Herzlichen Glückwunsch, Sie haben alles richtiggemacht! Sie haben den einzigen Beitrag gefunden, den Sie kennen müssen, um über alle relevanten PMO Aufgaben Bescheid zu wissen. Wir haben für Sie unsere Köpfe rauchen lassen und alle, ja wirklich alle denkbaren PMO Aufgaben für Sie zusammengetragen. Diese riesige Masse an harten Fakten und knackigen Informationen haben wir nach Aufgabenfeldern sortiert und in eine übersichtliche Liste aufgegliedert.

60 typische PMO Aufgaben

Keine Einheit ist im Projektmanagement so vielseitig einsetzbar wie das PMO. Es betreibt Multiprojektmanagement und kann Projekte unterstützen, steuern oder planen. Auch seine hierarchische Einordnung lässt sich flexibel gestalten. Ebenso flexibel sind auch die Aufgaben, die ein Project Management Office übernehmen kann. Diese haben wir zur Übersicht in fünf Gebiete aufgeteilt:

  • Projektsupport
  • Projektinfrastruktur
  • Unterstützung von Projektteams
  • Leitung der Projektmanager
  • Weiterentwicklung des Unternehmens

PMO Aufgaben: Projektsupport

#1 Hilfe für schlecht laufende Projekte

Zwar sollte ein PMO nicht zu sehr in einzelne Projekte involviert werden. In Notfällen kann es jedoch einspringen, um schlecht laufende Projekte wieder zum Laufen zu bringen. Ansatzpunkte sind Scope- und Risikomanagement, Terminplanung und Verbesserung der Projektkommunikation.

#2 Assistenztätigkeiten

Insbesondere in kleinen Unternehmen wird selten zwischen externem Project Management Office und interner Projektassistenz unterschieden. In einem solchen Fall kann das PMO administrative Assistenzaufgaben übernehmen. Klassische Beispiele sind die Organisation von Projektmeetings, Organisation der Dokumentablage und Abwicklung von Materialanforderungen.

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#3 Projektleitung

Je nach Kompetenz der Assistenz kann die interne Projektunterstützung über reine Assistenztätigkeiten hinausgehen. Erfahrene PMOs können das Projektmanagement auch bei der Projektleitung unterstützen. Typische Beispiele sind hier die Erstellung und Pflege von Projektplänen, die Vorbereitung und Durchführung von Lenkungsausschusssitzungen oder die Steuerung externer Dienstleister bzw. Lieferanten.

#4 Prozesse, Standards, Methoden

In großen Projekten entsteht schnell eine unüberschaubare Menge von Dokumenten wie Pläne, Berichte und Protokolle. Gibt es keine einheitlichen Standards, so wird schnell eine Vielzahl an Methoden verwendet. Das erschwert den Personal- und Wissenstransfer zwischen Projekten und macht Vergleichbarkeit unmöglich. Das PMO kann hier Einheitlichkeit schaffen.

#5 Scope-Management

Für ein effizientes Management des Projektumfangs sollten drei Aspekte beachtet werden: Der Umfang muss zu Beginn des Projekts definiert werden. Es muss einen festgelegten Ablauf geben, falls sich der Umfang im Laufe des Projekts ändert. Zudem sollte die Projektleitung auf diesen Ablauf vorbereitet sein. Die Aufgabe des Project Management Office ist, darauf zu achten, dass diese Aspekte erfüllt sind.

#6 Projektantragserstellung und Projektangebotserstellung

Je größer die Anzahl der Projekte eines Unternehmens wird, desto wichtiger ist eine geregelte Projektinitiierung. Es sollte eine einheitliche Regelung geben, wie ein Projekt beantragt wird, welche Informationen dafür zur Verfügung stehen müssen und wie diese evaluiert werden. Das PMO kann die Elemente eines Projektantrags vordefinieren, Schätzmodelle erstellen, Standardangebote entwickeln und Angebotsentwürfe gestalten.

#7 Unterstützung bei Erstellung von Projektaufträgen

Ein Projektauftrag definiert Umfang und Ziel des Projekts und erteilt der Projektleitung nach Genehmigung die nötigen Befugnisse. Das PMO kann der Projektleitung bei der Erstellung eines solchen Auftrags assistieren.

#8 Projektinitiierung und Projektstart

Am Anfang der Planungsphase ist das Projektteam meist noch nicht vollständig zugeteilt. In dieser Phase kann das PMO das Projekt übergangsweise stabilisieren. Dies kann auch bei besonders neuartigen oder komplexen Projekten hilfreich sein.

