Die Annahme, dass Rechtschreibung beim E-Mail-Schreiben keine Rolle spiele, ist falsch! Und Smileys ersetzen keine Interpunktion. Wir bekommen alle immer wieder eine E-Mail, die ohne Anrede formuliert sind. Oder in der auf Groß- und Kleinschreibung verzichtet wird. Klar strukturierte Mails sind häufig die Ausnahme.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie schnell und unkompliziert E-Mails schreiben, bei denen keine Fragen offenbleiben.

Zunächst ein paar Fakten zur Einstimmung:

• Laut Statista wurden 2017 in Deutschland 771 Milliarden E-Mails versendet, für 2018 werden 917 Milliarden E-Mails prognostiziert.
• Manager verbringen bis zu 20 Stunden pro Woche mit dem Lesen von E-Post.
• Von den 200 E-Mails, die ein Mitarbeiter im Durchschnitt pro Tag empfängt, sind 36 Spam, 144 unwichtig und nur 20 sinnvoll und nützlich.
• Der Kampf gegen Spam kostet ein Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern rund drei Millionen Dollar pro Jahr.
• 100 unnötig auf cc gesetzte Mitarbeiter bedeuten in Summe acht verlorene Arbeitsstunden.

Ist die E-Mail notwendig?

Vorneweg: Lässt sich eine E-Mail durch ein Telefonat ersetzen, dann greifen Sie zum Telefon! Oder noch besser: treffen Sie sich persönlich, wann immer das möglich ist. Unklarheiten können direkt, unkompliziert und schnell beseitigt werden. Viele Menschen verlassen sich zu sehr auf E-Mails. Sie werden auch dann eingesetzt, wenn sie völlig ungeeignet sind. Zum Beispiel dann, wenn man komplizierte Prozesse erklären muss, schwierige Probleme lösen will oder sich mit Beschwerden auseinandersetzt. Deshalb ist die direkte Kommunikation oft die bessere Alternative. Als Faustregel gilt: wenn Sie mehr als drei Sätze für den Inhalt Ihrer Nachricht benötigen, verzichten Sie auf das Schreiben einer E-Mail!

Verfassen Sie ihre E-Mails knapp und präzise. Der wichtigste Punkt dabei: Erklären Sie im ersten Satz bereits genau, was Sie vom Adressaten oder von den Adressaten erwarten oder benötigen. Geben Sie dann an, bis wann und in welcher Form Sie das Ergebnis benötigen. Weisen Sie ggfs. darauf hin, dass Erläuterungen, Details und weitere Informationen am Ende der E-Mail oder im Anhang zu finden sind.

Wir alle haben wenig Zeit, ellenlange E-Mails zu lesen. Deshalb kann es Ihnen passieren, dass der Adressat Ihre Frage, Bitte, Aufforderung oder Anordnung gar nicht liest, wenn sie am Ende der langen E-Mail steht. Deshalb das Wichtigste immer in den ersten Satz!

Der Betreff

Legen Sie viel Wert auf die Betreffzeile, denn sie ist das Erste, was die Adressaten im Postfach sehen. Je klarer und aussagekräftiger der Betreff ist, desto höher sind die Chancen, dass Ihre E-Mail schnell und genau gelesen wird. Viele Mitarbeiter verbringen bis zu einer Stunde pro Tag mit Suchen bestimmter E-Mails. Es ist eben sehr schwer, eine E-Mail zu finden, wenn Sie keinen klaren und eindeutigen Betreff hat.

Geben Sie Ihren Adressaten schon in der Betreffzeile einen deutlichen Hinweis, dass Sie auf diese E-Mail keine Antwort benötigen, indem Sie den Hinweis „Info“ oder „nre“ („no response expected“) bzw. „nntr“ („no need to respond“) voranstellen.

Bei sehr kurzen Nachrichten schreiben Sie diese in die Betreffzeile und beenden Sie die Betreffzeile mit „KWT“ („Kein weiterer Text“) oder „EOM“ („end of message“).

