Im Projektalltag kommt es häufig vor, dass der Projektleiter Entscheidungen benötigt. Das ist dann der Fall, wenn seine eigene Entscheidungskompetenz nicht ausreicht. Entweder wendet er sich dann an den Lenkungsausschuss oder einen Entscheider aus dem Unternehmen, dem er berichtet. Und jetzt kommt der kritische Moment: wie sag ich’s meinem Kinde? Oder passender: wie überzeuge ich den Entscheider?

Schauen wir uns zunächst die Erwartungen des Entscheiders an. Selbstverständlich gehört zu einer professionellen Vorbereitung, sich über den Entscheider und seine Erwartungen zu informieren. Generell lässt sich sagen, dass Führungskräfte kurze, prägnante Informationen zum Problem oder zur Fragestellung wollen. Außerdem wollen sie wissen, welche Lösungsoptionen bzw. Entscheidungsoptionen es gibt. Letztendlich möchten sie Beurteilungskriterien, um die Optionen vergleichen zu können, die zur Entscheidung führen.

Die Entscheidungsvorlage

Verwenden Sie eine strukturierte Entscheidungsvorlage, bestehend aus:

• Beschreibung Thema / Problem
• Entscheidungsoptionen (folgende Elemente je Entscheidungsoption)
  • Beschreibung Entscheidungsoption
  • Vorteile
  • Nachteile
  • Risiken
  • Kosten
• Empfehlung

Beschreibung Thema / Problem

Beschreiben Sie das Thema oder das Problem, für das Sie die Entscheidung benötigen so präzise wie möglich. Verzichten Sie auf schmückendes Beiwerk und geben Sie den Kontext mit an. Verweisen Sie bei komplexen oder komplizierten Sachverhalten auf externe Quellen, damit der Entscheider sich ggfs. näher informieren kann.

Beschreibung Entscheidungsoption

Geben Sie eine kurze Beschreibung der Entscheidungsoption (wie kann das Problem gelöst werden?) Bedenken Sie, dass fast immer das „Nichts ändern“ eine der Entscheidungsoptionen ist. Bieten Sie sie mit an.

Vorteile / Nachteile

Die Beschreibung von Vor- und Nachteilen ist sehr wichtig und Sie sollten genau darüber nachdenken. Sie zeigen damit dem Entscheider, dass Sie das zu entscheidende Thema wirklich durchdrungen haben. Beachten Sie dabei, dass Sie auf keinen Fall die Vorteile in der Rubrik „Nachteile“ einfach umdrehen und umgekehrt. Damit machen Sie es sich zu einfach. Finden Sie die eigenständigen Vor- und Nachteile zu jeder Option!

Um die richtige Entscheidungen zu treffen, müssen alle Optionen abgewogen werden.

Risiken

Die Einschätzung von Risiken ist für viele Entscheider ein wichtiges Kriterium. Idealerweise bewerten Sie die Risiken über die Eintrittswahrscheinlichkeit in Kombination mit den Auswirkungen auf das Projekt oder das Unternehmen. Wenn Sie im Risikomanagement erfahren sind, kennen Sie diese Elemente aus der Risikomatrix.

Kosten

Auch Geld spielt für die meisten Manager eine wesentliche und häufig sogar die ausschlaggebende Rolle (ob das richtig und gut ist, sei an anderer Stelle diskutiert). Zu den Kosten gehören für die Entscheidungsfindung sowohl Investitionen (CAPEX, z. B. Anschaffung von Geräten) als auch Kosten (OPEX, z. B. Beratungskosten). Unterscheiden Sie auch zwischen einmaligen und wiederkehrenden Kosten. Insbesondere letztere können über die Laufzeit der Option erhebliche Unterschiede ausmachen.

Empfehlung

Sie helfen dem Entscheider, wenn Sie ihm am Ende der Entscheidungsvorlage Ihre Empfehlung mit einer kurzen Begründung mitgeben. Schließlich sind Sie als Projektleiter tief im Thema und benötigen aus Ihrer Sicht die Entscheidungen für Ihre favorisierte Optionen. Motivieren Sie den Entscheider, Ihnen zu folgen.

Abschließend noch ein Wort zum Umfang. Es gilt auch hier der Grundsatz: So viel wie nötig, so wenig wie möglich! Eine bewährte Empfehlung lautet: Wählen Sie für Ihre Entscheidungsvorlage eine Textform, die nicht länger als zwei Seiten ist. Wenn Sie eine PowerPoint-Datei verwenden, dann erstellen Sie pro Option eine standardisierte Form mit den vier Feldern Vorteile, Nachteile, Risiken, Kosten. Voran stellen Sie eine Seite mit der Beschreibung der Problem- oder Aufgabenstellung (kein Roman!) und ans Ende kommt Ihre Empfehlung mit der Bitte um sofortige oder wenigstens kurzfristiger Entscheidung. Vermeiden Sie eine Vertagung der Entscheidungen. Schließlich müssen Sie im Projekt vorankommen.

Es liegt an Ihnen, Sie haben jetzt das geeignete Instrument: sorgen Sie dafür, dass der Entscheider schnell und sicher entscheiden kann. Auch Manager wollen ein Thema nur einmal besprechen.

Der Beitrag Praxistipps: Entscheidungen zuverlässig und schnell herbeiführen erschien zuerst auf Projektassistenz-Blog.