#9 Kick-off-Meetings

Die meisten Projektmitarbeiter lernen sich erst beim Kick-off-Meeting kennen. Es ist also angebracht, dafür zu sorgen, dass Teamziele und gemeinsame Vorgehensweisen abgestimmt werden. Das PMO kann sicherstellen, dass dieses Meeting kein Show-Off der Projektleitung wird.

#10 Ressourcenmanagement

Gutes Ressourcenmanagement ist das Herz eines jeden Projekts. Gibt es im Unternehmen keinen standardisierten Prozess der Ressourcenallokation, müssen Projektmanager um Ressourcen konkurrieren. Das führt zu unausgeglichener Ressourcenverteilung und zu Konflikten. Das PMO sollte für geordnetes Ressourcenmanagement sorgen.

#11 Erstellung von Projektplänen

Das PMO ist die Schnittstelle aller Projekte eines Unternehmens. Es hat also den vollen Überblick über das Projektgeschäft und sollte entsprechend der erste Ansprechpartner für die Schätzung, Erstellung und Koordination von Projektplänen sein.

#12 Kostenschätzung

Faktoren wie ROI, Ertragswert und Rückzahlungspläne sind wichtige Faktoren für die Auswahl und Priorisierung von Projekten. Die Entscheidungsträger sollten also Zugriff auf Kostenschätzungen und Vorhersagen haben. Das Project Management Office kann hier wertvolle Inputs liefern.

#13 Kostenverfolgung

Die wenigsten Unternehmen bieten ihren Projektmanagern direkten Zugriff auf Kosteninformationen des Projekts. Für die Projektleitung bedeutet dies mühselige Kleinarbeit, um den Überblick zu behalten. Das PMO kann hier helfen, indem es Datenbanken zur Verfügung stellt und Informationen von anderen Abteilungen einholt.

#14 Ermittlung von Ist-Zeiten

Um die Ist-Leistung der Projektaktivitäten mit den Schätzungen vergleichen zu können, brauchen Projektmanager Zeitaufstellungen der Projektmitarbeiter. Diese werden in den meisten Unternehmen jedoch nur gesamt erfasst. Für detailliert Informationen müssen Projektleiter also oft selbst sorgen, wobei sie nicht selten auf Widerstände der Mitarbeiter stoßen. Das PMO kann den Projektmitarbeitern entsprechende Formulare zur Verfügung stellen und dafür sorgen, dass diese auch konsequent ausgefüllt werden.

#15 Projektcontrolling

Der Zweck von Projektcontrolling ist die Messung von Erfolg und die Beobachtung von Fortschritt, um ggf. korrektive oder präventive Maßnahmen einleiten zu können. Dies gehört zu den Hauptaufgaben des Project Management Office und beinhaltet Pflege der Projektpläne, Verfolgung des Budgets und Einleitung von Veränderungen.

#16 Berichtswesen

Fortschrittsberichte für Stakeholder zu verfassen ist im Projekt eher eine der unbeliebteren Aufgaben. Hier kann das PMO einspringen und Daten und Berichte zusammenfassen. Außerdem kann es den Prozess des Reportings schon im Vorfeld vereinfachen, indem es Vorlagen zur Verfügung stellt. Das verbessert auch die Vergleichbarkeit der Projekte.

#17 Standardisierung und Durchführung von Projektreview-Meetings

In Projektreview-Meetings soll regelmäßig der Fortschritt des Projekts überprüft werden. Das PMO kann hier unterstützend wirken, indem es eine Standardagenda entwickelt, deren Einhaltung sicherstellt, für eine neutrale Durchführung der Meetings sorgt und die benötigten Teammitglieder zur Teilnahme ermutigt.

#18 Organisation von Meetings

Auch andere Meetings wie Workshops, interne Teammeetings und Steuerungssitzungen sind wichtig und können vom PMO gefördert werden. Hier kann es Termine koordinieren, Protokolle verfassen oder während der Sitzung To-do-Listen erstellen.

#19 Verwaltung der Projektdokumente

Projekte sind papierintensiv. Die Erstellung und Pflege einer adäquaten Dokumentation ist deswegen oft eine Herausforderung. Die wenigsten Projekte verfügen über einen eigenen Dokumentations- oder Konfigurationsmanager. Das PMO kann diese Funktion übernehmen.

#20 Projektmarketing

Die Durchführung einer Projektumfeldanalyse ist von großer Wichtigkeit für eine langfristige Akzeptanz der meisten Projekte. Das PMO kann das Projektmarketing durch Aufklärung und Informationsveranstaltungen unterstützen.

