Diese Frage stellte mir ein Kollege eines Abends an der Hotelbar. Ich hatte seine Frage verneint, ob wir noch ein gemütliches Glas Rotwein nach dem Abendessen trinken würden. Er war sehr nett und ich hätte mich gerne noch mit ihm unterhalten. Aber dieses verdammte Protokoll. Ich musste es unbedingt noch heute rausschicken. Sonst würde ich als Projektleiter unglaubwürdig werden. Weil ich doch immer die Einhaltung von Terminen von meinen Mitarbeitern im Projekt fordere. Und dass sie Protokolle spätestens am Folgetag verschicken müssen.

Also setzte ich mich abends um kurz vor zehn an den sehr schmalen Schreibtisch im Hotelzimmer und schrieb das Protokoll. Doch lesen Sie selbst, wie es dazu kam.

Aus dem Tagebuch eines Projektleiters

Donnerstag, der Tag nach dem kritischen Meeting zur Vorbereitung der Lenkungsausschusssitzung am kommenden Montag.

5.20 Uhr
Mein Smartphone weckt mich mit einer mir angenehmen Melodie. Nichtsdestotrotz komme ich nur langsam zu mir. Zu tief war mein wohltuender und erholsamer Schlaf. Nachrichten im Frühstücksfernsehen schauen, um informiert in den Tag zu gehen.

5.38 Uhr
Duschen, Zähneputzen, Rasieren. Anziehen. Dabei Tipps für Kino-Neustarts sehen.

5.56 Uhr
Frühstücksbuffet im Hotel. Gute Auswahl, die ersten Hotelgäste kommen ebenfalls zum Frühstück. Noch relativ ruhig. Zeit für die neusten Nachrichten auf dem Tablet. n-tv, N24, Handelsblatt.

6.17 Uhr
Einen zweiten Kaffee. Und die neuesten E-Mails lesen. Der Vertreter des externen Dienstleisters schreibt, dass es Probleme mit dem Software-Update heute Nacht gab. Der Projektleiter ist wieder einmal gefragt! Er fragt, wie wir weiter vorgehen sollen. Die E-Mail ist von 5.50 Uhr. Wahnsinn! Der steht noch früher auf als ich.

6.32 Uhr
Abfahrt zum Büro. Zum Glück ist wenig Verkehr. In Gedanken plane ich den kommenden Tag. Teammeeting, Abstimmung mit dem Key Accounter vom Outsourcing-Dienstleister, Workshop mit dem Management-Team, dann will die Kollegin vom HR etwas von mir wissen zu der Rolle des angeforderten Experten und zur Arbeitsteilung mit dem Projektleiter. Später – glaube ich – noch ein Treffen mit dem Betriebsrat wegen der Einführung des Lizenzmanagementsystems. Den Rest muss ich in Outlook nachschauen, wenn ich im Büro bin.

7.04 Uhr
Ankunft im Büro. Hochfahren des Rechners, Kaffee holen. Die ersten Kollegen aus dem Operations-Team begrüßen. Smalltalk.

7.12 Uhr
Outlook sagt mir, dass ich 43 neue E-Mails habe. Ich beginne sie zu scannen, welche wichtig und / oder dringend sind. Ok, die 17 E-Mails, wo ich in cc bin, bearbeite ich später. Bei den anderen stellt sich heraus, dass ich in 19 Fällen unsinnigerweise angeschrieben wurde (ein cc hätte gereicht, mit fünf E-Mails kann ich nichts anfangen). Jetzt kommt mir zum ersten Mal an diesem Tag der Gedanke, dass eine Projektassistenz sehr wertvoll wäre. Ich ertappe mich dabei, wie ich feststelle, dass mir dieser Gedanke in letzter Zeit fast täglich kommt.

7.59 Uhr
Uups! Ich muss ja noch das Teammeeting um 8.30 Uhr vorbereiten. Das heißt: Protokoll vom letzten Meeting lesen, Agenda festlegen, Fragen vorbereiten. War da nicht Herr Tunichtgut, der in der letzten Woche gesagt hat, dass er unter diesen Umständen nicht weitermachen kann? Eigentlich müsste ich ihn mir vor dem Meeting zur Brust nehmen. Mist! Das schaffe ich jetzt nicht mehr.

