Projektassistenzen sind das Bindeglied zwischen dem Projektmanager und seinem Team. Sie tragen in dieser Funktion wesentlich zum Projekterfolg bei. Deshalb ist die Suche nach der passenden Projektassistenz schwierig und will gut überlegt sein. Denn in Zeiten von hohem Wettbewerbsdruck gewinnt das Projektgeschäft an wirtschaftlicher Relevanz.

Ob aus dem eigenen Unternehmen oder von externer Stelle hinzugezogen: Bei guter Qualifikation ist die Projektassistenz eine wichtige Entlastung für die Projektleitung. Durch diese Unterstützung kann sich das Team auf die Projektarbeit und die Projektleitung auf seine Aufgaben als Führungskraft konzentrieren.

Auf welche Qualifikationen Auftraggeber achten müssen

Doch welche Qualifikationen sind gefragt? Projektassistenzen sind in ein spezifisches Projekt involviert. Je nach Organisationsform arbeiten sie auch für mehrere Projekte gleichzeitig. Sie bilden in jedem Fall die Schnittstelle zwischen Projektleitung und Team. Sie behalten den Überblick. Bei ihr laufen die verschiedenen Aufgaben und Zuständigkeiten des Projekts zusammen und werden von ihr koordiniert.

Häufig finden sich Anforderungen wie Branchenerfahrung oder entsprechendes Wissen in Stellenausschreibungen. Diese Anforderungen können Sie im Vergleich zu den nun folgenden beschriebenen Kompetenzen getrost vernachlässigen. Natürlich kann es nicht schaden, wenn die Assistenz sich in der jeweiligen Branche auskennt. Das ist aber nur ein positiver Nebeneffekt, keinesfalls ist es ein KO-Kriterium.

Organisationstalente gesucht

Als Auftraggeber sollten Sie unbedingt auf die Organisationsfähigkeiten Ihrer zukünftigen Projektassistenz achten. Als rechte Hand der Projektleitung fallen ihr vor allem administrative und operative Aufgaben zu.

Eine strukturierte Arbeitsweise, vorausschauendes Handeln und eine schnelle Auffassungsgabe sind die wichtigsten Fähigkeiten, die gefragt sind. Welche spezifischen Anforderungen darüber hinaus unerlässlich sind, erfahren Sie in unserem Praxistipp „Von Projektassistenzen für Projektassistenzen“.

Die Suche nach der richtigen Projektassistenz kann langwierig sein. © Daniil Peshkov – Dreamstime.com

Kommunikation ist alles

Wie überall im Berufsleben geht nichts ohne Kommunikation. Was sich einfach anhört, stellt viele Projekte vor Probleme: Umständliche Kommunikationswege und der damit verbundene träge Informationstransfer bis hin zu Informationsverlust und Missverständnissen können den Projekterfolg bereits früh gefährden. Die Projektassistenz muss dem aktiv entgegenwirken. Dies ist eine weitere wichtige Kompetenz, auf die ein Auftraggeber achten sollte.

Als erste Anlaufstelle für die Anliegen des Teams ist die Assistenz des Projekts dafür da, Anfragen anzunehmen und diese nach Priorität zu filtern. Was kann selbstständig erledigt werden? Welche Entscheidung muss die Projektleitung treffen? Dazu braucht es neben dem bereits erwähnten Organisationstalent – um den notwendigen Überblick zu behalten – auch den ständigen Austausch mit dem Projektteam. So werden Informationen und Entscheidungen in die richtigen Kanäle weitergeleitet. Dies erfordert seitens der Projektleitung aber auch einen entsprechenden Führungsstil, der Vertrauen voraussetzt.

Die Projektassistenz als Gatekeeper

Durch die Filterung von Informationen und Anliegen kommt der Projektassistenz die Funktion als Gatekeeper zu. Nur durch ausgeprägte Kommunikationsstärke kann diese Aufgabe wahrgenommen werden. Sie verschafft dadurch dringenden Anliegen schneller Zugang zu den richtigen Stellen und sorgt wiederum auch dafür, dass es zu zeitnahen Beschlüssen und Entscheidungen kommt.

Um diese Entscheidungen zu treffen, braucht es umfangreiche Erfahrung – sowohl auf Seiten der Projektassistenz als auch des Projektmanagements. Vertrauen spielt eine ebenso wichtige Rolle. Projektleitung und Projektassistenz agieren als eingespieltes und eng aufeinander abgestimmtes Team. IT-Projektleiter Klaus Hillen beschreibt in seinem Interview für uns, dass der Best Case der sei, bei dem die „Projektmitarbeiter noch nicht einmal unterscheiden, wer Projektleitung oder Projektassistenz ist.“

Als Auftraggeber sollte man daher auf vorhandene Erfahrungsberichte oder Experten zurückgreifen, die die Fähigkeiten der Projektassistenz mit den Anforderungen Ihres Projekts und den Wünschen des Projektmanagements in Einklang bringen.

Auf zwischenmenschliche Beziehungen achten

Die Projektassistenz ist Schnittstelle zwischen Projektmanagement und -team. Sie steht eng mit allen intern involvierten Parteien im Austausch. Was folgt daraus für Ihre Suche? Soziale und persönliche Kompetenzen sind unerlässlich.

Die Projektleitung stellt ein arbeitsfähiges Team zusammen, in dem alle benötigten Fähigkeiten versammelt sind. Die Projektassistenz sorgt dafür, dass dieses Team auch reibungslos miteinander arbeitet und alle Rädchen ineinandergreifen.

Das Kennenlernen, Kick-Off-Events oder gemeinsame Abschlussfeiern zum Ende des Projekts fallen dabei ebenso in den Aufgabenbereich, wie mögliche Moderation bei kleineren Konflikten, die nicht direkt an die Projektleitung herangetragen werden müssen. Belastbarkeit, Selbstbewusstsein und Einfühlungsvermögen sind die Fähigkeiten, nach denen Sie in diesem Zusammenhang suchen müssen.

Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Sozialkompetenz: Ihre Projektassistenz sollte alle diese Fähigkeiten mitbringen, um Sie im Projektmanagement zu unterstützen. Im Idealfall verläuft das Projekt dann so reibungslos, dass kleinere Entscheidungen schon im besten Sinne des Projekts getroffen werden, bevor diese überhaupt an Sie herangetragen werden. So können Sie sich um die großen Linien des Projekts kümmern – und diese erfolgreich umsetzen.

Der Beitrag Die Projektassistenz: was Auftraggeber beachten müssen erschien zuerst auf Projektassistenz-Blog.