Dieser Artikel analysiert die Kernaufgaben einer Projektassistenz. Der Fokus dieses Artikels liegt zunächst auf dem allgemeinen Nutzen eines Projektassistenten. Außerdem werden spezifische Projektassistenz Aufgaben näher beleuchtet.

Von Projektleitern wird im Projektmanagement so einiges abverlangt: Neben allgemeinen Führungskompetenzen werden spezifische Branchenkenntnisse, strategisches Geschick und emotionale Intelligenz gefordert.

Ein guter Projektmanager muss im Projekt die allseits bekannte eierlegende Wollmilchsau sein.

Von der eierlegenden Wollmilchsau wird erwartet, dass sie Eier legt, Wolle produziert und Milch gibt. Das ist zwar kein leichter Job, aber jede eierlegende Wollmilchsau weiß, was auf sie zukommt und kann sich daran orientieren. Problematisch wird es erst dann, wenn die eierlegende Wollmilchsau auch noch den Job des Bauern übernehmen muss: Wenn sie dafür sorgen muss, dass ihre Eier eingesammelt, ihre Wolle geschoren und ihre Milch gemolken wird.

Eigentlich ist das Projektmanagement dafür verantwortlich, Sachziele zu erreichen, Termine einzuhalten und Kosten zu überwachen. Das entspricht seinen Kompetenzen, dafür wurde es eingestellt. In Wirklichkeit investieren Projektleiter jedoch einen viel zu großen Teil ihrer Zeit in die Verwaltung des Projekts als in die Führung.

Hier kommt die Projektassistenz ins Spiel.

Organisationsfunktion

Wie Studien belegen, führt die Überlastung durch administrative Aufgaben für über ein Drittel aller Projektmanager zu Burnout. Überlastete Projektmanager widmen der Verwaltung des Projekts nicht die notwendige Aufmerksamkeit. Das schadet der Qualität.

Ein Projektassistent befasst sich gezielt mit organisatorischen Tätigkeiten. Der Tagessatz eines Projektassistenten ist übrigens deutlich niedriger als der eines Projektleiters.

Der Einsatz eines Projektassistenten spart also Kosten und beugt Burnout im Projektmanagement effektiv vor.

Zunächst übernimmt die Projektassistenz Aufgaben aus dem administrativen Bereich, also eine Art Organisationsfunktion. Diese teilt sich auf in mehrere Teilbereiche.

Projektbeginn

Von Projektstart an übernimmt die Projektassistenz Aufgaben der Projektorganisation und unterstützt somit das Projektmanagement.

Entsprechend seiner Kompetenz und Erfahrung ist ein Projektassistent an der Teamzusammensetzung beteiligt. Gemeinsam wird erarbeitet, welche Anzahl von Mitarbeitern in welchen Bereichen erforderlich sind. Rollendefinitionen werden festgelegt, Verantwortungsbereiche abgegrenzt.

Hierfür strukturiert die Assistenz Hintergrundinformationen der Projektmitglieder: Wie groß ist die Erfahrung im Projekt, in welchem Ausmaß haben die Mitarbeiter Projektmanagement-Verständnis etc. Falls nötig, verteilt die Projektassistenz Aufgaben um.

Ein Projektassistent ist außerdem verantwortlich für das Who-Is-Who des Projekts. Er informiert das Team über die Organisationseinheiten, die in das Projekt eingebunden sind. Falls vorhanden, informiert er alle Mitarbeiter über die Mitglieder des Projektkernteams und gibt Ansprechpartner bekannt.

Er informiert das Team über die Regelung von Urlaubswünschen, Schulungen und sonstigen Abwesenheiten. Außerdem legt der Projektassistent Kommunikationsmittel und einzusetzende Tools fest.

Projektverwaltung

Bei Projektstart werden meist hunderte von Arbeitseinheiten für die Einrichtung der IT-Infrastruktur verschwendet. In einem heillosen Durcheinander suchen Teammitglieder nach Zugangscodes, Softwarelizenzen und passender Hardware.

Zu den Aufgaben eines Projektassistenten gehört es, hier den Überblick zu wahren. Er sorgt dafür, dass den Mitarbeitern die richtige Hard- und Software bereitgestellt wird. Außerdem hat er Zugriff auf die Zugangscodes und vereinfacht somit für alle Teammitglieder den Einstieg ins Projekt.

Zusätzlich gehört es zu den Aufgaben des Projektassistenten, den Umgang mit dem Dokumentablagesystem zu strukturieren. Er sorgt auch für die einheitliche Nutzung der vereinbarten Kommunikationsmittel. Außerdem ist er verantwortlich für die Archivierung der Kommunikation.

Je größer ein Projekt, desto umfangreicher und übersichtlicher gestaltet sich die Kommunikation. Hier alleine den Überblick zu behalten, übersteigt die Kapazitäten einer Projektleitung bei Weitem.  Ein Projektassistent bietet hier unverzichtbare Unterstützung.

Projektcontrolling

Auch aus dem Bereich Budget- und Ressourcencontrolling übernimmt die Projektassistenz Aufgaben:

Zunächst überwacht sie die Personalressourcen: Die Verfügbarkeit der Projektmitarbeiter wird von ihr erfasst, die Personalkosten werden von ihr bewertet.

Zusammen mit der Projektleitung entscheidet sie über die Notwendigkeit externer Spezialisten. Falls im Projekt Stellen neu besetzt oder definiert werden müssen, erstellt sie Projekt- und Stellenbeschreibungen und entwirft Anforderungsprofile.

Er hilft bei der allgemeinen Kostenplanung. Außerdem differenziert er Teilprojekte, Arbeitsblöcke und Arbeitspakete. Der Projektassistent behält die Tätigkeiten externer Dienstleister im Blick und übernimmt die Rechnungskontrolle. Überschaubare anfallende Ausgaben verantwortet ein Projektassistent eigenverantwortlich.

