerade deswegen ist es so essentiell, durch den Nachweis der Projektwirtschaftlichkeit aufzuzeigen, ob und in wie weit das gesamte Projekt aus wirtschaftlicher Betrachtung als Erfolg zu verbuchen ist. Es gilt hier also den vorab definierten Soll-Zustand mit dem tatsächlichen Ist-Zustand nach Projektende zu vergleichen. Des Weiteren sollten bei der Bewertung auch die internen Standards und Vorgaben des Unternehmens hinsichtlich Investitionen mitberücksichtigt werden. Denn selbst ein faktisch erzielter Return on Investment (ROI) ist nur dann als durchwegs positiv zu bewerten, wenn er die vom Unternehmen definierten Vorgaben hinsichtlich prozentualer ROI-Höhe nicht unterschreitet – oder die Vorgaben im besten Fall sogar noch übertrifft.

Idealerweise wird die Wirtschaftlichkeit eines Projektes nicht erst am Projektende überprüft. Den meisten Projektmanagementmethoden folgend, ist zunächst im Projektantrag die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung dem Entscheidergremium vorzulegen. Auch während des Projektverlaufes gibt es bestimmte Meilensteine, an denen die Wirtschaftlichkeit zu überprüfen ist. Das kann zur Konsequenz haben, dass ein nicht wirtschaftliches Projekt unterbrochen und verändert oder aber auch abgebrochen wird. Für diesen Artikel unterstellen wir, dass das Projekt seine Wirtschaftlichkeit bis zum Projektende bewiesen hat und jetzt der letzte Schritt folgt.

Da jedes Projekt individuelle Kostenpunkte und Herausforderungen mit sich bringt, ist es für den Abschluss sehr wichtig, eine strukturierte und möglichst umfassende Aufstellung der insgesamt angefallenen Projektkosten anzufertigen. Am besten unterteilt man dafür noch einmal das Projekt in die unterschiedlichen Projektphasen, die wiederum aus mehreren Teilaufgaben bestehen (können). Denn auch für jede Teilaufgabe variieren die tatsächlich angefallenen Projektkosten – abhängig von der Komplexität und der eingesetzten Mittel zur Durchführung der Teilaufgabe.

Und genau aus diesem Grund braucht es zunächst eine vollständige Übersicht aller theoretisch möglichen Projektkosten, um die eigenen Kosten der jeweiligen Projektphase und Teilaufgabe richtig und vollständig zuordnen zu können:

  1. Kosten für Sachmittel / Arbeitsmaterial
    Hardware (Notebooks, Handys, projektspezifische Geräte), Software (temporäre, langfristige oder einmalige Lizenzgebühren), Mietaufwände, Büromaterial, Leinwand, Beamer, Whiteboard, Headsets, Konferenztelefone etc.
  2. Kosten für externes Personal
    Spezialisten für Programmierung / Zeichnungen / technische Ausarbeitung / Support, Consulting von Branchen-Experten, temporäre Projektmitarbeiter (Interims-Manager, Projektassistenzen etc.), lokale Kontaktpersonen (v.a. relevant bei internationalen Projekten).
  3. Kosten für internes Personal
    Mitarbeiterkosten (geleistete Stunden im Projekt X vereinbarter bzw. interner Stundensatz), Sonderzulagen für Überstunden / erreichte Zwischenziele / variable oder fixe Projektprämien / Auslandsaufenthalte, Sozial- und Rentenversicherungsabgaben.
  4. Kosten für Schulungen
    Tagessätze des Referenten bzw. des Schulungsveranstalters, Kosten für Miete des Schulungsraums / Unterlagen der Schulung / Anfahrt zur Schulung / Kosten für eventuelle Übernachtungen bei mehrtägigen Schulungen / Support im Nachgang an die Schulung.
  5. Kosten für Reisen
    Flüge, Bahnreisen, PKW-Fahrten (gefahrene Kilometer X vereinbarte Kostenpauschale pro Kilometer), Mietwagen, Übernachtungen in Unterkünften, Spesen, Verpflegungskosten.
  6. Sonstige Kosten des Projekts
    Aufgrund des Projekts abgeschlossene Versicherungen, Kosten für Gutachter / Übersetzer / Dolmetscher.

