Projektcontrolling. Klingt zunächst einmal trocken und eigentlich könnte man es doch vernachlässigen, oder? Sie würden aber auf ein wichtiges Werkzeug verzichten, das Ihr Projekt maßgeblich beeinflussen kann. Tatsächlich sorgt Projektcontrolling dafür, dass Leistungen, Kosten und Termine eingehalten werden und Sie erfolgreich zum Ziel gelangen. Dabei kommt es auf Planung und Steuerung an. Gemeint sind nicht nur Finanzen und Termine, sondern auch Qualität, Risiko oder Umfang.

Projektcontrolling von Anfang an mit einbeziehen

Ein Projekt durchläuft verschiedene Phasen. Das Projektcontrolling sollte diese Phasen durchgängig unterstützen. Es muss schon vor dem Beginn des eigentlichen Projekts ansetzen: in den Verhandlungen zwischen Auftraggeber und Projektleiter. Projektcontrolling steht und fällt mit einer umfangreichen und durchdachten Planung und gibt dem Projekt wichtige Impulse. Dadurch übernimmt es – neben seinen eigentlichen Aufgaben – auch andere Funktionen ein. Das Erkennen, Sichtbarmachen und Bewerten von Projektrisiken kann von Beginn an genau abgeschätzt und begrenzt werden. Ebenso können Ihre Ziele realistisch bewertet und festgelegt werden.

Während des Projekts behält das Controlling seine Servicefunktion für die Projektleitung bei. Es hilft bei der Ausführung des Projekts potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und Korrekturen einzuleiten. Das Projektcontrolling trägt durch seine Analysen dazu bei, dass die Ziele bei Bedarf angepasst werden und der Erfolg des Projekts nicht gefährdet wird. Damit das Projektcontrolling optimal wirkt, sind Projektsitzungen unerlässlich, an denen über den Status quo gesprochen wird und nicht über fachliche Themen.

Das Projektcontrolling muss in der Lage sein, das Projekt unabhängig von betrieblichen Grenzen über Abteilungen und Ebene hinweg über die gesamte Projektdauer zu begleiten. Von einem unabhängigen und eigenständigen Projektcontrolling profitiert das gesamte Projekt. Um solche Strukturen zu etablieren, ist es wichtig zu wissen, wie man Projektcontrolling richtig angeht und implementiert.

Der Regelkreis des Projektcontrollings

Zunächst einmal ist es entscheidend, sich im Vorfeld des Projekts klare Ziele zu setzen. Nur wer weiß, wo er hinwill, kann nach dem richtigen Weg fragen. Dabei sollten die SMART-Kriterien berücksichtig werden.

Nun erfolgt die Planung des Projekts. Wie sollen diese Ziele erreicht werden? Welche Meilensteine und Arbeitsschritte müssen bis dahin erfolgt sein? Die Planung sollte die Aktivitäten bis zur Zielerreichung sinnvoll in Zusammenhang stellen.

Anschließend werden die Daten zusammengefasst, die für den Erfolg des Projekts entscheidend sind. Dieser Prozess sollte regelmäßig und zeitnah erfolgen, um bei Problemen rechtzeitig eingreifen zu können.

Ein Vergleich zwischen geplanten Maßnahmen und tatsächlicher Umsetzung sollte regelmäßig erfolgen.

Abweichungen analysieren und bewerten

Auf der Grundlage dieses Vergleichs können mögliche Abweichungen analysiert werden. Die Fragen, die Sie sich in diesem Kontext stellen müssen: Sind diese Abweichungen vernachlässigbar? Welchen Einfluss haben diese Abweichungen auf den weiteren Projektverlauf und die Projektergebnisse? Daraus kann das Projektcontrolling Schlüsse ziehen, um alle Probleme aufzuführen und dafür Handlungsempfehlungen abzuleiten.

Dann können vom Projektleiter oder Projektteam Gegenmaßnahmen eingeleitet werden, die die Probleme beheben. Das Gegensteuern soll nun auch wirklich zur Problemlösung beitragen? Dann führen Sie Erfolgskontrollen ein, damit ein erneutes Auftreten derselben Probleme oder neuer Probleme vermieden werden kann.

Wer übernimmt welche Aufgaben?

Doch wer ist für Projektcontrolling zuständig? Bei umfangreicheren Projekten empfiehlt es sich, einen Projektcontroller einzusetzen. Dieser sammelt alle Informationen, bereitet sie auf, weist auf Abweichungen oder Risiken hin und steht dem Projektleiter und den Teammitgliedern beratend zur Seite. Projektcontroller sollten verschiedene fachliche und methodische Kompetenzen haben: Analytisches Denken, Kosten- und Risikomanagement, Projektplanung und -überwachung sowie der Umgang mit der entsprechenden Software. Projektleiter und -controller nehmen in den einzelnen Projektphasen Einfluss auf wesentliche Bezugspunkte des Projekts.

Bei kleineren Projekten empfiehlt es sich, dass der Projektleiter diese Aufgaben übernimmt, da er wissen muss, was wie innerhalb seines Projekts läuft. Eine dritte Möglichkeit ist der Einsatz von externen Dienstleistern, die projektbezogen angestellt werden.

Was ist noch wichtig für erfolgreiches Projektcontrolling?

  • Die Zielplanung sollte für das Projektteam transparent und nachvollziehbar gestaltet sein. Dabei können Sie auf die SMART-Kriterien zurückgreifen.
  • Ehrlichkeit und ein gewisses Maß an Offenheit tragen dazu bei, dass das Projektcontrolling gelingt. Das bewusste Vorenthalten von Informationen erschwert die Steuerung und Planung des Projekts massiv und verursacht einen unverhältnismäßig hohen Aufwand.
  • Wesentliche Kennzahlen müssen zeitnah erfasst und der Projektleitung zur Verfügung gestellt werden. So können die notwendigen Maßnahmen greifen, die zielführend für das Projekt sind.
  • Das Projektcontrolling sollte sich nicht nur starr auf Finanzzahlen und Ist-Kosten konzentrieren. Andere Parameter und Kennzahlen, wie Meilensteine und Qualität sind bei der Umsetzung auch zu berücksichtigen.
  • Schließlich sollten – aufgrund der Bedeutung von Projektcontrolling – genügend Ressourcen und Zeit zur Verfügung stehen.

Der richtige Einsatz von Projektcontrolling kann Ihnen den Arbeitsalltag erheblich erleichtern und ihrem Projekt zum Erfolg verhelfen. Dafür sind eine umfassende Planung, die frühestmöglich ansetzt, und der ständige Austausch zwischen Projektcontroller und Projektleitung / Projektteam entscheidend.

Haben Sie schon einmal Erfahrungen mit Projektcontrolling gemacht? Berichten Sie uns davon!