Burnout im Projektmanagement ist ein Dauerthema.

Fast monatlich werden hierzu neue Studien veröffentlicht. Eine Studie der Deutschen Gesellschaft für Projektmangement (GPM) kommt zu besonders erschreckenden Ergebnissen:

Mehr als ein Drittel aller Projektmanager sind betroffen. Die Ursachen: Stress, Ehrgeiz und unübersichtliche Aufgaben im Projekt.

Echte Hilfe dagegen bietet nur eine Projektassistenz. Im Beitrag erfahren Sie warum.

Burnout im Projektmanagement – Jeder dritte Projektmanager ist betroffen

Bereits 2009 fand eine Studie der GPM heraus, dass Burnout im Projektmanagement kein unbekannter Faktor ist:

Fast zwei Drittel aller befragten Projektmanager gaben an, dass sie Burnout im Projektmanagement als größte Gefahr für ein Projekt sehen.

Eine aktuelle Studie der GPM kommt zu einem noch schlimmeren Ergebnis: Mehr als ein Drittel aller Projektleiter sind akut von Burnout betroffen. Über 40 Prozent geben an, sich von ihrem Beruf ausgebrannt zu fühlen.

Für die Krankheit Burnout gibt es weder eine anerkannte Diagnose, noch eine einheitliche Definition. Experten sind sich jedoch einig, dass es einen allgemeinen Zustand des Ausgebranntseins gibt.

Dieser entsteht durch dauerhafte Überforderung im Job und Nichtbeachten der Warnungen des Körpers. Als Ursache gelten äußere Faktoren wie Zeitdruck, Unterbrechung bei der Arbeit und fehlende Anerkennung.

Auch innere Faktoren wie großer Ehrgeiz und mangelnde Abgrenzungsfähigkeit spielen eine Rolle. Außerdem ist Vertrauen im Projektmanagement selbstverständlich ein elementarer Faktor.

Die Aufgaben des Projektmanagements sind nicht klar genug abgegrenzt

Insbesondere die äußeren Ursachen für Burnout im Projektmanagement wiegen schwer: 80 Prozent aller befragten Projektmanager gaben als Grund für ihr Burnout an, bei ihren Aufgaben zu häufig unterbrochen zu werden.

33 Prozent fühlen sich durch ihre Arbeit im Projekt überlastet. Stress und Burnout im Projektmanagement sind die Folgen.

Die Autoren der GPM-Studie empfehlen, sich der Problematik zunächst grundlegend zu nähern:

Konkrete Ansatzpunkte auf organisatorischer Ebene [können] zum Beispiel sein, die häufigen Unterbrechungen zu analysieren und umsetzbare Vermeidungsmöglichkeiten zu überlegen und zu implementieren.

Oder einfacher gefragt:

Wie kommen diese Unterbrechungen zustande? Was kann ich als Verantwortlicher dagegen tun?

Die Antwort ist relativ einfach: Die Aufgaben des Projektmanagements sind nicht klar genug abgegrenzt. Das müssen Sie ändern!

Projektmanager verbringen bis zu 40 Prozent ihrer Arbeitszeit mit administrativen Aufgaben

Eigentlich ist das Projektmanagement dafür verantwortlich, Sachziele zu erreichen, Termine einzuhalten und Kosten zu überwachen. Der Projektalltag sieht jedoch anders aus:

Projektmanager verbringen bis zu 40 Prozent ihrer Arbeitszeit mit administrativen Aufgaben.

Anstatt Entscheidungen zielführend zu treffen und Prozesse effizient zu koordinieren, laufen Projektmanager Statusberichten hinterher und erstellen PowerPoint-Folien.

Administrative Aufgaben fallen in jedem Projekt an: Meetings werden vor- und nachbereitet, Protokolle und Statusberichte werden geschrieben, Präsentationen werden erstellt. Außerdem wird der Projektplan gepflegt und das Projektbudget verfolgt.

All das gehört nicht zu den Kernaufgaben des Projektmanagements.

Trotzdem wird es wie selbstverständlich von diesem erwartet. Für die Betroffenen bedeutet das zusätzliche Belastung und unnötigen Stress.

Dies führt dazu, dass die eigentlichen Kernaufgaben der Projektführung vernachlässigt werden. Darunter leidet die Qualität des gesamten Projekts.

Alternativen gibt es keine, der Effizienzverlust wird einfach hingenommen. Das ist nur logisch, schließlich gibt es in den meisten Projekten sonst niemanden, der dafür verantwortlich zeichnen könnte. Doch auch hier liefert die GPM-Studie eine einfache Lösung:

Bewährt hat sich auch die Besetzung von Projektleitung bzw. Teilprojektleitung mit Tandems, die nicht in Konkurrenz zueinanderstehen.

In anderen Worten:

Ihr Projektmanagement braucht eine erfahrene Projektassistenz!