Zur Verdeutlichung einer solchen Vorgehensweise, haben wir für Sie eine strukturierte Vorlage zur Bestimmung aller angefallenen Projektkosten nach Projektende angefertigt. Um alle angefallenen Projektkosten möglichst vollständig abzubilden, wurden dabei die Plankosten, die Soll-Kosten sowie die Ist-Kosten berücksichtigt. Diese drei Kostenarten unterscheiden sich dabei wie folgt voneinander:

  • Plankosten: Die im Basisplan fixierten Projektkosten, auf deren Basis das Projekt vom Auftraggeber und / oder Lenkungsausschuss freigegeben und beauftragt wurde. Diese Kosten, idealerweise inklusive der bewerteten und bepreisten Risiken, bilden das Projektbudget. Sie bilden auch die Grundlage für die abschließende Bewertung des Projekterfolgs in Bezug auf die Kosten.
  • Soll-Kosten: Die Plankosten können und werden sich erfahrungsgemäß während des Projektverlaufs mehrfach ändern. Um Transparenz über diese Veränderungen im Vergleich zum Basisplan (Plankosten) sicherzustellen, werden die nach genehmigten Änderungen jeweils aktuell geplanten Kosten als Sollkosten zu einem bestimmten Zeitpunkt dokumentiert.
  • Ist-Kosten: Nach Abnahme und Abschluss des Projektes und nach Verbuchung aller internen und externen Projektkosten stehen die tatsächlich ausgegebenen Kosten fest. Dies sind die Ist-Kosten, die mit den Plankosten verglichen werden und somit eine Aussage über die Abweichung vom Projektbudget erlauben.

Abbildung 2: Vorlage zur Aufstellung von Projektkosten nach Projektende

Projektdokumentation – Die Ergebnisse des Projektes richtig festhalten

Vom Projektteam verflucht, aus Sicht des Unternehmens und der vielen Projektmitarbeiter jedoch nicht wegzudenken – die saubere Dokumentation der Erkenntnisse des frisch abgeschlossenen Projekts.

Diese Form des internen Wissenstransfers ist gerade deswegen so wichtig, weil sie neben wiederkehrenden Erfahrungen auch bis dahin unbekannte „Aha-Momente“ aufdeckt und diese Erkenntnisse für die Nachwelt sichert. Denn wer weiß schon sicher, wie lange Sie noch als Projektleiter im aktuellen Unternehmen zuständig sind? Und um Ihrem Nachfolger und den anderen Projektleitern im Unternehmen die bereits erfahrenen Misserfolge zu ersparen – und idealerweise die erzielten Erfolge zu wiederholen und weiter auszubauen – ist eine professionelle Form der Archivierung von relevanten Erkenntnissen des Projektes unabdingbar.

Um auch bei der Projektdokumentation nichts dem Zufall zu überlassen, empfehlen wir Ihnen eine Unterteilung der Dokumentation in drei unterschiedliche Bereiche:

Zuständigkeit für die Dokumentation von Teilbereichen bestimmen
Bereits in der Planungsphase des Projektes sollten alle relevanten Zwischenschritte und Teilbereiche für den gesamten Projektverlauf klar definiert und voneinander abgegrenzt werden. Durch diese Abgrenzung fällt es leichter, die Verantwortlichkeiten für den jeweiligen Teilbereich zu bestimmen und den Projektmitarbeitern eindeutige Aufgaben zuzuweisen.

