„Schreiben Sie mir bitte das Protokoll unseres nächsten Meetings“ – ein Satz, der sich bei jeder Projektassistenz wie ein Mantra einprägt. Beliebt ist es nicht. Das Schreiben des Protokolls gilt bei Vielen als undankbare Aufgabe. Sie nimmt Zeit in Anspruch und wird im Anschluss vom Projektteam nicht wahrgenommen. Doch für die Projektleitung ist es eine wertvolle Hilfeleistung. Wir zeigen Ihnen, wie Sie ein Ergebnisprotokoll schreiben, das anspricht und gelesen wird – und ganz nebenbei etwas für die eigene Reputation tut.

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen zwei Protokolltypen: Es gibt das Verlaufsprotokoll und das Ergebnisprotokoll. Das Ergebnisprotokoll ist die schnellere Option. Es hält kompakt die Entscheidungen und Ergebnisse des Meetings fest – nicht aber die Diskussionen, die dazu geführt haben. Das Verlaufsprotokoll gibt die Redebeiträge kurz inhaltlich wieder. So lässt sich nachverfolgen, warum Entscheidungen getroffen wurde.

Die richtige Protokollform finden

Welche Form Sie für ihr Projektteam wählen, bleibt den Wünschen Ihres Vorgesetzten überlassen. In vielen Fällen kann eine Mischform sinnvoll sein. So ist die Transparenz der wichtigsten Entscheidungen gewährleistet und Sie sparen dennoch Zeit ein.

Warum ist es aber in jedem Fall nützlich, ein Protokoll zu schreiben? Meetings können lang sein. Entscheidungen, die das Team nach intensiver Diskussion trifft, müssen festgehalten werden. Das Protokoll bietet allen Teilnehmer den Service, die komplexen Inhalte einer Sitzung auf die wichtigsten Punkte zu reduzieren. So kann der jeweilige Entscheidungsprozess besser nachvollzogen werden. Schließlich können Kollegen des Projektteams, die nicht am Meeting teilnehmen, sich über die Sitzungsinhalte informieren.

Ein weiterer Grund für ein Protokoll ist das Festhalten von Aufgaben. Wer macht was bis wann? Diese drei Informationselemente sichern gemeinsam mit der Aufgabenverfolgung die Termineinhaltung von Projektaufgaben.

Sie sollten zu Beginn eines Meetings das Protokoll des letzten Treffens durchgehen. Rekapitulieren Sie die getroffenen Entscheidungen und prüfen Sie den Status der vereinbarten Aufgaben. Halten Sie auch diese Ergebnisse fest. So weiß jeder, dass der Status kontrolliert und transparent kommuniziert wird. Das ist eine zusätzliche Motivation.

Wie immer: Gut vorbereiten

Bereiten Sie sich auf das Meeting vor. Wie detailreich soll das Protokoll werden? Gibt es eine Agenda? Wer nimmt teil? Eine optimale Vorbereitung ist wichtig, da das Protokollieren sehr aufwendig ist. Sie müssen parallel

  1. aufmerksam zuhören,
  2. die wesentlichen Inhalte herausfiltern,
  3. die Redebeiträge den entsprechenden Teilnehmern zuordnen und
  4. direkt prägnant formulieren.

Im Anschluss an das Meeting folgt die Überarbeitung des vorläufigen Protokolls. Das Gesagte ist noch präsent und die frischen Eindrücke erleichtern das Bearbeiten. Achten Sie darauf, präzise zu formulieren. Es gilt das Wichtigste zusammenzufassen. Niemand soll sich durch Ihr Protokoll mühen, um die Informationen des Meetings zu erfassen. Dabei hilft eine klare Struktur, die das Lesen erleichtert. Sie finden hier eine Vorlage, die wir bei intelliExperts benutzen. Oftmals hat Ihr Unternehmen auch schon interne Templates, die Sie verwenden können. Die wichtigsten Punkte dabei sind:

  • Der Protokollkopf mit Datum, Ort, Beginn und Ende
  • Teilnehmer: Vor- und Nachname, gegebenenfalls mit Position
  • Die Agenda
  • Themen, die während des Meetings besprochen wurden: Titel, Beschreibung, Ergebnis, Verantwortlichkeiten
  • Wichtigste Ergebnisse werden gesondert festgehalten.
  • Im Anhang können Fotos, Aufzeichnungen, Diagramme etc. eingefügt werden

Das Ergebnisprotokoll wird im Präsens verfasst. Achten Sie darauf, dass Sie objektiv, neutral und sachlich formulieren. Die eigene Meinung hat im Protokoll nichts zu suchen. Dazu gehört auch, wertende Adjektive oder Zuschreibungen zu vermeiden.

Das Protokoll ist gute Eigenwerbung

Ein Meeting zusammenzufassen, ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die Zeit erfordert. Dabei gilt, dass Sie das richtige Maß finden: Wer nur noch mit dem Vor- und Nachbereiten von Protokollen beschäftigt ist, macht etwas falsch. Nicht das detaillierteste und gestalterisch anspruchsvollste Protokoll ist das Beste. Ihr Ziel ist ein Protokoll, das mit wenig Aufwand die wichtigsten Informationen unmissverständlich vermittelt.

Wenn Sie das nächste Mal vor einem Protokoll sitzen und die mühsame Aufgabe verfluchen, dann denken Sie daran: Sie können Ihren Vorgesetzten eine Kostprobe geben, wie präzise Sie arbeiten. Dass Sie in der Lage sind, unter Zeitdruck vielfältige Aufgaben zu übernehmen. Wie scharf Ihr Blick für das Wesentliche ist.

Ein gut geschriebenes und schnell verschicktes Protokoll ist die beste Eigenwerbung – hohe Reichweite inklusive. Gerade deshalb, weil zahllose Protokolle nicht schnell verschickt und in den wenigsten Fällen gut formuliert sind.

Die Machart des Protokolls fällt auf den Verfasser zurück. Nutzen Sie das und schreiben Sie Protokolle, die nicht nur gerne gelesen werden, sondern die Ihnen auch die nötige Anerkennung verschaffen.