8.32 Uhr
Zwei Minuten zu spät. Das geht ja noch. Drei von acht Kollegen sind schon da. Smalltalk, meine Frage nach dem Champions-League-Spiel gestern Abend wurde von einem Mitarbeiter so beantwortet: „Oh, das habe ich nicht gesehen, war mit meiner Frau essen. Tolle Tapas-Bar“. Und wo war ich als Projektleiter?

10.05 Uhr
Meeting ist zu Ende. Fünf Minuten überzogen. Der Projektleiter vom Outsourcing-Partner – wie heißt er doch gleich? – wartet bestimmt schon an der Rezeption. Ich gehe direkt hin, um ihn abzuholen. Eigentlich wollte ich mich noch vorbereiten und seine letzte E-Mail lesen. Mist, zu spät.

Die Zeit für den Projektleiter ist knapp!

11.19 Uhr
Die Besprechung mit dem Outsourcing-Partner war erfolgreich. Wir konnten einige offene Fragen klären. Jetzt muss ich die Ergebnisse noch dokumentieren und in den Projektplan integrieren. Bis zur Mittagspause fange ich schon mal an damit. Aber, ich muss unbedingt noch die Ergebnisse des gestrigen Team-Meetings reflektieren, zusammenfassen und daraus die Präsentation für die Lenkungsausschusssitzung am Montag erarbeiten. Wann mache ich das alles?
Planänderung: ich lasse das Protokoll und mache es später.

11.21 Uhr
Ich beginne die Vorbereitung der Lenkungsausschusssitzung.

11.43 Uhr
Das Telefon klingelt. Ich werde nicht drangehen. Oh, das ist die Sekretärin des Finanzvorstandes. Ich gehe doch dran. Sie bittet mich, kurz hochzukommen. Vorbereitung ade.

12.22 Uhr
Das Gespräch mit dem Vorstand hat mir immerhin einige Informationen gebracht, die ich für die Lenkungsausschusssitzung verwenden kann bzw. muss. Zusätzlich hat es mir auch Arbeit gebracht: eine Analyse der bisherigen Zusammenarbeit mit unserem Outsourcing-Dienstleister. Bis morgen Nachmittag. Super!

Also doch nicht ohne Projektassistenz?

Eine Projektassistenz als Unterstützung für den Projektleiter ist notwendig, wie der weitere Tagesverlauf zeigt.

12.58 Uhr
Nach dem Essen in der Kantine bin ich pünktlich zum Meeting mit dem Betriebsrat. Es geht um den Einsatz einer Software für das Lizenzmanagement. Schwierige und zähe „Verhandlungen“. Wir vertagen uns mit der Aufgabe für mich, dem Betriebsrat den Nutzen, die Vor- und Nachteile dieser Software zu präsentieren. Noch eine Aufgabe, die nicht zu meinen Kerntätigkeiten als Projektmanager gehört. Wieso habe ich eigentlich keine Projektassistenz? Warum gibt es kein Projektbüro? Ich muss dringend mit dem CIO sprechen.

13.32 Uhr
Ich habe jetzt noch eine knappe halbe Stunde bis zum Projekt-Workshop über ein Problem im Bereich des Datenmanagements und der Datenqualität, den ich moderiere.
Lohnt es sich, dass ich mich wieder an die Vorbereitung der Lenkungsausschusssitzung mache? der Blick auf meinen E-Mail-Postkasten zeigt mir: nein! 37 neue E-Mails. Ok, ich beginne mit der Abarbeitung und schaffe 21 E-Mails.

14.01 Uhr
Der Workshop zur Lösung des Datenmanagementproblems beginnt. Zum Glück habe ich ein Teammitglied gewonnen, das Protokoll zu schreiben. Ich muss das dann zwar prüfen, redigieren und freigeben, aber immerhin. Oder schreibe ich es doch gleich lieber selbst? Nein, ich muss das andere Protokoll ja noch schreiben. Wann eigentlich?