Konkrete Beispiele für Teilbereiche und Zwischenschritte, die in einem Projekt normalerweise dokumentiert werden sollten, umfassen folgende Punkte:

  1. Management Summary
  2. Status Quo der Ausgangslage
  3. Zielsetzung des Auftraggebers
  4. Aufgabenverteilung innerhalb des Projektteams
  5. Meilensteine im Projektverlauf
  6. Projektphasen
  7. Projektende
  8. Nachkalkulation
  9. Projektabschluss / Projektabnahme
  10. Fazit / Abschließende Reflektion

Inhalte der zu dokumentierenden Teilbereiche definieren

Nachdem die Zuständigkeit für die Dokumentation von Projekt-Teilbereichen vergeben wurde, gilt es nun, die inhaltlichen Anforderungen an die jeweilige Dokumentation festzulegen. In diesem Rahmen empfiehlt sich neben der Abstimmung mit dem zuständigen Projektmitarbeiter auch der Austausch mit dem Auftraggeber des Projekts. Logischerweise werden die Vorstellungen über Ausmaß und Inhalt der Dokumentation hier nicht immer übereinstimmen. Ihre Aufgabe als Projektleiter ist es daher, hier einen beidseitig akzeptablen und einvernehmlich beschlossenen Kompromiss für den Umfang des Inhaltes zu finden. Es ist also – wie so oft im Projektmanagement – an der Zeit für Soft-Skills und eine Portion Fingerspitzengefühl.

Alle relevanten Dokumente archivieren und richtig zuordnen

Ein ebenso wichtiger Schritt der Projektdokumentation umfasst die Archivierung, d.h. die eindeutige Zuordnung relevanter Dokumente zu Teilbereichen des Projekts. Die Archivierung ist deswegen so bedeutsam, weil dadurch später auftretende Fragen zum Projektverlauf einfach und falls nötig auch mit allen Details beantwortet werden können. Die Archivierung und Zuordnung relevanter Dokumente sollte idealerweise von mehreren Projektmitarbeitern begleitet werden. So kann sichergestellt werden, dass die Archivierung möglichst vollständig und aus dem Blickwinkel verschiedener Projektteilnehmer durchgeführt wird. Zu den typischerweise archivierten Dokumenten nach Projektende gehören:

  1. Projektauftragsdokumente.
  2. Projektstrukturpläne.
  3. Alle Projektergebnisse.
  4. Schriftverkehre inkl. Relevanter Anhänge.
  5. Protokolle von Sitzungs- und Lenkungsausschuss.
  6. Alle weiteren Dokumente, die darlegen, wie das Projekt durchgeführt wurde.
Tipp: Gerade bei Projekten, die sich über viele Monate oder sogar Jahre erstrecken, empfiehlt es sich, von Anfang an ein lückenloses Logbuch zu führen. Dies dient später als Grundlage und Gedächtnisstütze für die finale Projektdokumentation. So gehen wichtige Feinheiten über den Projektverlauf nicht verloren.

Post Implementation Review – Lasst uns gemeinsam das Geschehene rekapitulieren

Zu jedem abgeschlossenen Projekt gehört selbstverständlich auch eine ordentliche Manöverbesprechung, das sogenannte Post Implementation Review (PIR). Es findet üblicherweise direkt im Anschluss an die Projektabnahme statt und dient zur Reflektion und Nachbesprechung innerhalb des gesamten Teams. Hier werden gemeinsame Erfolge und künftige Verbesserungspotentiale erarbeitet, üblicherweise unter der Leitung eines Moderators. Je nach Lage der Krise im Projektteam ist es in manchen Konstellationen sinnvoll, hier auf einen externen Moderator zurückzugreifen.Was Sie als professioneller Projektleiter unbedingt bei der Vorbereitung und Durchführung eines PIR beachten sollten:

