Erstellung, Abschluss und Abwicklung: Das Vertragsmanagement ist ein wichtiges Aufgabengebiet des Projektmanagements. Es regelt Vereinbarungen zwischen internen und externen Stakeholdern. Doch innerhalb der Projektteams finden sich nur selten ausgebildete Rechtsexperten, die permanent zur Verfügung stehen. Einige rechtliche Grundlagen und Kenntnisse sollten Sie deshalb mitbringen.

Laut dem Gabler Wirtschaftslexikon ist ein Vertrag „der Musterfall der Privatautonomie in der Gesellschaft, da er auf einer freien Willensübereinstimmung von mindestens zwei Personen basiert.“ Was umständlich klingt, lässt sich für das Projektmanagement vereinfachen: Ein Vertrag regelt die Beziehungen zwischen zwei oder mehreren Parteien. Er hält fest, was von wem an wen zu leisten ist und welche Regeln dabei gelten.

In Projekten kommen Sie in den seltensten Fällen um das Vertragsmanagement herum. Sobald externe Partner wie Lieferanten involviert sind, werden Vereinbarungen über Verträge geschlossen. Aber auch innerhalb des Unternehmens kann die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen über Verträge geregelt sein, zum Beispiel in einem Operational Level Agreement (OLA).

Als rechtlich bindendes Dokument erhöht ein Vertrag die Sicherheit aller Beteiligten, die geforderten Leistungen auch zu erhalten oder zu liefern. Eine solche Bindung sollte in jedem Fall mit externen Partnern vorhanden sein, bei internen ist die Lage anders. Hier gilt oftmals die Vertrauensbasis.

Ziele des Vertragsmanagement

Das Vertragsmanagement soll immer den Projektzielen dienen, indem

• die Verträge in einer für das Projekt dienlichen Form abgeschlossen werden und somit reibungslos zu dessen Erfolg beitragen,
• die Bestandteile des Vertrages während der Projektdurchführung fortlaufend auf ihre Einhaltung überprüft werden, sodass keine Unsicherheiten entstehen sowie
• jegliche Vertragsabweichungen dokumentiert werden, damit die Vertragspartner sie im Nachgang einfordern können.

Der letzte Punkt kann auch ein Bestandteil des Post Implementation Review (PIR) sein, mit dem wir uns im letzten Blogbeitrag auseinandergesetzt haben.

Welche Vertragsformen gibt es?

Jedes Projekt bedarf einer formellen Vereinbarung. Der Vertragscharakter und die damit verbundene „Strenge“ der juristischen Einhaltung ist jedoch nicht bei allen Verträgen gleich. Sie unterschieden, ob Sie einen Vertrag nur per Handschlag eingehen oder dafür ein schriftliches Dokument aufsetzen. Konkret: Schließen Sie einen Vertrag mit einem Lieferanten, so gelten andere Voraussetzungen als mit einem Arbeitskollegen.

Verträge mit Externen

• Der Kundenvertrag legt notwendige Parameter (Was wird erbracht? Wie teuer ist die Leistung? Zu welchem Zeitpunkt?) Er ist für alle Seiten verbindlich. Diese Form hat juristischen Charakter. Beide Vertragsseiten können ihre jeweiligen Forderungen vor Gericht einklagen.
• Der Rahmenvertrag kommt zum Einsatz, wenn mit einem Kunden innerhalb eines Zeitraums Einzelverträge bestehen. Dafür gibt es bereits feststehende Rahmenbedingungen. Die Einzelverträge bilden gemeinsam mit dem Rahmenvertrag die juristische Grundlage der Vereinbarung.
• Ein Beratervertrag regelt spezielle Beratungsleistungen, die Sie in bestimmten Bereichen benötigen.
• Ein Dienstleistungsvertrag wird häufig bei der Pflege und Wartung von Anlagen abgeschlossen.

Kein Staatsexamen notwendig: Doch um sicher zu gehen, sollte Sie wesentliche Punkte des Vertragsmanagements kennen.

Phasen des Vertragsmanagement

Das Vertragsmanagement durchläuft vier Phasen: Verhandlung, Abschluss, Abwicklung und Abnahme. In der Verhandlungsphase wird der Vertrag ausgearbeitet und für den Abschluss vorbereitet. Oft gibt es hier eine Absichtserklärung (Letter of Intent), der aber keinerlei oder nur eine geringe rechtliche Bindung besitzt. Seien Sie sich dessen bewusst! Grundsätzlich besteht Vertragsfreiheit. Das bedeutet, dass der Gesetzgeber es innerhalb der gesetzlichen Schranken frei zulässt, was vertraglich wie geregelt ist.