#21 Beschaffungswesen

In den meisten Projekten sind Beschaffungsvorgänge notwendig. Diese sind wiederum an interne oder gesetzliche Regelungen gebunden und müssen dokumentiert werden. Das PMO kann dabei helfen, dass diese Bestimmungen eingehalten werden und sicherstellen, dass der Auswahlprozess auch die geeigneten Anbieter aussucht.

#22 Qualitätsmanagement

Zu den Kernaufgaben eines PMO gehört die Implementierung einer unternehmensweiten Projektmanagementmethode. Existiert im Unternehmen keine Abteilung zur Qualitätssicherung, muss es zudem dafür sorgen, dass die Methode angewandt wird.

#23 Benchmarking

Das PMO ist dauerhaft dafür verantwortlich, Best-Practices zu ermitteln. So evaluiert es Projekte innerhalb des Unternehmens auf Basis von Schlüsselerfolgsfaktoren und vergleicht die Ergebnisse mit denen anderer Unternehmen oder Organisationen.

#24 Risikomanagement

Das Project Management Office unterstützt die Projektleitung bei der Risikoabwägung und hilft bei der Entwicklung geeigneter Gegenmaßnahmen. Größere PMOs können für so etwas eigene Risikoanalyse-Experten auswählen.

#25 Change-Management

Für PMOs sollte stetiger Wandel der Status Quo sein. Es sollte also dafür sorgen, einen unternehmensweiten Change-Management-Prozess zu etablieren. Dabei helfen kann ein Verzeichnis aller Veränderungen im Unternehmen, die Einberufung eines „Change Advisory Boards“ oder die Einführung von Standardformularen.

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#26 Förderung von Problemlösungen

Im Projekt auftretende Probleme sollten frühestmöglich identifiziert und offen behandelt werden. Das Project Management Office kann dabei helfen, indem es Probleme priorisiert, eine Möglichkeit der Eskalation bietet, Trends frühzeitig erkennt und gegenarbeitet.

#27 Durchführung von Projekt-Audits

Ein Projekt-Audit soll eine unabhängige und objektive Bewertung eines Projekts liefern. Das PMO kann einen solchen Audit mehrmals im Laufe eines Projekts durchführen und so die Methoden, die Prozesse und den Fortschritt kontrollieren.

#28 Projektabschluss                                                                                                                                 

In der Projektabschlussphase sind sowohl Projektleitung als auch das Team häufig bereits mit neuen Aufgaben beschäftigt. Die sehr wichtige Ermittlung und Dokumentation der Lessons-Learned werden dabei oft übersehen. Das PMO kann hier für einen strukturierten Übergang sorgen.

PMO Aufgaben: Projektinfrastruktur

#29 Standardisierung des Software-Bereichs

Für das Projektmanagement gibt es eine schier unüberschaubare Anzahl an Software-Tools. Zur Verantwortung des Project Management Office gehört es, für eine Standardisierung der verwendeten Software zu sorgen.

#30 Identifizierung des Software-Bedarfs

Für jedes Projekt muss zunächst der Softwarebedarf erfasst werden. Die Aufgabe des PMO ist, Art und Umfang der benötigten Software zu erheben.

#31 Auswahl und Beschaffung der Software

Durch die Standardisierung der Softwareverwendung sind nicht mehr die Projektleiter, sondern ist das PMO für die Wahl der Software zuständig. Es muss also das geeignete Software-Paket recherchieren und die Beschaffung mit der Einkaufs- und IT-Abteilung koordinieren.

#32 Implementierung, Administration und Wartung der Software

PM-Tools sind häufig komplex und erfordern eine spezielle Konfiguration. Das PMO kann bei der Implementierung neuer Software mitwirken oder diese eigenverantwortlich durchführen. Auch Administration und Wartung können zu den PMO Aufgaben gehören. In den meisten Fällen wird das allerdings durch die IT erledigt.

#33 Unterstützung bei Anwendung der Software

Neue Software erfordert meist auch eine Schulung der Mitarbeiter. Die Durchführung oder Organisation der Schulungen kann zu den Kernaufgaben des PMOs gehören, falls sie nicht von der eigenen Schulungsabteilung oder der IT durchgeführt werden.

#34 Finanzierung der Software-Tools

Neue Software wird in der Regel projektübergreifend genutzt. Es kann also sinnvoll sein, die Kosten für die Anschaffung vom PMO auf mehrere Projekte verteilen zu lassen.

#35 Schnittstellen zu anderen Systemen

Bei unternehmensweiter Betrachtung von Projekten ist es wichtig, Schnittstellen zwischen der Projektmanagement-Software und anderen administrativen Systemen zu schaffen. PMOs können solche Schnittstellen unter der Federführung der IT einrichten und verwalten.