17.48 Uhr
Ich schließe den Workshop. Er war ganz ok, alle haben mitgezogen. Aber gelöst ist das Problem noch nicht. Im Gegenteil: neue Fragen sind aufgetreten, die wir auch noch beantworten müssen.
Der Blick auf mein Handy zeigt vier neue Anrufe und drei Mailboxnachrichten. Also folgen jetzt die Telefoniererei und dann die weitere Abarbeitung der E-Mails. aus den 16 ungelesenen sind inzwischen 34 geworden.

19.16 Uhr
Geschafft! Alle E-Mails abgearbeitet. Es gibt noch ein paar Dinge zu tun, die sich aus den E-Mails ergeben haben. Nichts Großes, aber es läppert sich. Ich habe Hunger und werde ins Hotel gehen. Den Besuch des Fitnessstudios heute kann ich auch vergessen. Und die Übertragung des EuroLeague-Spiels auch.

20.44 Uhr
Das Essen war lecker und ich fühle mich gut. Wenn da nicht die restlichen Aufgaben aus den E-Mails wären und dieses Protokoll. Ich werde an der Hotelbar noch einen Absacker nehmen und dann aufs Zimmer gehen und mich an den Schreibtisch setzen. Was man halt so Schreibtisch nennt.

21.12 Uhr
Mein Kollege, nennen wir ihn Peter, gesellt sich plötzlich zu mir. Er sieht blendend aus und lädt mich auf ein Glas Wein ein. Auf meine Frage, wo er jetzt herkomme, sagt er: „Ich war um halb sechs eine dreiviertel Stunde Laufen. Nach dem Duschen war ich in der Shopping-Mall und habe ein paar Sachen gekauft. Und Sie kennen doch den Italiener dort. Da habe ich hervorragend gegessen und mir einen guten Rotwein gegönnt. Und Sie so?“.

Endlich Feierabend?

Ich fragte ihn nur, wie er das so mache. Früh Feierabend und wenig Stress. Und er berichtete mir von seinem Projekt, in dem es ein Projektbüro gibt. Er hat eine Projektassistenz zur Verfügung. Freiberuflich, sehr erfahren, engagiert. Und sie schreibt Protokolle, erstellt Präsentationen, füllt die Statusberichte aus, pflegt den Projektplan, liest seine E-Mails, beantwortet sie teilweise und macht ihm einen Aktivitätsplan für den nächsten Tag. Und noch viele andere sinnvolle Dinge. Sie ist auch ein „Wadenbeißer“ und sorgt dafür, dass Aufgaben erledigt und Ergebnisse geliefert werden.

Ich sagte ihm, dass ich mich gerne weiter mit ihm unterhalten würde, dass ich aber noch ein Protokoll schreiben müsste. „Was? Sie müssen jetzt noch ein Protokoll schreiben?“ fragte er mit ehrlich erstauntem Gesichtsausdruck. Und ein wenig Mitleid habe ich auch erkannt. Er riet mir, doch mal nach einer Projektassistenz zu fragen. Vielen Dank und schönen Abend noch!

21.52 Uhr
In meinem Hotelzimmer angekommen, schreibe ich das Protokoll und erledige noch die kleinen Dinge aus den E-Mails.

23.43 Uhr
Nach dem Gang ins Badezimmer liege ich im Bett und lösche das Licht. Vor dem Einschlafen nehme ich mir vor, mir eine Projektassistenz zu beschaffen. Auf jeden Fall. So kann es nicht weitergehen.
Wann geht mein Wecker?

Und? Hatten Sie auch schon mal ähnliche Horrortage? Gerne beraten wir von intelliExperts Sie bei der Wahl der richtigen Projektassistenz – damit das zukünftig nicht mehr so sein muss!

Der Beitrag Was? Sie müssen jetzt noch ein Protokoll schreiben? erschien zuerst auf Projektassistenz-Blog.