Wenn Ihr Projekt Probleme hat, die signifikante Veränderungen erfordern, dann sind durchdachte und fokussierte Maßnahmen notwendig. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Projekte in Schwierigkeiten wieder auf den richtigen Weg bringen. Denn Schnellschüsse und Aktionismus sind kontraproduktiv!

Schritt 1: Ursachenanalyse

Im ersten Schritt müssen Sie identifizieren, in welcher Art von Schwierigkeiten das Projekt steckt und was sie verursacht hat.

Eine unverzichtbare Möglichkeit ist es, möglichst viele individuelle Gespräche mit Projektbeteiligten zu führen. Dabei ist es wichtig, dass Sie mit Vertretern verschiedener Rollen und auch Hierarchiestufen reden. Fragen Sie nach der jeweiligen Meinung zu den elementaren Fragen:

1. Wie bewerten Sie die aktuellen Schwierigkeiten im Projekt?
2. Was sind Ihrer Meinung nach die Ursachen?
3. Wie schätzen Sie die bisherige Vorgehensweise im Projekt ein?
4. Welche Ideen und Vorschläge haben Sie, um die Probleme zu beseitigen?

Mit den gesammelten und konsolidierten Antworten ergibt sich ein Gesamtbild, das der Realität sehr nahekommt. Des Weiteren ist es sinnvoll, sich alle laufenden Verträge, die einen Bezug zum Projekt haben, anzuschauen und auf eventuelle Auswirkungen und Probleme für den Projektverlauf zu prüfen. Nicht selten liegen Probleme in Verträgen und deren Auslegungen. Damit sind Sie in der Lage, die Gründe für die Probleme zu benennen und zu beschreiben.

Schritt 2: Beseitigung der Ursachen

Sie kennen die Gründe und können sich an deren Beseitigung machen. Dazu müssen Sie das Management, den Lenkungsausschuss, die Entscheider von Ihren Vorschlägen für Veränderungen überzeugen. Wie kommen Sie zu diesen Vorschlägen?

Ihr Ziel muss es sein, die Hauptursachen für die Probleme zu beseitigen. Dabei sollten Sie zwischen kurzfristigen Maßnahmen und dauerhaften Veränderungen unterscheiden.

Kurzfristige Maßnahmen sollen schnelle Verbesserungen bewirken. Zum Beispiel Änderungen in der Struktur und im Ablauf des Projektes (Stoppen problematischer Arbeitspakete, starten alternativer Aktivitäten, Veränderungen der Reihenfolge usw.) oder in der Projektorganisation. Veränderungen in der Zuweisung von Rollen und Aufgaben zu Projektmitarbeitern bis hin zum Austausch von Projektmitarbeitern – einschließlich der Projektleitung – können schnelle Verbesserungen bewirken.

Dauerhafte Veränderungen betreffen beispielsweise die Ressourcensituation (mehr Mitarbeiter oder bestimmte Qualifikationen) oder das Projektbudget (Finanzierung von Korrekturmaßnahmen, externe Beratung oder Dienstleistung).

Schnüren Sie daraus ein Gesamtpaket und erstellen Sie eine entsprechende Entscheidungsvorlage für das Management (wie Sie das tun, können Sie in unserem Praxistipp Entscheidungen zuverlässig und schnell herbeiführen lesen).

Es braucht ein bewährtes Maßnahmenpaket, um Projekte in Schwierigkeiten zu beseitigen.

Schritt 3: Veränderungen vornehmen

Sobald der Auftrag zur Umsetzung der vorgeschlagenen Veränderungen erteilt wurde, setzen Sie sie konsequent um. Praktizieren Sie eine ehrliche und transparente Information und Kommunikation über die Maßnahmen und den jeweiligen Status. So gewinnen Sie das Vertrauen Ihres Teams und aller Stakeholder, dass die angekündigten Veränderungen erfolgreich sein werden und das Projekt aus der Krise führen.

Die Wirkung der Maßnahmen muss fortlaufend überprüft werden, damit Sie notfalls korrigierend eingreifen können. Das verhindert das böse Erwachen, wenn die Rettungsmaßnahmen doch nicht so greifen, wie Sie sich das gedacht haben. Wenn Sie das erst gegen Ende der Sanierung feststellen, besteht ein größeres Problem als zuvor.

Schritt 4: Projektrückschau und Erkenntnisse dokumentieren

Eine wichtige Aktivität, die oft vergessen oder bewusst nicht durchgeführt wird, ist der „Post Implementation Review“ (PIR). Das ist eine kritische Rückschau auf das Projekt, um aus den Erfahrungen zu lernen und Fehler in den nächsten Projekten zu vermeiden. Warum ein PIR sinnvoll ist, wie Sie einen PIR durchführen und worauf Sie dabei achten müssen, erfahren Sie in einem unserer nächsten Praxistipps.

Einen PIR sollten Sie in jedem Projekt berücksichtigen – insbesondere aber nach einem Projekt, das in einer Krise war. Er ist unabhängig vom Ergebnis Ihrer Projektsanierung. Denn egal, ob letztlich erfolgreich oder nicht: die dokumentierten Erfahrungen nimmt Ihnen niemand und Sie können Sie in Ihren nächsten Projekten in jedem Falle nutzen. So vermeiden Sie unter Umständen, dass Sie erneut zum Projektsanierer werden!

Um ein Projekt, das in Schwierigkeiten steckt, wieder in die richtige Spur zu bringen, braucht es analytisches und strukturiertes Vorgehen sowie die konsequente Umsetzung der beschlossenen Maßnahmen. Dokumentieren Sie unbedingt die Ergebnisse Ihrer kritischen Aufarbeitung des Projektes nach dessen Abschluss (PIR). Wenn Sie an den geeigneten Stellschrauben drehen und die richtigen Schlüsse ziehen, werden Sie das Projekt retten und noch zum Erfolg führen.

Der Beitrag Praxistipps: 4 bewährte Maßnahmen für Projekte in Schwierigkeiten erschien zuerst auf Projektassistenz-Blog.