Theoretisches Grundlagenwissen hilft Ihnen dabei, Prozesse in der Praxis zu verstehen. Praktische Erfahrungen, Tipps und Hilfestellungen aus dem Berufsalltag einer Projektassistenz sind aber im Projektmanagement mindestens genauso wichtig.

Wie bereitet man sich auf neue Projekte vor? Was sind die wichtigsten Werkzeuge? Konkrete Praxistipps von Projektassistenz-Profis, die über langjährige beruflicher Erfahrungen verfügen, sind rar und deshalb umso wertvoller. Wir haben in einer Online-Umfrage mit ausschließlich offenen Fragen unter unseren Projektassistenzen dieses Wissen für Sie gesammelt, analysiert und aufbereitet.

Gesunder Menschenverstand und Nerven helfen

Wir haben gefragt, was jede Projektassistenz mitbringen sollte, um einen guten Job machen zu können. Drei Viertel aller Befragten gaben an, dass die wichtigste Eigenschaft im Projekt ist, ständig am Ball zu bleiben und mitzudenken. „Setzen Sie Ihren gesunden Menschenverstand ein!“, lautete einer der Appelle. Und weiter: „So können Sie Aufgaben vorausschauend erledigen und der Projektleitung den Rücken freihalten. Setzen Sie ihr Wissen, Können und ihre Leidenschaft dafür ein.“

Einige Teilnehmer meinten, dass eine Projektassistenz auch Nerven haben müsste. Das kann ein Hinweis auf die benötigte Stressresistenz sein, für die Nervenstärke eine Voraussetzung ist.

Daneben kommt es auf ihren Willen an. Die Projektassistenz braucht den Willen, im Team erfolgreich zu sein. Und sie braucht Neugier auf neue Aufgaben. Wichtig ist auch eine Hands-on-Mentalität, das heißt, sie muss selbst mit anpacken und auch mal fachlich im Projekt mitarbeiten.

Die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

  • Mitdenken und gesunder Menschenverstand
  • Vorausschauendes Arbeiten
  • Neugier auf neue Aufgaben
  • Hands-on-Mentalität
  • der Wille, im Team erfolgreich zu sein
  • Nervenstärke für Stressresistenz

Erfolgsgeheimnis: Strukturierte Arbeitsweisen

Auf unsere Frage „Welches ist das wichtigste Werkzeug, das die Projektassistenz braucht und warum?“ gaben 70 Prozent der Teilnehmer an, dass eine strukturierte Arbeitsweise unerlässlich sei. So behält die Projektassistenz stets den Überblick über das Projekt, um allen Anforderungen gerecht zu werden.

Damit gepaart ist eine schnelle Auffassungsgabe entscheidend. Nur so kann die Projektassistenz wissen, warum was für wen wie getan werden muss. Und welches Projektmitglied welche Informationen von ihr benötigt. Sie muss wissen, in welchem Zeitrahmen sich diese Aufgabe abspielt und welche Anforderungen daran gestellt werden. Ein Teilnehmer brachte es so auf den Punkt: „Sie halten den Ball jederzeit im Spiel.“

Weitere Fähigkeiten, die zu ihrem Erfolg beitragen, sind ein gutes Kommunikationsvermögen, Fragen bei unklaren Aufgabenstellungen und offenes Ansprechen von Problemen.

Zusammenfassung der Antworten:

  • Strukturiertheit
  • Schnelle Auffassungsgabe
  • Gutes Kommunikationsvermögen
  • Analytische Fähigkeiten
  • Hervorragende Office-Kenntnisse

Persönliche und soziale Kompetenzen sind für den Erfolg notwendig

Unsere dritte Frage beschäftigte sich mit den weichen Faktoren. Welche Soft-Skills benötigt eine Projektassistenz? Knapp die Hälfte der Teilnehmer nannten Servicebereitschaft, Toleranz, Geduld und eine positive und kompetente Ausstrahlung. Die Bandbreite der Antworten ist enorm und es ist interessant, welche weichen Faktoren bei einer erfolgreichen Projektassistenz noch gesehen werden:

