„Nutzbarmachung von Informationen zur weiteren Verwendung“ – so beschreibt Wikipedia den Begriff Dokumentation. In der Projektdokumentation kommt es genau darauf an. Wie dokumentiere ich das Wissen und die Informationen, die während eines Projekts anfallen so, dass ich und andere auch in Zukunft davon profitieren können?

Wer Projekte erfolgreich durchführen will, der kommt um eine umfangreiche Projektdokumentation nicht herum. Gemäß DIN 69901 bedeutet dies eine „Zusammenstellung ausgewählter wesentlicher Informationen über Konfiguration, Organisation, Mitteleinsatz, Probleme und deren Lösungen, Risiken, Ablauf und erreichte Ziele des Projektes.“ Sie stellen also die wichtigsten Dokumente, die während ihres Projekts anfallen, zusammen, um so eine gut strukturierte und aussagekräftige Sammlung von Unterlagen zu schaffen. Anhand dieser können Sie das Projekt nachvollziehen.

Das klingt zunächst einmal nach viel Arbeit. Involvierte Projektparteien müssen gewissenhaft und regelmäßig ihre Dokumente aufbewahren, ordnen und nach einem bestimmten Schema ablegen. Doch der Aufwand lohnt sich. Denn dokumentierte Prozesse helfen den Projektteams zukünftig dabei, ähnliche Situationen zu meistern.

Projektdokumentation im Vorfeld planen

Wie gehen Sie vor? Klären Sie die Grundlage Ihrer Dokumentation im Vorfeld des Projekts. Zunächst sollten Sie daher folgende Fragen beantworten, damit es im Nachhinein nicht zu Unstimmigkeiten kommt:

  • Nach welcher Struktur sollen die Unterlagen dokumentiert werden?
  • Wer ist für die Dokumentation verantwortlich?
  • Wo werden die Dokumente abgelegt?
  • Wer hat Zugriffsrechte?
  • Wie lange müssen die Dokumente aufbewahrt werden?
  • Was passiert nach Projektabschluss mit den Dokumenten?

Arbeiten Sie zunächst einmal diesen Fragenkatalog ab. Nun gilt es, das Projektteam für die Notwendigkeit der Projektdokumentation zu sensibilisieren und Verständnis dafür zu schaffen, warum gerade Dokument X aus jener E-Mail oder eine bestimmte Folie aus einer PowerPoint-Präsentation es wert sind, dokumentiert zu werden.

Gute Dokumentation trägt zum Projekterfolg bei

Es ist wichtig, dass Sie das Projekt über alle seine Phasen hinweg dokumentieren. Achten Sie auf Ihren Projektplan, der Hilfe und Orientierung bietet. So können Sie im Nachgang Schritt für Schritt feststellen, wo es zu Problemen kam oder welche Leistungen noch ausstehen. Informationen finden, Rechtssicherheit schaffen, Entscheidungen nachvollziehen und Missverständnisse vermeiden: All dies erreichen Sie mit einer guten Dokumentation Ihrer Unterlagen.

Ein weiterer wichtiger Punkt: Stoßen neue Mitarbeiter während eines laufenden Projekts zu Ihrem Team, kann die Einarbeitungsphase wesentlich effizienter und kürzer gestaltet sein, wenn es eine umfangreiche Dokumentation des Projektverlaufes und des Status Quo gibt.

Was müssen Sie dokumentieren?

Die Projektdokumentation umfasst alle projektbezogenen Dokumente und Korrespondenzen. Dazu gehören unter anderem:

Dabei stellt sich vielen die Frage: Wie viel Dokumentation ist wirklich sinnvoll? Das hängt natürlich immer von Branche, Unternehmensgröße, Umfang und Art des Projekts etc. ab. Wer große Projekte durchführt, die mehrere Abteilungen, Partner, Lieferanten und Kunden miteinbeziehen, der wird auch umfangreicher dokumentieren. Grundsätzlich lässt sich deshalb sagen, dass alle Projekte, die den Projektverlauf wiedergeben, aufbewahrt werden sollten – unabhängig von der Projektgröße. So spielt die Dokumentation ihre Stärken aus.

Wesentliche Einflussfaktoren dokumentieren

Jedoch müssen Sie Faktoren, die das Projekt wesentlich beeinflussen, immer dokumentieren. Dafür ist die Projektleitung verantwortlich. Sie bestimmt Aufwand und Ablauf der Dokumentation. Die Projektassistenz hilft dabei, die richtigen Strukturen für die Ablage der Dokumente zu etablieren. Sie hält den Verantwortlichen den Rücken frei, sodass alle wichtigen Unterlagen ihren Weg an den richtigen Platz finden und in keinem Fall verloren gehen.

Es gibt die Möglichkeit, die Dokumente nach ihrer Art zu strukturieren. Zum einen sind dies die Unterlagen, die zum Produkt und Ergebnis beitragen. Damit sind die Beschreibung des Ergebnisses, Stücklisten, Konstruktionspläne, Arbeitsabläufe und Prüfprotokolle gemeint. Dann gibt es die Unterlagen, die man zum Projektablauf zählen kann. Hierzu gehören: Meeting-Protokolle, Planungsunterlagen, Entscheidungen und Projekttagebücher.

Wie müssen Sie dokumentieren?

Die Aufbewahrung erfolgt in der Regel elektronisch. Verständliche und verbindliche Ordnerstrukturen sowie eine Namenskonvention sind wichtige Voraussetzung für eine effektive und nachhaltige Projektdokumentation. Softwarelösungen sind in diesem Zusammenhang unentbehrlich geworden. Projekte nebenbei per Hand zu dokumentieren ist eigentlich nicht mehr zu schaffen, denn sie nehmen schnell an Umfang und Komplexität zu. Dann müssen Sie mit Qualitäts- und Informationseinbußen in Ihrer Dokumentation rechnen.

Projektmanagement-Software setzt hier an: Die Erfassung aller Dokumente ist einfach, der Nutzen für das Team enorm. Dateianhänge aus E-Mails verschieben sich automatisch  an die entsprechenden Stellen, Termine aktualisieren sich automatisch und Mitarbeiter können gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Das sorgt für Transparenz – und alle Projektarbeiter können sich auf das Wichtigste konzentrieren: Den Erfolg des Projekts.

Achten Sie auf konsequente Projektdokumentation

Stellen Sie von Anfang an die konsequente Umsetzung der Dokumentationsvorgaben sicher. Erfahrungsgemäß dokumentiert niemand gerne. Viele sagen oder denken: „Dokumentation ist eine unnütze und nervige Arbeit, die keinen Spaß macht und viel Zeit kostet“. Überzeugen Sie die Projektmitarbeiter von der Notwendigkeit und dem Nutzen einer professionellen Projektdokumentation nach der Devise: so viel wie nötig, so wenig wie möglich.

Informationen aufbereiten und nutzbar machen: Darauf kommt es in der Projektdokumentation an. Sie entscheiden, welche Informationen für den Projektverlauf wesentlich sind – und dokumentieren sie gewissenhaft und nach einem klar erkennbaren Muster. Das hilft nicht nur dabei, das eigene Projekt in Gänze zu durchdringen. Auch für die Zukunft können Sie auf dieses strukturierte Wissen zugreifen.