#36 Etablierung und Verwaltung eines Projektraums

Insbesondere größere Projekte können sehr von einem zentralen Planungsraum profitieren. Hier können Probleme diskutiert und Lösungen gemeinsam erarbeitet werden. Ein solcher Raum kann sowohl physisch als auch virtuell gestaltet werden. Das PMO kann solche Räume schaffen.

#37 Passende Gestaltung der Arbeitsumgebung

Unterschiedliche Projekte benötigen unterschiedliche Arbeitsräume. Zu den Aufgaben eines Project Management Offices gehört es, dafür zu sorgen, dass verfügbare Büroflächen, Einrichtungsgegenstände und Sicherheitsbestimmungen an die Bedürfnisse des Projekts angepasst sind.

#38 Passende Gestaltung der Einrichtung

Die meisten Projekte benötigen eine ähnliche allgemeine Grundausstattung. Das PMO sorgt dafür, dass Standard-Equipment wie zum Beispiel Drucker, Scanner und Erste-Hilfe-Kasten allen Projekten zur Verfügung stehen.

PMO Aufgaben: Funktionen für das Projektteam

#39 Kommunikation

Eine funktionierende Kommunikation ist einer der elementarsten Erfolgsfaktoren für jedes Projekt. Das Project Management Office kann die nötigen Rahmenbedingungen schaffen, indem es offizielle Kommunikationswege bekannt macht und informelle Kommunikation ermöglicht und fördert.

#40 Erhöhung der Personalressourcen

Treten im Projekt Ressourcenprobleme auf, so kann das PMO hierfür temporäre Arbeitskräfte zuteilen. Diese können entweder zusätzliche Manpower liefern oder mit Expertenwissen helfen.

#41 Mentoring

Weisen nicht alle Projektmitglieder die notwendigen Kompetenzen auf, kann das PMO Experten zur Verfügung stellen und Nachhilfe bieten. Diese Experten leisten solange fachliche Unterstützung bis alle Projektmitarbeiter die nötige Kompetenz erworben haben.

#42 Consulting und Coaching

Consulting und Coaching können dann notwendig sein, wenn die Projektmitarbeiter ihre Tätigkeiten zwar eigenverantwortlich erledigen, jedoch eine Qualitätssicherung ihrer Arbeit wünschen.

#43 Training

Möchte man die Kompetenzen der Mitarbeiter langfristig verbessern, so bietet sich strukturiertes Training an. Das Project Management Office spielt eine zentrale Rolle bei einer solchen Weiterbildung von Projektleitern und Teammitgliedern.

#44 Konfliktmanagement

Der Umgang mit Konflikten hat im Projektmanagement einen zentralen Stellenwert. PMOs können als Mediator fungieren und dem Projektmanagement aktiv bei der Lösungsfindung helfen.

PMO Aufgaben: Leitung der Projektmanager

#45 Einstellung von Projektmanagern

Als Schnittstelle aller Projekte eines Unternehmens definiert das PMO die Anforderungen an Projektleiter und rekrutiert entsprechende Mitarbeiter für die Festanstellung oder temporär eingesetzte Freiberufler bzw. externe Spezialisten.

#46 Zuordnung von Projektleitern zu Projekten

Entsprechend der jeweiligen Fähigkeiten kann das PMO den verschiedenen Projekten passende Projektleiter zuweisen.

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#47 Mentoring für unerfahrene Projektleiter

PMOs können junge und unerfahrene Projektleiter unterstützen, indem sie ihnen Senior-Kollegen als Mentoren zuteilen.

#48 Förderung der gegenseitigen Unterstützung

Das PMO kann auch den Austausch der Projektmanager untereinander fördern. So sollte es zunächst ein Umfeld schaffen, das Projektleiter zum Austausch animiert. Außerdem können verpflichtende Meetings und Workshops eingeführt werden.

#49 Standardisierung der Projektmanagement-Positionen

Die wenigsten Unternehmen haben standardisierte Projektmanagement-Stellenbeschreibungen. Das Project Management Office kann hier Einheitlichkeit und Stringenz schaffen, indem es in Zusammenarbeit mit dem Personalbereich aufeinander abgestimmte Stellenbeschreibungen für Projektmanagement-Positionen auf jeder Stufe entwirft.

#50 Evaluierung der Projektmanager

Das Project Management Office kann Verbesserungspotentiale und notwendige Schulungsmaßnahmen erkennen, indem es die Leistung der Projektmanager am Ende jedes Projekts evaluiert.

