Digitalisierung bedeutet für das Projektmanagement massive Veränderungen bei den Prozessen, der Kommunikation, der Organisation, dem Ressourcenmanagement und dem Monitoring. Gründe sind der vermehrte Einsatz digitaler Werkzeuge sowie die neue Art der Erfassung, des Austausches und der Verarbeitung von Daten. Außerdem wächst die Menge von Daten und die Komplexität von Systemen steigt.

Das Projektmanagement muss sich im Zuge der Digitalisierung auf mehr Geschwindigkeit und eine höhere Komplexität einstellen. Durch Industrie 4.0, künstliche Intelligenz, Big Data oder Cloudnutzung werden viele Systeme komplexer. Dementsprechend sind sie schwerer und aufwändiger zu steuern. Es ist nicht mehr möglich, alle Handlungsalternativen zu berücksichtigen und auf ihre Folgen hin zu überprüfen. Ein vollständig rationales Handeln ist ausgeschlossen. Die Innovationsgeschwindigkeit der digitalen Welt wird durch Software- und Internet-Taktung vorgegeben. So werden Projekte ebenfalls in kürzeren Zyklen und parallel abgewickelt.

Ein zweiter Faktor ist die bereichs- und firmenübergreifende Zusammenarbeit. Projektemanagement gestaltet sich dementsprechend cross-funktional. Alle Bereiche, die durch ein Projekt direkt oder indirekt betroffen sind, müssen von Anfang an in die Vorhaben einbezogen werden. Dies sind zum Beispiel Sales und Marketing, Service, IT, Finance, Supply Chain oder Research & Development. Dies führt zu einem hohen Grad an Agilität im Unternehmen in Bezug auf die Arbeit in Teams und Projekten. Wichtig dabei: die Geschwindigkeit, mit der erste Ergebnisse erreicht werden, die starke Orientierung am Markt sowie ein gewisser Grad an Fehlertoleranz. Die Veränderung ist also vielmehr kultureller und prozessualer Art als technischer Natur.

Dezentrale Lösungsmodelle für Digitalisierung

Das klassische Projektmanagement findet auf diese Veränderungen nicht immer die passenden Lösungen. Beispielsweise lassen sich komplexe Probleme nicht mit einer zentralen Projektleitung lösen, der alle Entscheidungen alleine trifft. Die Grundannahme, dass ein Entscheider das notwendige Expertenwissen über alle Vorgänge innerhalb eines Projekts hat, trifft oftmals nicht zu. Ein Pool aus Experten ist daher noch wichtiger als bisher.

Starre Zieldefinitionen, anhand derer man in der Vergangenheit Anforderungen effizient und kontrollierbar umgesetzt hat, treffen nun auf dynamische Veränderungen während des Projekts. Diese neuen Voraussetzungen, die die Digitalisierung mit sich bringt, erfordern es, Ziele flexibel anzupassen und variabel auf neue Gegebenheiten zu reagieren. Die digitale Umgebung verlangt nach agiler Produktentwicklung und nicht nach inflexiblen Projektmanagementmethoden.

Ein weiterer Punkt: Klassisches Projektmanagement wird häufig in Etappen und Zeitumfängen gedacht. Statt ein Projekt auf ein halbes oder ganzes Jahr festzulegen, ist es in der digitalen Welt wichtiger, schnell an den Markt zu kommen. Somit kann verhindert werden, dass mit dem neuen Projekt das Produkt am Kundenbedürfnis vorbeientwickelt wird. Rasche Marktreife ist unter den Bedingungen des digitalen Wettbewerbs wichtiger, als ein unverrückbares Projektergebnis. Digitale Prozesse sind zu schnelllebig, um auf ein finales Ergebnis des Projekts zu warten, wobei wertvolle Zeit verloren geht.

Variables Projektmanagement und schnelle Marktreife

Das Projektmanagement in Zeiten von Digitalisierung muss also variable Anwendungen bereitstellen. Mit deren Hilfe kann das Projektteam in unerwarteten Situationen auf ein großes Spektrum an Möglichkeiten und Erfahrungen zurückgreifen. Für die Projektmitarbeiter bedeutet dies, dass sie flexibel auf kurzfristige und ungeplante Veränderungen eingehen. Es ist sinnvoll mehrere Entscheider zu definieren, dezentrale Strukturen zu schaffen und Verantwortung zu delegieren. Entscheidungen können sonst zu lange dauern – dies schadet dem Erfolg des Projekts. Hierarchische Strukturen und eine Kultur „von oben nach unten“ sind nicht geeignet, um den Herausforderungen des digitalen Wandels zu begegnen.

Um auf diese Entwicklungen adäquat zu reagieren, ist es entscheidend, Expertenwissen zu bündeln. Dies kann über Cloud-basierte Anwendungen erfolgen, mit denen man Daten einzelner Arbeitsschritte bereitstellt, um so Probleme zu identifizieren und zu beheben. Nicht nur die Anwendung von Wissen ist entscheidend, sondern auch systematisches Lernen und die Generierung von neuem Wissen durch das Projekt selbst. Projekte können schneller zum Abschluss gebracht werden. Ein weiterer Aspekt: Die Qualität der geleisteten Arbeit kann sich durch den digitalen Austausch stetig verbessern. Diese Art der Kommunikation und des Wissensaustauschs kann Ressourcen effizienter einsetzen und zudem Kosten reduzieren, da Projekte unabhängig von Zeit und Ort realisiert werden können. Berücksichtigt das Projektmanagement diese Herausforderungen, kann es auch in Zukunft erfolgreich arbeiten.

Aufgaben für die Projektassistenz

Welche Anforderungen ergeben sich daraus für die Projektassistenz? Ein gemeinsames Konzept für Kommunikation mit Regeln und Erwartungshaltungen sowie eine Struktur bei der Verarbeitung von Daten sind mehr denn je essentiell, um Übersicht und Dynamik zu bewahren. Sie hat die Aufgabe, mit Hilfe digitaler Werkzeuge für reibungslose Abläufe zwischen den einzelnen Experten innerhalb des Projektteams zu sorgen.

Haben Sie einen dieser Ansätze bereits selbst verfolgt oder sind damit in Berührung gekommen? Berichten Sie uns von ihren Erfahrungen in den Kommentaren!