Bestimmt haben viele von Ihnen schon vom Beruf der Projektassistenz gehört. Ich schätze jedoch, dass die Wenigsten von Ihnen je das Vergnügen hatten, mit einer erfahrenen Projektassistenz zusammen zu arbeiten.

Der Einsatz eines Projektassistenten im Projekt bietet drei elementare Vorteile:

  • Bessere Ergebnisse
  • Niedrigere Kosten
  • Mehr Zeit fürs Wesentliche

Bessere Ergebnisse durch Projektassistenz

Administrative Aufgaben im Projekt überlasten Ihr Projektmanagement.

Ein überlastetes Projektmanagement bringt nicht die erwartete Leistung. Das wirkt sich auf die Qualität des gesamten Projekts aus.

Um die Qualität des Projekts garantieren zu können, brauchen Sie also einen ausgeglichenen Projektleiter.

Um den vollen Überblick über ihre Kernaufgaben behalten zu können, brauchen Projektleiter eine vertrauenswürdige und erfahrene Assistenz. Diese übernimmt einen Teil der grundlegenden Aufgaben und springt ein, wenn sie gebraucht wird.

Im Projekt übernimmt die Projektassistenz Aufgaben aus den verschiedensten Bereichen:

  • Organisationsfunktion: Die Projektassistenz entlastet das Projektmanagement bei der Projektplanung, der Projektorganisation und beim Projektabschluss. Ein Projektassistent hilft bei der Teamkoordination, der Projektverwaltung und beim Controlling und entlastet so die Projektleitung.
  • Kommunikations- und Filterfunktion: Die Projektassistenz entscheidet über Kommunikationsmittel und koordiniert deren Nutzung. Außerdem bietet sie eine kommunikative Schnittstelle zwischen Projektteam und Projektmanagement.
  • Führungsfunktion: Als rechte Hand der Projektleitung sorgt die Projektassistenz dafür, dass Entscheidungen der Projektleitung zeitnah und effizient umgesetzt werden. Sie ist als Coach gleichzeitig Ansprechpartner und Chef. Dies erfordert ausgeprägte Social Skills.

Indem die Projektassistenz dem Projektmanagement elementare Aufgaben abnimmt, entlastet sie dieses gewaltig. Das Projektmanagement kann sich mit freiem Kopf darauf konzentrieren, wichtige Entscheidungen zu treffen.

Davon profitiert das gesamte Projekt.

Niedrigere Kosten durch Projektassistenz

Überlastete Projektleiter haben oft nicht genug Zeit, ihre Aufgaben innerhalb der Frist zu erfüllen.

Schwere Entscheidungen werden aufgeschoben, wichtige Gespräche vertagt. Das hindert das gesamte Projektteam daran, seine Aufgaben zeitgemäß zu erfüllen.

Dies sorgt für schlechte Stimmung und sinkende Motivation im Arbeitsumfeld. Für das Unternehmen bedeutet das Zeitverlust und Mehrkosten in Form von Überstunden.

Auch Fehlentscheidungen des Projektmanagements aufgrund von Überlastung sind keine Seltenheit.

Die Folgen für das Unternehmen sind fatal: Falsch getätigte Investitionen lassen sich kaum rückgängig machen. Auch schlechte Personalentscheidungen wirken sich langfristig auf das gesamte Projekt aus.

Der Tagessatz eines Projektassistenten ist deutlich niedriger als der eines Projektmanagers. Durch den Einsatz einer Projektassistenz wirken Sie zusätzlichen Kosten also gleich doppelt entgegen:

Aufgaben, die sonst ein Projektleiter übernehmen würde, übernimmt ein Projektassistent deutlich günstiger. Indem die Projektassistenz den Projektleiter entlastet, vermeiden Sie außerdem Zusatzkosten in Form von Überstunden.

Mehr Zeit fürs Wesentliche durch Projektassistenz

Die frei gewordene Zeit Ihrer Projektleitung ist nicht nur finanziell von Vorteil: Ihr Projektmanagement erledigt seinen Job und wendet sich weiteren Herausforderungen zu.

Das Ergebnis ist ein früherer Projekterfolg. Ihre Stakeholder werden es zu schätzen wissen.

Wie ein solches Modell in der Praxis aussehen kann, erklärt Projektmanager Klaus Hillen in einem spannenden Interview.

Fazit

Burnout im Projektmanagement ist einer der größten Risikofaktoren in Projekten. Die Überlastung der Projektleiter gefährdet das gesamte Arbeitsumfeld im Projekt.

Eine Studie der GPM empfiehlt Tandem-Modelle, um Stress im Projektmanagement zu reduzieren.

Eine gute Lösung ist der Einsatz einer professionellen Projektassistenz. Diese entlastet das Projektmanagement in administrativen Aufgaben.

Das verhindert Stress, verbessert das Ergebnis und spart Zeit und Kosten.

Quelle: https://www.gpm-ipma.de

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