Wir haben diese Sätze alle schon einmal bei einer Präsentation gehört: „Es freut mich sehr, dass Sie so zahlreich erschienen sind.“ oder „Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.“ Sie wirken abgedroschen und wenig authentisch. Gelungene Präsentationen sind kurz und prägnant. Sie kommen ohne Phrasen und Floskeln aus und vermitteln Wissen oder Botschaften kompakt und kurzweilig.
Wir unterscheiden zwischen zwei Arten von Präsentationen: Zum einen die Vermittlung von Wissen, das nach der Präsentation weiterhin abrufbar bleiben soll, zum Beispiel Vorlesungen, Produkterklärungen oder Konzeptvorstellungen. Zum anderen die Mitteilung einer Botschaft, einer Meinung, einer Aussage zu einem kontroversen Thema oder eines bestimmten Trends. Je nach Art der Präsentation gelten unterschiedliche Prinzipien.
| Aspekt | Wissensvermittlung | Botschaft/Meinung |
|---|---|---|
| Gesamtstruktur | Vorhanden, Ausprägung abhängig vom Thema. | Wenig bis keine Struktur notwendig. |
| Textanteil | Höher, je nach Erklärungsbedarf des Themas. | Gering, Botschaft muss verbal übermittelt werden. |
| Umfang | Je nach Thema über 20 Seiten. | Hoher Anteil an freier Rede, daher 10 bis 20 Seiten. |
| Handout | Die Präsentation kann als PDF-Dokument wie gezeigt verteilt werden. | Ziel muss sein, die Botschaft ohne Handout rüberzubringen. |
| Freie Rede/Improvisation | 20 bis 60 Prozent | 80 bis 100 Prozent |
Die inhaltliche Darstellung der Wissensvermittlung
- Geben Sie ihrem Publikum das, was es zunächst am meisten braucht: Führen Sie kurz in das Thema ein. Worum geht es? Warum ist dieses Thema für Ihre Kollegen und Ihr Projekt von Relevanz?
- Anschließend folgt ein kurzer Überblick über Ihren Inhalt, der Ihrem Publikum Orientierung gibt und auf den Sie eventuell während Ihrer Präsentation wieder zurückkommen. Setzen Sie auf Struktur und erleichtern Sie es Ihrem Publikum so, Ihnen zu folgen.
- Abschnittsüberschriften sind in Ordnung. Sie sind aber kein Muss – wichtiger ist die klare Navigation und ein roter Faden, der sich durch Ihre Präsentation zieht. Wichtig ist, dass die Kapitel durchnummeriert sind.
- Die Einleitung sollte das Thema genauer vorstellen und erklären. Gegebenenfalls werden hier die Methodik und die weitere Vorgehensweise erläutert. Wichtig für die Einleitung sind Ihre Kernthesen, die Sie mit der Präsentation dem Publikum vermitteln möchten. Sie müssen diese Thesen am Ende noch einmal aufgreifen und ihre Begründungen zusammenfassen.
- Im Hauptteil Ihrer Präsentation gehen Sie auf die wichtigsten Ergebnisse ein und setzen diese in Bezug zueinander. Idealerweise erläutern Sie damit auch schon Ihre Kernthesen.
- Der Schluss fasst die wichtigsten Ergebnisse zusammen. Dabei sollten Fakten mit Erkenntnissen logisch verknüpft werden. Das Ende kann zudem Zukunftsprognosen oder Handlungsempfehlungen beinhalten. Bieten Sie Ihrem Publikum diesen Service! Service heißt Bequemlichkeit für Ihre Zuhörer – und Sie werden einfach besser in Erinnerung bleiben.
- Bereiten Sie sich gezielt emotional vor. Die Art und Weise, wie der Vortrag konzipiert und gehalten wird, entscheidet letztendlich über das Gesamturteil. Sie können noch so gute Inhalte haben – wenn das „Wie“ nicht stimmt, wird es sicher keine großartige Präsentation oder Rede. Wie schaffe ich es, mein Publikum durch Kreativität zu begeistern? Begeistern Sie ihre Zuhörer und versetzen Sie sie ins Staunen!
Die optische Darstellung der Wissensvermittlung
- Arbeiten Sie mit Stichpunkten, die den Sinngehalt zusammenfassen.
- Keine ausformulierten (Schachtel-)Sätze, die obendrein nur abgelesen werden. Sprechen Sie immer zu Ihrem Publikum.
