Wer im Projekt arbeitet, kommt nicht um den Projektplan herum. Als Organisationsinstrument ist er unverzichtbar. Er stellt die komplexen Strukturen und Abläufe eines Projekts dar und sorgt so dafür, dass Sie ihr Projekt in time abschließen können. Da die Planung sehr zeitaufwendig ist, erstellen Projektleitung und Projektassistenz den Plan gemeinsam. Wir zeigen Ihnen, worauf es ankommt.

Im Projektplan sind verschiedene Elemente enthalten, die den Ablauf eines Projekts beschreiben. Ziel muss es sein, genau so viel Elemente wie nötig anzufertigen. Dazu gehören Planungsgrößen wie Ressourcen, Termine, Meilensteine, Arbeitsblöcke -und pakete, Kapazitäten oder Risiken. Jedoch darf der Projektplan nicht überfrachtet werden. Er ist als ein flexibles Arbeitsinstrument gedacht. Auch für das Tagesgeschäft. Es gilt: man sammelt die wichtigsten Elemente und gießt sie in eine Dokumentenstruktur. Das erhöht die Verständlichkeit für alle Beteiligten – auch visuell.

Projektplan: Wesentlicher Teil des Erfolgs

Die Projektführung legt fest, welche Erfahrungen und Kenntnisse für das Gelingen des Projekts nötig sind und stellt sein Team entsprechend zusammen. Im Projektstrukturplan (PSP) finden sich alle Elemente eines Projektes und ihre Beziehung zueinander. Der PSP gibt keine zeitlichen Vorgaben zur Abarbeitung des Projekts, sondern zeigt lediglich seine Strukturen auf.

Für zeitliche Aussagen gibt es den Ablaufplan. Hier sind die Aufgabenblöcke und -pakete mit Zeitdauern und Meilensteinen des Projekts abgebildet. Auch die Abhängigkeiten von Arbeitspaketen ist dargestellt. Wenn Aufgabe B erst beginnen kann, wenn Aufgabe A abgeschlossen ist, hat das Auswirkungen auf den Termin des Meilensteins. Wenn das Projekt aufwendiger ist, ist ein Netzplan bei der Darstellung von Abhängigkeiten und anderer Zusammenhänge hilfreich. Für den Ablaufplan kann ein Balkenplan (Gantt-Diagramm) in Frage kommen.

Komplexe Strukturen vereinfachen

Im Projektplan sind Zuständigkeiten für bestimmte Aufgaben und Bereiche festgelegt. Die Projektmitglieder wissen, zu welchem Zeitpunkt sie was erledigen müssen. Mehrbedarfe können rechtzeitig angemeldet werden. Für die Einhaltung dieser Meilensteine ist die Projektleitung verantwortlich. So erhöht sich die Sicherheit, dass das Projekt sich in die gewünschte Richtung entwickelt.

Projekte können sehr komplex und langandauernd sein. Der Projektplan reduziert die Komplexität. So sind Projekte für die Mitarbeiter leichter zu erfassen. Ein Projektplan ist deshalb wichtig, um Projekte soweit zu vereinfachen, dass sie zum Erfolg geführt werden können. Zusätzlich benötigen Sie ein seriöses Risikomanagement. Denn eintretende Probleme können erheblichen Einfluss auf das Projekt nehmen – bis hin zum Scheitern. Das Risikomanagement hält Instrumente zur Vermeidung oder Minimierung von Risiken bereit.

Flexibilität ist wichtig

Doch wie bereits erwähnt ist der Plan ein flexibles Arbeitsinstrument, der am Anfang eines mehrmonatigen Projekts erstellt wird. Sie dürfen Ihrer damaligen Planungsabsicht also jederzeit zugestehen, dass sich etwas ändert – und passen den Projektplan dementsprechend an. Denn Projektpläne sind zwar zu Beginn ein“ideales Dokument“, doch externe Einflüsse und unvorhergesehene Entwicklungen lassen sich nie abbilden.

Projektplanung regelmäßig prüfen

Eine bewährte Methode ist die rollierende Planung. Detailliert lassen sich in der Regel nur die nächsten zwei bis vier Monate planen. Die anschließende Planung folgt dann Monat zu Monat. Dazu zieht man die Erfahrungen aus den vorangegangenen Monaten heran.

Damit die Projektziele nicht in Gefahr geraten, sollten Sie einzelne Schritte nicht blind abarbeiten. Vielmehr muss man den Projektplan regelmäßig prüfen: Ist die geplante Struktur noch geeignet, um die Projektziele zu erreichen, oder muss etwas geändert werden? Dafür ist in erster Linie die Projektleitung zuständig, aber auch alle Projektmitglieder sind dazu angehalten, den Projektplan kritisch zu hinterfragen.

Die folgenden Punkte sollten Sie für einen aussagefähigen Projektplan beachten.

  1. Machen Sie den Projektplan zu dem verbindlichen Instrument zur Steuerung des Projektes und zur Kommunikation über das Projekt.
  2. Sorgen Sie dafür, dass der Projektplan immer aktuell ist. Delegieren Sie diese Aufgabe an Ihre Projektassistenz oder das Projektbüro.
  3. Kommunizieren Sie den jeweils aktuellen Projektplan offen und transparent im Unternehmen. Auch und gerade, wenn es Probleme gibt.
  4. Verwenden Sie die Methode der rollierenden Planung, um realistische Aussagen über den Status des Projektes machen zu können.
  5. Verpflichten Sie das gesamte Projektteam inklusiver externer Dienstleister, Ihnen Probleme, Veränderungen oder neue Erkenntnisse zeitnah und offen mitzuteilen.
  6. Holen Sie sich stets das volle Committment aller Teammitglieder für ihre jeweiligen selbst von ihnen geplanten Arbeitspakete (Ergebnisse / Qualität, Termine und Kosten).
  7. Richten Sie ein professionelles Risikomanagement ein und sorgen Sie für eine regelmäßige Überprüfung.
  8. Sorgen Sie für eine ausreichende Projekt-Governance: Projektmeetings mit Ihren Teilprojektleitern, mit Teams, mit der Projektassistenz, Sitzungen mit dem Risikomanagement, dem Qualitätsmanagement, dem Architektur-Verantwortlichen, Sitzungen des Lenkungsausschusses.

Organisation und Zeitplanung sind oftmals schwierig. Doch wer Projekte richtig plant und genügend Flexibilität und Freiräume einräumt, der kann sein Projekt auch erfolgreich zu Ende bringen – und immer wieder auf den Projektplan als Instrument zurückgreifen.