Ihr Projekt ist erfolgreich zu Ende gegangen – und nun? Vielleicht feiern Sie ein bisschen. Vielleicht holen Sie sich die verdiente Anerkennung von Kollegen oder Ihrem Chef ab. Dann geht es schon mit dem nächsten Vorhaben weiter… oder? Nicht ganz. Im Nachgang ist ein Post Implementation Review (PIR) wichtig und sinnvoll.

Was ist ein Post Implementation Review?

Der PIR ist ein Instrument, um den Ablauf von Projekten zu analysieren. Im Projektmanagement werden mit dieser Methode durchgeführte Maßnahmen näher beleuchtet und bewertet. Es geht in der Hauptsache um die weichen Faktoren im Projektverlauf: Was ist gut gelaufen? Was ist nicht gut gelaufen? Welche Vorschläge für zukünftige Projekte gibt es?

Das Ziel ist, gemachte Fehler in der Zukunft zu vermeiden und dafür Änderungen im Management eines Projekts zu diskutieren. Davon profitieren insbesondere die weniger erfahrenen Projektleiter, die viele Hinweise bekommen, wie man Projekte erfolgreich managt.

Wie wird ein PIR durchgeführt?

Nach dem erfolgreichen GoLive oder der Zielerreichung im Projekt, aber noch vor der Projektabschlussfeier, soll das Meeting zum Post Implementation Review stattfinden. Stellen Sie dazu eine repräsentative Runde aus den beteiligten Parteien – möglichst paritätisch – zusammen. Das sind in der Regel Mitarbeiter aus IT, Fachbereichen, externen Partnern, Kunden, Lieferanten. Nicht mehr als sieben Teilnehmer sollten es aber sein („Magic number Seven“).

Schaffen Sie von Beginn an eine Atmosphäre des Vertrauens, indem Sie versichern, dass es in keinem Fall um die Suche nach Schuldigen geht. Wenn Sie bereits aus der Historie des Projektes wissen, dass es heikel oder knifflig werden kann, erwägen Sie den Einsatz eines Moderators. Die Investition kann sich lohnen!

Ein Rückblick in Form eines PIR ist sinnvoll, um gemachte Fehler in neuen Projekten zu vermeiden.

Strukturieren Sie das Meeting in drei Teile. Jeder Teil beschäftigt sich jeweils mit einer der oben genannten Fragen. Beginnen Sie immer mit der Frage nach den positiven Aspekten des Projektes. Das bricht das Eis, macht ein positive Grundstimmung und zeigt den Beteiligten, dass viel Gutes erreicht wurde und es viele positive Phasen im Projekt gab. Ganz zu schweigen von den erzielten Ergebnissen.

Der Mittelteil ist erfahrungsgemäß der schwierigste Teil: die Frage danach, was nicht gut gelaufen ist. Es geht um die Aspekte Projektdurchführung (Prozesse), Zusammenarbeit im Team inklusive externen Partner sowie Kommunikation im Projekt nach innen und außen. Achten Sie besonders hier darauf, dass Kritik sachlich bleibt und keine persönlichen Angriffe erfolgen.

Zum Schluss kommt der kreative Part. Fordern Sie die Teilnehmer auf, Vorschläge zur Vermeidung der gemachten Fehler in Zukunft und zur Verbesserung zukünftiger Projekte zu machen.

Verwenden Sie Moderatorenwände und -karten zur Aufnahme und Visualisierung der Meinungen, Aspekte und Kritikpunkte. Der Moderator hat die Aufgabe, dafür zu sorgen, dass Kritik sachlich vorgetragen wird. Er darf keine Schuldzuweisungen erlauben.

Stellen Sie auf jeden Fall sicher, dass die Ergebnisse dokumentiert sind und für kommende Projekte nutzbar sind. In der folgenden Abbildung sehen Sie eine Seite aus einer realen Lenkungsausschusssitzung, in der über die Ergebnisse des PIR berichtet wurde (PDF zum Download).

Ein wichtiges Instrument im Projektmanagement: Der Post Implementation Review.

Warum ist ein PIR sinnvoll?

Um zu ermitteln, wie effektiv ein Projekt war, ist ein PIR sinnvoll. Er hilft Ihnen dabei, Fehler bei nachfolgenden Projekten zu vermeiden und diese von Anfang an besser zu gestalten. Wichtige Erkenntnisse aus dem Projekt (Lessons Learnt) werden durch ein PIR aufbereitet und weitergegeben. So können Sie Konsequenzen aus den im PIR gemachten Vorschlägen für zukünftige Projekte ableiten.

Für die Umsetzung des PIR kann es hilfreich sein, wenn es im Unternehmen einen Prozess bzw. einen Verantwortlichen gibt, der für die kontinuierliche Verbesserung des Projektmanagements zuständig ist. Diese Funktion kann beispielsweise im Projektmanagementoffice (PMO) angesiedelt sein. Hier fließen alle Erkenntnisse zusammen und sorgen so für die projektübergreifende Optimierung der Prozesse.

Der Post Implementation Review ist ein entscheidendes Instrument, um Ihr Projektmanagement stetig weiterzuentwickeln und zu verbessern. Das Management eines Projekts wird so als weiterführender Prozess begriffen, der positive wie negative Aspekte aus vergangenen Projekten berücksichtigt und in zukünftige Vorhaben miteinfließen lässt.   

Der Beitrag Praxistipps: Der Post Implementation Review (PIR) erschien zuerst auf Projektassistenz-Blog.