Dieses effiziente Controlling bringt Transparenz in die Kostensituation. Das hilft der Projektleitung bei den Entscheidungen über anfallende Investitionen.

Kommunikations- und Filterfunktion

Neben Organisationsaufgaben übernimmt die Projektassistenz Aufgaben der Projektkommunikation.

Kommunikation in Projekte soll vor allem die Einbindung sämtlicher Stakeholder gewährleisten und effizente Projektarbeit ermöglichen. Die Relevanz einer gelungenen Projektkommunikation kann dabei gar nicht hoch genug eingeschätzt werden.

Mangelhafte Kommunikation wird nicht umsonst von Studien immer wieder als einer der wichtigsten erfolgskritischen Faktoren von Projekten hervorgehoben.

Eine Studie der GPM in Kooperation mit Cetacea kommt zu dem Schluss, dass Projektmanager im Projekt zwar gerne ausführlich kommunizieren, damit jedoch hauptsächlich informieren und motivieren wollen. Eine klare Formulierung des Projektauftrages würde dabei jedoch oft vernachlässigt. Ein Projektassistent bietet großartige Unterstützung bei der Kommunikation.

Auf dem Portal OpenPM gibt es einen ausführlichen Beitrag zum Thema Projektkommunikation. Eine der Kernaussagen zu erfolgreicher Projektkommunikation ist Folgende:

Ein Unternehmen [kann] nur dann erfolgreich kommunizieren […], wenn die Kommunikation durch unterschiedlichste Organisationsmaßnahmen unterstützt wird. Um ein einheitliches Kommunikationsprogramm zu erfüllen, ist es wichtig, die unterschiedlichsten Abteilungen eines Unternehmens so zu organisieren, dass eine funktionale Zusammenarbeit der einzelnen Kommunikationspartner gewährleistet wird.

Diese Kommunikation mit dem Projektteam kann zu den Kernaufgaben eines Projektassistenten gehören. Dieser hat nicht nur die Oberaufsicht über die verwendeten Kommunikationsmittel: Als eine Art Regierungssprecher verkündet er außerdem die Beschlüsse des Projektmanagements und sorgt dafür, dass diese umgesetzt werden.

Umgekehrt filtert er jedoch auch Anfragen an die Projektleitung und ordnet diese nach Priorität. Diejenigen, die er nicht selbst bearbeiten kann, gibt er an die Projektleitung weiter.

Die Botschafterfunktion funktioniert also reziprok: Nicht nur die Beschlüsse der Projektleitung sollen zeitnah umgesetzt werden. Auch legitime und dringende Anfragen der Teammitglieder werden vom Projektassistent vorangetrieben.

pmo-projektassistenz

Führungsfunktion

Ein guter Projektassistent nimmt im Projekt eine ambivalente Position ein: Auf der einen Seite ist er die erste Anlaufstelle für die Projektmitarbeiter. Er sorgt dafür, dass Notwendigkeiten auf allen Seiten erfüllt werden.

Auf der anderen Seite ist es die explizite Aufgabe eines Projektassistenten, schleppende Entwicklungen voran zu bringen. Als rechte Hand der Projektleitung ist seine Kernaufgabe, Beschlossenes und Kommuniziertes zu verfolgen.

Somit fallen auch der Projektassistenz Aufgaben der Personalführung zu.

Der Projektleiter ist dafür verantwortlich, das Team dabei anzuleiten, Aufgaben bestmöglich zu erfüllen. Der Projektassistent sorgt dafür, dass dies reibungslos und möglichst zeitnah geschieht.

Der Projektassistent muss also eine Art Wadenbeißer sein, darf dabei jedoch auch die notwendigen Social Skills nicht vermissen lassen. Das erfordert die situationsbezogene Anwendung von Führungskompetenzen. Diese wiederum setzen eine Menge Erfahrung voraus.

Neben klassischen Führungsaufgaben übernimmt die Projektassistenz Aufgaben wie die Leitung und Organisation von Meetings:

Gemeinsam mit der Projektleitung erstellt der Projektassistent zunächst die Agenda. Anschließend lädt er die Projektmitarbeiter zum Meeting ein, erstellt Präsentationen und übernimmt die Durchführung und Moderation des Projektmeetings. Ebenso fällt ihm die Nachbereitung des Meetings in Form von Protokollen und Ergebnisdokumentation zu.

Zum Projektabschluss führt der Projektassistent das Post Implementation Review (PIR) durch. In diesem Meeting werden gut und schlecht gelaufene Punkte des Projekts evaluiert. Der Projektassistent übernimmt auch die Dokumentation des „lessons learned“.

Nach Projektabschluss sorgt der Projektassistent außerdem für das Ausstellen der Teammitglieder, archiviert sämtliche Dokumente und sorgt für deren Übergabe an den Kunden.

Projektassistenz oder PMO? – Alle Unterschiede im Überblick

Fazit

Projektassistenten bieten eine unverzichtbare Unterstützung im Projektmanagement. Sie steigern die Effizienz in Projekten und erleichtern die Projektarbeit spürbar. Organisation, Verwaltung und Controlling gehören dabei zu ihren Kernaufgaben.

Der Job erfordert allerdings auch soziale Kompetenz und Führungsqualitäten. Als Schnittstelle zwischen Projektteam und Projektmanagement verbessern Projektassistenten außerdem die Kommunikation. So sorgen sie für einen gelungenen Projektstart und garantieren einen schnelleren Projektabschluss.

Im Projekt übernimmt die Projektassistenz Aufgaben aus den verschiedensten Bereichen. Das verbessert die Ergebnisse, spart Zeit und Kosten und entlastet die Projektleitung.

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