Der Beitrag 42 typische Aufgaben eines Projektleiters  erschien zuerst auf Projektassistenz-Blog.

Der Beitrag Projektmanagement im Dienst der Gemeinschaft erschien zuerst auf Projektassistenz-Blog.

Projektassistenzen sind das Bindeglied zwischen dem Projektmanager und seinem Team. Sie tragen in dieser Funktion wesentlich zum Projekterfolg bei. Deshalb ist die Suche nach der passenden Projektassistenz schwierig und will gut überlegt sein. Denn in Zeiten von hohem Wettbewerbsdruck gewinnt das Projektgeschäft an wirtschaftlicher Relevanz.

Ob aus dem eigenen Unternehmen oder von externer Stelle hinzugezogen: Bei guter Qualifikation ist die Projektassistenz eine wichtige Entlastung für die Projektleitung. Durch diese Unterstützung kann sich das Team auf die Projektarbeit und die Projektleitung auf seine Aufgaben als Führungskraft konzentrieren.

Auf welche Qualifikationen Auftraggeber achten müssen

Doch welche Qualifikationen sind gefragt? Projektassistenzen sind in ein spezifisches Projekt involviert. Je nach Organisationsform arbeiten sie auch für mehrere Projekte gleichzeitig. Sie bilden in jedem Fall die Schnittstelle zwischen Projektleitung und Team. Sie behalten den Überblick. Bei ihr laufen die verschiedenen Aufgaben und Zuständigkeiten des Projekts zusammen und werden von ihr koordiniert.

Häufig finden sich Anforderungen wie Branchenerfahrung oder entsprechendes Wissen in Stellenausschreibungen. Diese Anforderungen können Sie im Vergleich zu den nun folgenden beschriebenen Kompetenzen getrost vernachlässigen. Natürlich kann es nicht schaden, wenn die Assistenz sich in der jeweiligen Branche auskennt. Das ist aber nur ein positiver Nebeneffekt, keinesfalls ist es ein KO-Kriterium.

Organisationstalente gesucht

Als Auftraggeber sollten Sie unbedingt auf die Organisationsfähigkeiten Ihrer zukünftigen Projektassistenz achten. Als rechte Hand der Projektleitung fallen ihr vor allem administrative und operative Aufgaben zu.

Eine strukturierte Arbeitsweise, vorausschauendes Handeln und eine schnelle Auffassungsgabe sind die wichtigsten Fähigkeiten, die gefragt sind. Welche spezifischen Anforderungen darüber hinaus unerlässlich sind, erfahren Sie in unserem Praxistipp „Von Projektassistenzen für Projektassistenzen“.

Die Suche nach der richtigen Projektassistenz kann langwierig sein. © Daniil Peshkov – Dreamstime.com

Kommunikation ist alles

Wie überall im Berufsleben geht nichts ohne Kommunikation. Was sich einfach anhört, stellt viele Projekte vor Probleme: Umständliche Kommunikationswege und der damit verbundene träge Informationstransfer bis hin zu Informationsverlust und Missverständnissen können den Projekterfolg bereits früh gefährden. Die Projektassistenz muss dem aktiv entgegenwirken. Dies ist eine weitere wichtige Kompetenz, auf die ein Auftraggeber achten sollte.

Als erste Anlaufstelle für die Anliegen des Teams ist die Assistenz des Projekts dafür da, Anfragen anzunehmen und diese nach Priorität zu filtern. Was kann selbstständig erledigt werden? Welche Entscheidung muss die Projektleitung treffen? Dazu braucht es neben dem bereits erwähnten Organisationstalent – um den notwendigen Überblick zu behalten – auch den ständigen Austausch mit dem Projektteam. So werden Informationen und Entscheidungen in die richtigen Kanäle weitergeleitet. Dies erfordert seitens der Projektleitung aber auch einen entsprechenden Führungsstil, der Vertrauen voraussetzt.

Die Projektassistenz als Gatekeeper

Durch die Filterung von Informationen und Anliegen kommt der Projektassistenz die Funktion als Gatekeeper zu. Nur durch ausgeprägte Kommunikationsstärke kann diese Aufgabe wahrgenommen werden. Sie verschafft dadurch dringenden Anliegen schneller Zugang zu den richtigen Stellen und sorgt wiederum auch dafür, dass es zu zeitnahen Beschlüssen und Entscheidungen kommt.

Um diese Entscheidungen zu treffen, braucht es umfangreiche Erfahrung – sowohl auf Seiten der Projektassistenz als auch des Projektmanagements. Vertrauen spielt eine ebenso wichtige Rolle. Projektleitung und Projektassistenz agieren als eingespieltes und eng aufeinander abgestimmtes Team. IT-Projektleiter Klaus Hillen beschreibt in seinem Interview für uns, dass der Best Case der sei, bei dem die „Projektmitarbeiter noch nicht einmal unterscheiden, wer Projektleitung oder Projektassistenz ist.“

Als Auftraggeber sollte man daher auf vorhandene Erfahrungsberichte oder Experten zurückgreifen, die die Fähigkeiten der Projektassistenz mit den Anforderungen Ihres Projekts und den Wünschen des Projektmanagements in Einklang bringen.

