Für die Sitzungen des Lenkungsausschusses gibt es viele Namen: Steering Committee, Lenkungskreis oder auch Controlboard. Egal, wie er Ihnen im Arbeitsalltag begegnet: Sie begeben sich in die Höhle der Löwen. Die Sitzungen dieses Gremiums müssen deshalb sehr gut vorbereiten sein. Sie berichten den aktuellen Stand des Projekts, eskalieren Probleme und holen Entscheidungen ein. Damit die Sitzungen des Ausschusses effektiv sind, müssen einige Punkte beachtet werden.

Präsentationen vorab verschicken

Normalerweise sitzen im Lenkungsgremium die Top-Manager des Unternehmens. Sie sind für mehrere Projekte verantwortlich. Vermutlich ist das nicht die einzige Ausschusssitzung in dieser Woche. Holen Sie ihr Publikum also noch vor dem Zusammenkommen ab. Verschicken Sie ein oder zwei Tage zuvor ihre Präsentation – und zwar managementtauglich. Das heißt präzise Informationen, die alles Wichtige auf einen Blick bieten. So bekommen die Ausschussmitglieder einen Einblick in das, was sie erwartet und Sie müssen während der Sitzung nicht auf jedes Detail eingehen. So können Entscheidungen schneller getroffen werden.

Entscheidungsgrundlagen schaffen

Denn das ist die Kernkompetenz des Lenkungsausschuss: Entscheidungen treffen. Die Projektleitung präsentiert Vorlagen, die zu Entscheidungen führen. So verhindern Sie Diskussionen, die sich in fachlichen Tiefen verlieren oder lange Fragerunden nach sich ziehen. Damit ist niemandem weitergeholfen.

Jede dieser Vorlagen sollte zwei Alternativen vorstellen und folgende Elemente enthalten:

  • Kurzbeschreibung des zu lösenden Problems
  • Pro Alternative: Beschreibung der Alternative, Vorteile, Nachteile, Kosten, Risiko
  • Empfehlung des Autors mit kurzer Begründung

Probleme ansprechen und lösen

In Projekten tauchen auch zwischen den Sitzungen des Lenkungsausschusses Probleme auf. Das ist ganz normal. Sie teilen diese in zwei Kategorien ein: Probleme, die Sie innerhalb des Projektes lösen können und Probleme, für die Sie die Unterstützung des Lenkungsausschusses benötigen.

Es ist ausreichend, die erste Kategorie in der Sitzung zu besprechen. Über Probleme der zweiten Kategorie informieren Sie Ihr Lenkungsgremium direkt und warten nicht bis zur Sitzung. Das Unternehmensmanagement möchte wissen, wo es im Projekt hakt und wie man gemeinsam vorgehen kann. Mit gemeinsam ist aber gemeint, dass Sie alleine Lösungsansätze anbieten – und das so schnell wie möglich. Die Ausschussmitglieder werden es nicht gerne sehen, wenn Sie für ein Problem nichts parat haben.

In den Sitzungen des Lenkungsausschusses werden Entscheidungen getroffen.

Auf die Effizienz kommt es an

Vor Ihnen sitzen Kollegen oder Mitarbeiter, die oft wenig Zeit haben. Für den Lenkungsausschuss gelten dieselben Vorgabe wie für andere Meetings auch: Eine effiziente Durchführung muss gewährleistet sein. Legen Sie die Ziele fest, die Sie erreichen wollen. Schreiben Sie eine klare Agenda für das Treffen. Steuern Sie das Meeting. Machen Sie deutlich, wann Sie welche Entscheidung brauchen und bei welchen Punkten noch Diskussionsbedarf besteht.

Ergebnisse des Lenkungsausschusses festhalten

Ähnlich wie beim Mitarbeitergespräch oder anderen Meetings ist es wichtig, ein Protokoll zu schreiben. Das gibt den Raum vor, in dem Sie sich bewegen. Sie haben gemeinsam mit dem Lenkungsausschuss eine Entscheidung getroffen, handeln danach und haben es auch schriftlich dokumentiert. Das gibt Sicherheit.

Umgang mit schwierigen Zeitgenossen

Auch im Lenkungsausschuss gibt es immer wieder Menschen, die sie vor schwierige Situationen stellen. Da sind die Kritiker des Projektes oder die Nörgler, denen das Projekt nicht schnell genug geht. Es gibt Manager, die versuchen, ihre eigenen Agendapunkte in den Umfang des Projektes hineinbringen wollen.

Die schlechte Nachricht ist: Es gibt kein Patentrezept für den Umgang mit diesen Zeitgenossen. Die gute Nachricht ist: Sie können dennoch erfolgreich sein. Denn nichts überzeugt mehr als gute Arbeit und Ergebnisse. Mit folgenden Maßnahmen bereiten Sie sich vor, um auch in schwierigen Situationen souverän zu bleiben und Ihre Ziele zu erreichen.

  • Pflegen Sie regelmäßige Kontakte zu den Mitgliedern des Ausschusses, gerne auch „zufällig“ in der Kantine beim Mittagessen.
  • Versuchen Sie, Charakter und Eigenarten der Mitglieder herauszufinden, damit Sie sich individuell darauf einstellen können.
  • Fragen Sie sie nach ihren projektbezogenen und persönlichen Zielen und bieten Sie Ihre Unterstützung an. Bei diesem Punkt müssen Sie – je nach Persönlichkeit des Managers – mehr oder weniger diplomatisch vorgehen.
  • Finden Sie heraus, welche Bedenken bestehen und wie Sie sie reduzieren oder ausräumen können, idealerweise gemeinsam mit dem „Bedenkenträger“.
  • Erörtern Sie Ihre Lösungsalternativen bereits im Vorfeld der Sitzung mit den „schwierigen“ Ausschussmitgliedern. So bekommen Sie eine Idee, wer Ihre Ideen unterstützt und wer nicht. Das eröffnet Ihnen Möglichkeiten für Kompromisse.
  • Kurz vor der Sitzung führen Sie eine Einwandvorwegnahme durch, damit Sie auf möglichst alle Situationen vorbereitet sind und Antworten haben.

Gehen Sie souverän und selbstbewusst in die Sitzung. Denn: Sie sind als Projektleiter derjenige, der die Detailkenntnisse über das Projekt hat, und nicht die Ausschussmitglieder. Sie können damit jedes Gerücht, jede Frage und jeden Einwand professionell behandeln. Sollte das einmal nicht gelingen, dokumentieren Sie die Folgen für das Projekt!

In dieser anspruchsvollen Situation kommt es umso mehr auf emotionale Kompetenz, politisches Geschick und professionelle Kommunikation an. Dann klappt’s auch mit dem Projekt.