Der aufgesetzte Vertrag besteht nun aus einem Angebot, das die zu erbringende Leistung und ihre Gegenleistung definiert und einer Angebotsannahme der anderen Partei. Dabei muss klar und eindeutig zu erkennen sein, dass ein Rechtsbindungswille besteht. Schwammige Formulierungen, die Spielraum für Interpretationen zulassen, haben hier nichts zu suchen.

Was für das Projektmanagement in dieser Phase wichtig ist:

• Passen die im Vertrag vereinbarten Termine zu Ihrem Terminplan?
• Passen Leistungen zum Projekt und dessen Arbeitspaketen?
• Kosten und mögliche Strafen wirken sich auf Ihr Budget aus. Dies müssen Sie entsprechend berücksichtigen.
• Stecken im Vertrag Risiken, die den Projekterfolg gefährden können?

In der Abschlussphase wird das Angebot vorbehaltlos von beiden Seiten angenommen und akzeptiert. Beachten Sie, dass Angebote zeitlich befristet sein können.

Die Abwicklungsphase dient dazu, die Vertragserfüllung zu prüfen. Sie dokumentieren Abweichungen und reklamieren diese. Hierbei ist eine lückenlose Dokumentation von z. B. Schriftverkehr, Abnahmeprotokollen oder Gesprächsnotizen wichtig, um alle Forderungen zu verlangen. Wenn es doch zu einer Leistungsstörung kommt, müssen Sie der Vertragspartei eine angemessene Frist einräumen, um das Problem oder die Leistung zu beheben. Kommt es nicht dazu, können Sie den Schaden selbst beheben und dies in Rechnung stellen. Sie können vereinbarte Vertragsstrafen geltend machen oder auch eine Minderung verlangen und – als letzten Ausweg – den Vertrag kündigen.

Zwischen internen und externen Verträgen unterscheiden

In der Abnahmephase hat der Auftraggeber das Recht, den Vertragsgegenstand abgenommen zu bekommen. Die Abnahme sollte protokolliert sein und offene Punkte und Mängel dokumentieren.

Abnahmen können stufenweise erfolgen:

• nach Lieferung,
• nach einem Probebetrieb,
• vor Ablauf der Garantiefrist.

Bei Abnahme

• werden Zahlungen fällig,
• geht das Risiko bei einer Verschlechterung der Leistung auf den Auftraggeber über,
• ebenso die Beweislast für Mängel und
• es beginnen die Mängelhaftungsfristen.

Haben Sie diese vier Phasen durchlaufen, dann ist ihr Vertrag endgültig abgeschlossen. Bedenken Sie jedoch, dass es bei Verträgen mit internen Stakeholdern oft keine solchen Ausarbeitungen gibt. Hier steht das Vertrauen im Vordergrund – schließlich arbeiten alle im selben Unternehmen oder an einem gemeinsamen Projekt.

Generell sei gesagt, dass Verträge in der Anfangsphase einer geschäftlichen Beziehung selten benötigt werden. Die Stimmung ist gut. Auch die Motivation ist hoch und der gute Wille, zum Erfolg zu kommen, ist groß. Je länger die Beziehung währt, desto höher ist das Risiko von Meinungsverschiedenheiten und Konflikten. Nicht selten führt das zu Streit.

In diesem Falle ist es gut, einen juristisch einwandfreien Vertrag zu haben. Deshalb verwenden Sie ausreichend Zeit und Mühe in die Formulierung und Verhandlung Ihrer Verträge und ziehen Sie einen Rechtsexperten hinzu. Das gehört zur Professionalität – und Sie können verhindern, dass es zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung kommt. Denn die kostet viel Geld, Zeit und Energie. Seien Sie daher immer gesprächs- und kompromissbereit.

Sie müssen kein ausgebildeter Jurist sein, um das Vertragsmanagement in Projekten erfolgreich durchzuführen. Allerdings sollten Sie grundlegende Vorgänge und Begriffe kennen, die für den Abschluss von Verträgen und die Einforderung von Leistungen wichtig sind. Wenn Sie diese Erkenntnisse beachten, steht Ihrem Projekterfolg, zumindest von juristischer Seite, nicht mehr viel im Wege. So behalten Sie den Überblick – und alle Verträge werden wie gewünscht eingehalten.

Der Beitrag Vertragsmanagement: Das müssen Sie wissen erschien zuerst auf Projektassistenz-Blog.