- Als Ausnahmen zugelassen sind Thesen sowie Zitate, beispielsweise Definitionen, griffige Aussagen oder Auszüge aus Gesetzestexten.
- Bilder und Grafiken dienen zur Illustration von Aussagen, manchmal auch um Aufmerksamkeit zu erzeugen.
- Auch Tabellen und Schaubilder eher sparsam einsetzen – dabei Übersichtlichkeit wahren.
- Grundsätzlich gilt: weniger ist mehr! Arbeiten Sie mit zwei nüchternen, gut lesbaren Typographien (z.B. Helvetica, Calibri oder Georgia) und zwei Farben. Verzichten Sie auf übermäßige Gestaltungselemente, die ihre Präsentation überfrachten. Wilde Farben und verschiedene Schriftarten sind genauso störend, wie die Folien bis zur Unleserlichkeit vollzuschreiben.
- Entweder fetten oder unterstreichen, beides auf einer Folie sieht nicht professionell aus. Mit kursiv gesetzten Schriftzügen sparsam umgehen. Auch die Größe ist entscheidend: Je nach Schriftart unterscheidet sie sich bei gleichzeitiger Verwendung.
- Video- und Audioclips sind als unterstützende Elemente möglich. Sie sollten aber nicht die Arbeit des Präsentierenden ersetzen. Deshalb: Setzen Sie diese Komponenten nur selektiv ein. Zudem sollten audiovisuelle Medien nur 10 Prozent der gesamten Präsentation einnehmen (30 Minuten Präsentation bedeutet max. drei Minuten Video).
- Und noch immer gilt die Grundregel: „Do not powerpoint your audience to death!“ Ihre Präsentation lebt von dem, was Sie sagen und Ihren Ausführungen. Eine Powerpoint-Präsentation dient immer nur zur Unterstützung des Gesagten oder als Orientierungshilfe für Ihr Publikum.
Die inhaltliche Darstellung einer Botschaft oder Meinung
- Sie benötigen keine starre Struktur wie bei der Wissensvermittlung. Dennoch müssen Sie dem Publikum Orientierung geben. Sei es durch strukturelle Stichpunkte oder Überschriften, auf die Sie im Laufe des Vortrages immer wieder zurückkommen; sei es durch (rhetorische) Fragen, mit denen Sie die früher gemachten Aussagen rekapitulieren und am Ende zusammenfassen.
- Da es sich eher um persönliche Meinungen, Aussagen oder Botschaften handelt, dürfen Sie provozieren, behaupten, infrage stellen. Sie müssen dann aber auflösen, sonst lassen Sie die Zuhörer mit ihrem Widerspruch oder ihren Fragen alleine und Ihre eigentliche Botschaft kommt nicht an.
- Auch hier ist weniger mehr. Das Wichtigste ist natürlich, dass Ihre Botschaft auch alle Zuschauer erreicht. Wenn Sie abschweifen, weil Sie unterhaltsam sein wollen, verfehlen Sie dieses Ziel! Finden Sie hier die richtige Balance. Manchmal müssen Sie Ihren geplanten Pfad verlassen und improvisieren. Das hängt von Ihrem Publikum ab und Sie müssen das erkennen.
Die optische Darstellung einer Botschaft oder Meinung
- Die Botschaft oder Aussage, wichtige Fragen, Behauptungen, Provokationen usw. mit maximal sieben Wörtern auf eine Seite bringen und wirken lassen.
- Viel mit Bildern, Grafiken, Illustrationen, Portraits arbeiten, um Assoziationen zu Ihrem Thema zu erzeugen. Sie können sicher sein, dass Ihre Zuschauer sich an Ihre Botschaft erinnern werden.
- Die Präsentation in ihrer Abfolge von Seiten darf Sie auf keinen Fall in Ihrer Kreativität und in Ihrer Improvisation stören. Die Begriffe oder sehr kurzen Sätze dienen lediglich für Sie als Impulsgeber.
- Arbeiten Sie ruhig mit Humor, bringen Sie Ihr Publikum zum Lachen, nehmen Sie sich selbst auf den Arm. Sie sorgen somit dafür, dass Ihr Vortrag hängen bleibt.
Die Präsentation ist ein äußerst effektives Mittel, um Ihre Ergebnisse, Ihre Arbeit, sich selbst oder auch Ihre Meinung darzustellen – wenn Sie entsprechende Regeln beachten.
