„Death by Meeting“ – der britische Softwarehersteller Atlassian bedient sich im Zusammenhang mit Besprechungen einer martialischen Sprache. In einer Studie fanden die Briten heraus, dass Arbeitnehmer rund 31 Stunden pro Monat in einem unproduktiven Meeting herumsitzen. Auf Management-Ebene dürfte diese Zahl noch höher liegen. Besprechungen können also echte Zeit- und Arbeitsfresser sein. Wie bereiten Sie ein solches Treffen vor, das die Teilnehmer nicht zu Tode langweilt?

Die richtigen Teilnehmer einladen

Zunächst einmal sollten Sie schon vor dem Meeting bestimmte Regeln beachten. Laden Sie Teilnehmer ein, die etwas beitragen können und für das Projekt relevant sind. Was diese mitbringen sollten? Die Fähigkeit zur konstruktiven Kritik, Expertenwissen oder eine besonders tiefe Themenkenntnis. Jeder sollte etwas hinzusteuern können. Auf Kollegen, die nur schweigend mit am Tisch sitzen oder nebenbei E-Mails beantworten, kann die Gruppe verzichten. Idealerweise sollten Sie sich mit fünf bis neun Teilnehmer treffen („Magic number seven“). Damit bleibt die Besprechung arbeitsfähig und effizient.

Schicken Sie vorab eine Agenda, sodass sich alle vorbereiten können. Konstruktive Beiträge und Ideen können schon einmal formuliert werden. Die Agenda beinhaltet die wichtigsten Punkte und informiert die eingeladenen Teilnehmer über Ziele und Ablauf. Manchmal kann es auch hilfreich sein, Ihre Präsentation schon ein oder zwei Tage vor dem Meeting herumzuschicken. Das birgt jedoch auch die Gefahr, dass Gegner Ihres Vorhabens ihre Attacken vorbereiten können. Je nach Ihrer Zielsetzung sollten Sie gut abwägen, ob Sie die Präsentation vorab verschicken oder nicht.

Machen Sie sich über die voraussichtlich benötigte Zeit Gedanken. Reichen 30 Minuten oder ist eine Stunde besser? Dann erstellen Sie den Zeitplan. Bei längeren Besprechungen empfiehlt es sich, regelmäßige Pausen einzuplanen, damit die Konzentration aufrecht erhalten bleibt. Wichtig ist immer: Setzen Sie feste Zeitfenster, die Sie als Zeitmanager im Blick behalten. Ausufernde Diskussionen und unpünktliche Teilnehmer gehören dann bald der Vergangenheit an.

Meetingkultur etablieren

Eine gute Vorbereitung ist wesentliche Voraussetzung für effiziente Treffen. Wird eine Besprechung schlecht vorbereitet, zieht sie sich meistens in die Länge und wertvolle Zeit geht verloren. Denn manchmal sorgt ein Meeting dafür, dass man viel redet, aber nichts entscheidet. In diesem Fall ist es hilfreich, eine neue Meetingkultur festzulegen. In einem gemeinsamen Prozess werden Regeln ausgearbeitet, die alle beachten. Auf Dauer setzt sich so ein neues Verhalten vor, in und nach Meetings durch.

Dazu gehören beispielsweise eine offene, ergebnisorientierte Kommunikation während der Besprechung und Pünktlichkeit. Auch die Respektlosigkeit den Teilnehmern gegenüber durch die Nutzung von Laptops, Tablets oder Smartphones hört auf.

Halten Sie ihr Meeting doch auch einmal im Stehen oder Gehen ab.

Zu einer guten Meetingkultur gehört auch, die Anzahl zu reduzieren. Die Projektmitglieder handeln selbstständig und verantwortungsbewusst und müssen nicht bei jeder kleineren Entscheidung ein Zusammentreffen einberufen und sich das O.K. der Projektleitung einholen.

Variieren Sie den Ort des Meetings!

Denn: Sie müssen nicht immer in einem Konferenzraum oder Büro stattfinden. Variieren Sie den Besprechungsraum. Manchmal ist es hilfreich, den Ort des Meetings flexibel zu wählen. Sie können auch im Gehen oder Stehen zusammenkommen und die nächsten Maßnahmen des Projekts besprechen oder man trifft sich auf dem Campus des Unternehmens. Das steigert die Kreativität und die Effizienz.

Jedes Meeting sollten Sie schriftlich festhalten, das geht am besten mit einem (Ergebnis-)Protokoll. Sorgen Sie im Vorfeld dafür, dass beispielsweise eine Projektassistenz mitschreibt oder Redebeiträge festhält. Diese werden später kurz und prägnant zusammengefasst und an alle Teilnehmer der Besprechung versandt. Das Protokoll dient auch dazu, im Nachgang eine größere Gruppe über die Beschlüsse zu unterrichten.

Das Meeting kann wertvolle Arbeitszeit verschwenden. Sollen die Besprechungsrunden rasche Ergebnisse liefern, ist es wichtig, sie gut vorzubereiten und zu lenken. Effizienz ist das oberste Gebot, damit es nicht zum „Death by Meeting“ kommt.

Der Beitrag Praxistipps: Das Meeting vorbereiten erschien zuerst auf Projektassistenz-Blog.