  • Konzentration auf das Wesentliche
  • Durchsetzungsvermögen
  • Selbstbewusstsein
  • Teamfähigkeit
  • Zuverlässigkeit
  • Kritikfähigkeit
  • Lernbereitschaft
  • Eigeninitiative
  • Selbstmanagement
  • Organisationstalent
  • Belastbarkeit

In der Summe könnte man meinen, eine erfolgreiche Projektassistenz müsste über nahezu alle Eigenschaften verfügen, die Anforderungsprofile von den einschlägigen Plattformen im Hinblick auf die soziale Kompetenz so hergeben. Nun ist unsere kleine Umfrage natürlich nicht repräsentativ und man muss die Antworten wohl so deuten, dass die Eigenschaften situativ im Projekt gefordert sind und eine gute Projektassistenz in der Lage ist, flexibel auf Situationen im Projekt reagieren zu können.

Gewissenhafte Vorbereitung als Erfolgsfaktor

Jedes Projekt gestaltet sich anders. Jede neue Aufgabe bringt Herausforderungen mit sich. Wir haben gefragt, wie sich unsere Projektassistenzen auf ein neues Projekt vorbereiten. Unsere Projektassistenz-Profis gaben an, im Vorfeld zunächst einmal intensiv Informationen über das Unternehmen, das Projekt und die fachlichen Anforderungen des Kunden zu recherchieren.  Ein Teilnehmer nannte dazu folgenden wichtigen Punkt: „Verlassen Sie sich dabei aber nicht auf alte Daten; arbeiten Sie sich mit den aktuellsten Daten ein, und versuchen Sie ihr Team kennenzulernen.“

Einige Teilnehmer meinten, dass das Führen einer Open-Issue-Liste von Beginn an ein wichtiges Arbeitsinstrument ist. Auch die Strukturierung des Projektes (Projektstrukturplan – PSP) wurde genannt. Außerdem müssten gleich zu Beginn die ersten Aufgaben verteilt, ein Terminplan erstellt und die notwendigen Ressourcen geprüft werden.

Nur wer fragt, kann Neues lernen

In der letzten Frage wollten wir Tipps aus der Praxis, die wir hier gerne zur eigenen Deutung und Verwendung weitergeben.

Für die Befragten war es in diesem Zusammenhang auch wichtig, mit Selbstbewusstsein und offen an die neue Herausforderung heranzugehen. „Scheuen Sie sich nicht, Fragen an ihren Vorgesetzten oder einen erfahrenen Projektmanager zu stellen. Dieser kann Sie auf die firmenspezifischen Besonderheiten hinweisen und Sie in das Projekt einarbeiten.“ meinte eine Teilnehmerin.

Die Umfrageergebnisse stellten in diesem Kontext zwei Eigenschaften besonders hervor: Ehrlichkeit und Aufrichtigkeit kommen immer an.

„Bleiben Sie auf dem Laufenden!“ Für vier von fünf Befragten war dies eine der wichtigsten Aussagen für den Arbeitsalltag einer Projektassistenz. Sie muss wissen, wer für welche Aufgaben innerhalb des Projekts verantwortlich ist, um eine optimale Organisation der Arbeitsabläufe zu gewährleisten.

Die Projektassistenz ist oftmals auch in der Rolle des Problemlösers. Sie muss sich entsprechende Kompetenzen aneignen. Wichtig hierfür sind Zuverlässigkeit, Verbindlichkeit und das richtige Maß an Kommunikation.

Diese Umfrage markiert den Beginn einer kleinen Reihe, die sich mit praktischen Alltagstipps an Projektassistenzen und alle „Projektarbeiter“ wendet. Wir möchten Ihnen in loser Folge in den nächsten Beiträgen Hilfestellungen für typische Situation und Aufgaben geben, die Sie in Ihrem Projektalltag unterstützen und weiterbringen.