#51 Definitionen eines Projektmanagement-Karrierepfads

PMOs können den Stellenwert des Projektmanagements innerhalb des Unternehmens festigen, indem sie in Zusammenarbeit mit dem Personalbereich klare Karrierepfade definieren. Damit schaffen sie ein Bewusstsein für die Chancen und Optionen als Projektmanager.

#52 Eskalationspfad für Probleme

Project Management Offices können Projektmanagern dabei helfen, Probleme an die richtigen Stellen im Unternehmen weiterzuleiten. Das sorgt für kürzere Wege und schnellere Lösung der Konflikte.

#53 Unterstützung für Projektmanager, die gleichzeitig Teammitglied sind

In kleinen Projekten sind Projektleiter häufig auch als Spezialist für bestimmte inhaltliche Aufgabenbereiche zuständig. Das kann dazu führen, dass Führungsaufgaben vernachlässigt werden. Das PMO kann hier unterstützend und weisend zur Seite stehen und dafür sorgen, dass Führungsaufgaben angemessen erledigt werden.

PMO Aufgaben: Weiterentwicklung des Unternehmens

#54 Wissensmanagement

Die Erarbeitung, Dokumentation, Optimierung und Verteilung von Best-Practices gehören ebenfalls zu den klassischen PMO Aufgaben. Daten aus allen Projekten müssen gesammelt, strukturiert, analysiert und weitergegeben werden, um einen effizienten Wissensaustausch im Unternehmen zu gewährleisten.

#55 Entwicklung von Ausbildungsplänen

Das Training der Projektmitglieder ist eine nachträgliche Maßnahme. Das Project Management Office kann jedoch schon viel früher eingreifen und die Ausbildungspläne der Mitarbeiter mitgestalten. So wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter im Unternehmen zumindest über ein grundlegendes Projektmanagement-Know-How verfügen.

#56 Projektportfolio-Management

Komplexität und eine hohe Anzahl an Programmen und Projektportfolios ist der häufigste Grund für die Einführung eines PMOs. Das Project Management Office sorgt hier für Einheitlichkeit und Vergleichbarkeit, indem es Terminologien, Methoden, Formulare sowie Kommunikation standardisiert.

#57 Verbesserung der Projektqualität

Professionelles Projektmanagement strebt immer danach, seine Ergebnisse zu verbessern. Dies erfordert die Entwicklung von Strategien und die Analyse der gewonnenen Daten. Dies gehört zu den wichtigsten PMO Aufgaben.

#58 Unterstützung bei der Bewertung des Projektmanagement-Reifegrads

Eine Verbesserung der Projektleistung setzt die kontinuierliche kritische Evaluation der Projektreife des Unternehmens voraus. In den meisten Unternehmen fällt auch diese Tätigkeit dem Project Management Office zu.

#59 Teamorientiertes Entlohnungssystem

Viele Unternehmen setzen auf ein leistungsorientiertes individuelles Entlohnungssystem. Dies motiviert Mitarbeiter zwar zu individuellen Bestleistungen, steht effizienter Teamarbeit jedoch oft im Wege. Für Projekte bietet sich also eher ein Entlohnungssystem nach Teamleistung an. Dieses kann vom PMO konzipiert werden.

#60 Strategieausrichtung

In Zeiten wirtschaftlichen Wettbewerbsdrucks und von Ressourcenknappheit ist eine effiziente Strategie für die meisten Unternehmen lebenswichtig. Das Project Management Office kann Projekte so priorisieren, dass nur solche gestartet werden, die der Unternehmensstrategie dienlich sind.

Fazit

Respekt! Sie haben es tatsächlich geschafft und sich durch diese geballte Sammlung an Wissen durchgekämpft. Und? Haben wir zu viel versprochen und fühlen Sie sich nun bestens informiert?

Auf jeden Fall dürfte Ihnen eines bewusst geworden sein: Die vielfältigen Leistungen des Project Management Office kommen im Unternehmen den verschiedensten Stellen zugute.

So bieten PMOs Support für einzelne Projekte und sind mitverantwortlich für die Infrastruktur in Projekten. Je nach Qualifikation unterstützen und leiten sie auch Projektleiter und Projektmitarbeiter eines Unternehmens. Das PMO verantwortet außerdem die Weiterentwicklung des Projektgeschäfts im Unternehmen.

Kennen Sie noch weitere PMO Aufgaben, die wir vielleicht vergessen haben? Dann teilen Sie uns dies doch bitte gerne in den Kommentaren mit. Wir freuen uns über jeden, der dabei hilft, diese Sammlung zu erweitern!

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