Auf zwischenmenschliche Beziehungen achten

Die Projektassistenz ist Schnittstelle zwischen Projektmanagement und -team. Sie steht eng mit allen intern involvierten Parteien im Austausch. Was folgt daraus für Ihre Suche? Soziale und persönliche Kompetenzen sind unerlässlich.

Die Projektleitung stellt ein arbeitsfähiges Team zusammen, in dem alle benötigten Fähigkeiten versammelt sind. Die Projektassistenz sorgt dafür, dass dieses Team auch reibungslos miteinander arbeitet und alle Rädchen ineinandergreifen.

Das Kennenlernen, Kick-Off-Events oder gemeinsame Abschlussfeiern zum Ende des Projekts fallen dabei ebenso in den Aufgabenbereich, wie mögliche Moderation bei kleineren Konflikten, die nicht direkt an die Projektleitung herangetragen werden müssen. Belastbarkeit, Selbstbewusstsein und Einfühlungsvermögen sind die Fähigkeiten, nach denen Sie in diesem Zusammenhang suchen müssen.

Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Sozialkompetenz: Ihre Projektassistenz sollte alle diese Fähigkeiten mitbringen, um Sie im Projektmanagement zu unterstützen. Im Idealfall verläuft das Projekt dann so reibungslos, dass kleinere Entscheidungen schon im besten Sinne des Projekts getroffen werden, bevor diese überhaupt an Sie herangetragen werden. So können Sie sich um die großen Linien des Projekts kümmern – und diese erfolgreich umsetzen.

Der Beitrag Die Projektassistenz: was Auftraggeber beachten müssen erschien zuerst auf Projektassistenz-Blog.

www.intelliExperts.de – „Nutzbarmachung von Informationen zur weiteren Verwendung“ – so beschreibt Wikipedia den Begriff Dokumentation. In der Projektdokumentation kommt es genau darauf an. Wie dokumentiere ich das Wissen und die Informationen, die während eines Projekts anfallen so, dass ich und andere auch in Zukunft davon profitieren können?

Wer Projekte erfolgreich durchführen will, der kommt um eine umfangreiche Projektdokumentation nicht herum. Gemäß DIN 69901 bedeutet dies eine „Zusammenstellung ausgewählter wesentlicher Informationen über Konfiguration, Organisation, Mitteleinsatz, Probleme und deren Lösungen, Risiken, Ablauf und erreichte Ziele des Projektes.“ Sie stellen also die wichtigsten Dokumente, die während ihres Projekts anfallen, zusammen, um so eine gut strukturierte und aussagekräftige Sammlung von Unterlagen zu schaffen. Anhand dieser können Sie das Projekt nachvollziehen.

Das klingt zunächst einmal nach viel Arbeit. Involvierte Projektparteien müssen gewissenhaft und regelmäßig ihre Dokumente aufbewahren, ordnen und nach einem bestimmten Schema ablegen. Doch der Aufwand lohnt sich. Denn dokumentierte Prozesse helfen den Projektteams zukünftig dabei, ähnliche Situationen zu meistern.

Projektdokumentation im Vorfeld planen

Wie gehen Sie vor? Klären Sie die Grundlage Ihrer Dokumentation im Vorfeld des Projekts. Zunächst sollten Sie daher folgende Fragen beantworten, damit es im Nachhinein nicht zu Unstimmigkeiten kommt:

• Nach welcher Struktur sollen die Unterlagen dokumentiert werden?
• Wer ist für die Dokumentation verantwortlich?
• Wo werden die Dokumente abgelegt?
• Wer hat Zugriffsrechte?
• Wie lange müssen die Dokumente aufbewahrt werden?
• Was passiert nach Projektabschluss mit den Dokumenten?

Arbeiten Sie zunächst einmal diesen Fragenkatalog ab. Nun gilt es, das Projektteam für die Notwendigkeit der Projektdokumentation zu sensibilisieren und Verständnis dafür zu schaffen, warum gerade Dokument X aus jener E-Mail oder eine bestimmte Folie aus einer PowerPoint-Präsentation es wert sind, dokumentiert zu werden.

Gute Dokumentation trägt zum Projekterfolg bei

Es ist wichtig, dass Sie das Projekt über alle seine Phasen hinweg dokumentieren. Achten Sie auf Ihren Projektplan, der Hilfe und Orientierung bietet. So können Sie im Nachgang Schritt für Schritt feststellen, wo es zu Problemen kam oder welche Leistungen noch ausstehen. Informationen finden, Rechtssicherheit schaffen, Entscheidungen nachvollziehen und Missverständnisse vermeiden: All dies erreichen Sie mit einer guten Dokumentation Ihrer Unterlagen.