Grammatik und Rechtschreibung

Überprüfen Sie Rechtschreibung und Grammatik. In vielen E-Mail-Programmen gibt es bereits die entsprechenden Funktionen. Ihr Gegenüber weiß das. Entsprechende Nachlässigkeiten fallen deshalb umso deutlicher ins Auge. Fehler suggerieren: Der Autor hat sich entweder für mich keine Zeit genommen oder seine Art E-Mails zu schreiben ist ein Ausdruck seiner allgemeinen Arbeitsweise. Beides führt nicht zum Erfolg.

Seien Sie auch in E-Mails professionell. Smileys und GIFs sind nur in bestimmten Branchen, wie beispielsweise Agenturen, in Ordnung. SCHREIBEN SIE E-MAILS NICHT IN GROSSBUCHSTABEN. Das erweckt beim Gegenüber selten Vertrauen in das, was noch folgt. Man fühlt sich womöglich mehr angeschrien, als angesprochen.

Struktur der E-Mail

Sorgen Sie dafür, dass Ihre E-Mail gut lesbar und strukturiert ist. Die Verwendung von Absätzen, Aufzählungszeichen oder anderen Elementen, die zu mehr Übersicht führen, erleichtern das Lesen. Dabei sind Grußformel und Signatur mit den Kontaktdaten des Absenders selbstverständlich.

Adressatenkreis

Gehen Sie sparsam mit Gruppenantworten um. Was für ein Effekt entsteht, wenn sich für den Inhalt nur wenige Adressaten interessiert? Sie sind gezwungen einem Gespräch zu folgen, dass einen eigentlich nicht interessiert – ähnlich eines Handygesprächs in öffentlichen Verkehrsmitteln. Wer ohne Notwendigkeit allen antwortet, erzeugt außerdem jede Menge elektronischen Müll. Das kann zu absurden Situationen führen, wie ein Redakteur des Tagesspiegel einmal pointiert festgehalten hat. Insbesondere, wenn Anhänge mitgeschickt werden, führt das unnötige Versenden an große Verteiler zu Ressourcenproblemen.

Problematisch wird es auch, wenn sich beim Antworten und/oder Weiterleiten die Verteiler ändern. Da kann es schon mal vorkommen, dass über den Chef gelästert wird und der im späteren Verlauf der unendlichen E-Mail-Kette mit auf den Verteiler kommt …

Wofür E-Mails?

Nutzen Sie E-Mails, um

• sehr kurze Nachrichten und Informationen zu verteilen,
• kurze und einfache Antworten zu geben,
• Fragen zu stellen, die sich mit „ja“ oder „nein“ oder sehr kurz beantworten lassen oder
• Dokumente als Anhang zu verteilen, falls Sie noch nicht über Kollaborationssysteme und -plattformen verfügen.

Nutzen Sie E-Mails niemals, wenn

• Sie Fragen zu komplexen und / oder komplizierten Inhalten und Projekten stellen,
• Sie ein kontroverses Thema ansprechen und klar ist, dass sich daraus eine Diskussion entwickeln kann,
• der Inhalt Kritik an Personen oder deren Verhalten ist,
• Inhalt und Formulierungen zu Missverständnissen führen können und
• Sie komplizierte Sachverhalte erklären wollen / müssen.

Greifen Sie in diesen Fällen stets auf das Telefon zurück oder vereinbaren Sie eine Besprechung. Es gibt keine Garantie dafür, dass die E-Mail auch zeitnah von den richtigen Personen gelesen wird. Oft wird die Nachricht übersehen, die Lektüre wird vertagt oder die Botschaft wird als vermeintlicher Spam gelöscht.

Es gibt nur wenige Regeln, die Sie für eine produktive E-Mail-Kultur beachten müssen. Diese Regeln sollten Sie aber konsequent einhalten. Das bringt nicht nur ihr Projekt schneller an das gewünschte Ziel. Es erleichtert auch den Arbeitsalltag und die Kommunikation untereinander – und macht die Zusammenarbeit für alle Beteiligten angenehmer. 

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Der Beitrag Praxistipps: Die E-Mail richtig schreiben erschien zuerst auf Projektassistenz-Blog.