  1. Klare Zielsetzung: was genau sind die Ziele des PIR, welche Ergebnisse werden angestrebt? Sobald die Ziele feststehen, sollten diese vorab an alle Teilnehmer kommuniziert werden, beispielsweise über die Einladung zum PIR.
  2. Es ist sehr wichtig vor, während und auch nach dem PIR für das Einhalten klarer Regeln zu sorgen und diese Regeln auch entsprechend zu kommunizieren. Dazu gehören Grundsätze wie:
    1. sachliche Argumente und Auseinandersetzungen,
    2. keine persönlichen Angriffe oder kollektive Schuldzuweisungen,
    3. jeder hat das Recht, seine persönliche Meinung frei zu äußern,
    4. die gesetzten Ziele und den Fokus der Agenda nicht aus den Augen verlieren und
    5. ein Protokoll des PIR anfertigen, idealerweise von einer projektexternen Person.
  3. Im Nachgang des PIR sollten Sie die Ergebnisse noch einmal final auswerten und aufbereiten. Diese Ergebnisse werden nun an alle Mitglieder des Projektteams, weitere Stakeholder und das Management geschickt. Stellen Sie zudem sicher, dass auch zukünftige Projektleiter Zugang zu Ihren Ergebnissen zur eigenen Nutzung haben und sie in die interne Projektleiter-Ausbildung einfließen. Ansonsten erzielen Sie keinen Lerneffekt und das eigentliche Ziel wäre verfehlt.
Tipp: Ein ungeschriebenes Gesetz besagt: jedes Projekt, das abgeschlossen wurde, verdient auch eine gebührende Abschlussfeier. Ganz egal, ob die Ergebnisse sensationell gut oder enttäuschend schlecht ausgefallen sind, eine Feier gehört dazu – und zu dieser Feier gehören natürlich auch alle im Team. Denn das Team hat alles für das Projekt gegeben!

Projekterferenz – Das Zeugnis für Projektteam und Projektleiter

Kommen wir nun zur letzten Aufgabe im Rahmen des Projektabschlusses: der Projektreferenz. Diese wird vom Projektauftraggeber verfasst und ist typischerweise für Unternehmen – beispielsweise externe Dienstleister – oder den Projektleiter und sein Team ausgestellt. Durch positive Projektreferenzen fällt es leichter, potenzielle Kunden oder spätere Arbeitgeber von den eigenen Qualitäten zu überzeugen. Daher ist es wichtig, entsprechende Kriterien und Fragen festzulegen, die in der Referenz behandelt werden sollen. Dazu gehören neben persönlichen Leistungen auch projektspezifische Aufgaben. In einer vollständigen Projektreferenz sollten die folgenden Fragen an den Projektauftraggeber daher nicht unbeantwortet bleiben:

  1. Wurde das anfänglich definierte Projektziel erreicht?
  2. Konnten das Projektbudget nach Plan eingehalten werden oder gab es Abweichungen?
  3. Wurden Meilensteine termingerecht erreicht?
  4. War die Herangehensweise an das Projekt erfolgreich und verlief wie geplant?
  5. Wie waren Stimmung und Teamgeist?
  6. Hat die Kommunikation funktioniert?
  7. Gab es positiv oder negativ hervorstechende Punkte?
  8. Wie hat die Zusammenarbeit von Projektteam und Projektleiter mit
    • Management,
    • Stakeholdern und
    • externen Dienstleistern oder Lieferanten funktioniert?
  9. Käme eine zukünftige Zusammenarbeit wieder für Sie in Frage?

Fazit

Wenn schließlich alle der Fragen vom Auftraggeber beantwortet wurden, dann haben Sie es auch als Projektleiter geschafft. Ihr Projekt ist nun professionell und erfolgreich abgeschlossen worden Durch den von Ihnen aufgestellten Nachweis der Projektwirtschaftlichkeit, eine sauber durchgeführte Projektdokumentation, das abschließende PIR und eine ausgezeichnete Projektreferenz. Gut gemacht!

Wir hoffen, Sie haben aus unserem Beitrag zum Projektende einige Anregungen für die eigene Praxis mitnehmen können und freuen uns über Ihre Kommentare zum Thema Projektabschluss. Diskutieren Sie mit und lassen Sie uns wissen, welche positiven oder negativen Erfahrungen Sie bereits im Projektabschluss sammeln konnten – wir sind gespannt!

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