Ein weiterer wichtiger Punkt: Stoßen neue Mitarbeiter während eines laufenden Projekts zu Ihrem Team, kann die Einarbeitungsphase wesentlich effizienter und kürzer gestaltet sein, wenn es eine umfangreiche Dokumentation des Projektverlaufes und des Status Quo gibt.

Was müssen Sie dokumentieren?

Die Projektdokumentation umfasst alle projektbezogenen Dokumente und Korrespondenzen. Dazu gehören unter anderem:

• Auftragsdokumente
• Verträge
• Projektberichte
• Dokumente zum Risikomanagement
• Dokumente zur Qualitätssicherung
• Projektorganisation
• Projektbudget
• Projektpläne
• Entscheidungsvorlagen
• Entscheidungen des Lenkungsausschusses
• Protokolle aus Meetings
• Ergebnisdokumente

Dabei stellt sich vielen die Frage: Wie viel Dokumentation ist wirklich sinnvoll? Das hängt natürlich immer von Branche, Unternehmensgröße, Umfang und Art des Projekts etc. ab. Wer große Projekte durchführt, die mehrere Abteilungen, Partner, Lieferanten und Kunden miteinbeziehen, der wird auch umfangreicher dokumentieren. Grundsätzlich lässt sich deshalb sagen, dass alle Projekte, die den Projektverlauf wiedergeben, aufbewahrt werden sollten – unabhängig von der Projektgröße. So spielt die Dokumentation ihre Stärken aus.

Wesentliche Einflussfaktoren dokumentieren

Jedoch müssen Sie Faktoren, die das Projekt wesentlich beeinflussen, immer dokumentieren. Dafür ist die Projektleitung verantwortlich. Sie bestimmt Aufwand und Ablauf der Dokumentation. Die Projektassistenz hilft dabei, die richtigen Strukturen für die Ablage der Dokumente zu etablieren. Sie hält den Verantwortlichen den Rücken frei, sodass alle wichtigen Unterlagen ihren Weg an den richtigen Platz finden und in keinem Fall verloren gehen.

Es gibt die Möglichkeit, die Dokumente nach ihrer Art zu strukturieren. Zum einen sind dies die Unterlagen, die zum Produkt und Ergebnis beitragen. Damit sind die Beschreibung des Ergebnisses, Stücklisten, Konstruktionspläne, Arbeitsabläufe und Prüfprotokolle gemeint. Dann gibt es die Unterlagen, die man zum Projektablauf zählen kann. Hierzu gehören: Meeting-Protokolle, Planungsunterlagen, Entscheidungen und Projekttagebücher.

Wie müssen Sie dokumentieren?

Die Aufbewahrung erfolgt in der Regel elektronisch. Verständliche und verbindliche Ordnerstrukturen sowie eine Namenskonvention sind wichtige Voraussetzung für eine effektive und nachhaltige Projektdokumentation. Softwarelösungen sind in diesem Zusammenhang unentbehrlich geworden. Projekte nebenbei per Hand zu dokumentieren ist eigentlich nicht mehr zu schaffen, denn sie nehmen schnell an Umfang und Komplexität zu. Dann müssen Sie mit Qualitäts- und Informationseinbußen in Ihrer Dokumentation rechnen.

Projektmanagement-Software setzt hier an: Die Erfassung aller Dokumente ist einfach, der Nutzen für das Team enorm. Dateianhänge aus E-Mails verschieben sich automatisch  an die entsprechenden Stellen, Termine aktualisieren sich automatisch und Mitarbeiter können gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Das sorgt für Transparenz – und alle Projektarbeiter können sich auf das Wichtigste konzentrieren: Den Erfolg des Projekts.

Achten Sie auf konsequente Projektdokumentation

Stellen Sie von Anfang an die konsequente Umsetzung der Dokumentationsvorgaben sicher. Erfahrungsgemäß dokumentiert niemand gerne. Viele sagen oder denken: „Dokumentation ist eine unnütze und nervige Arbeit, die keinen Spaß macht und viel Zeit kostet“. Überzeugen Sie die Projektmitarbeiter von der Notwendigkeit und dem Nutzen einer professionellen Projektdokumentation nach der Devise: so viel wie nötig, so wenig wie möglich.

Informationen aufbereiten und nutzbar machen: Darauf kommt es in der Projektdokumentation an. Sie entscheiden, welche Informationen für den Projektverlauf wesentlich sind – und dokumentieren sie gewissenhaft und nach einem klar erkennbaren Muster. Das hilft nicht nur dabei, das eigene Projekt in Gänze zu durchdringen. Auch für die Zukunft können Sie auf dieses strukturierte Wissen zugreifen.

Kennen Sie schon unsere Webseite www.intelliExperts.de? Schauen Sie doch mal vorbei!

Der Beitrag Praxistipps: Darauf kommt es bei der Projektdokumentation an erschien zuerst auf Projektassistenz-Blog.