www.intelliExperts.de – Welche Arten von Stress gibt es und wohin wird die eigene Fähigkeit zur kritischen Selbstbefragung dabei verschoben? Woher weiß man eigentlich, dass man sich weiterentwickelt hat? Diese und weitere Fragen klären wir für Sie im neuen Blogbeitrag!

Der Beruf des Projektmanagers birgt viele Herausforderungen. Man muss mit den unterschiedlichsten Menschen täglich kommunizieren, organisatorisches Geschick und eine hohe Stressresilienz aufweisen. Die Persönlichkeit des Projektmanagers muss daher facettenreich sein. Eine Entwicklung dieser Persönlichkeit findet größtenteils innerhalb des Projektes und der zu bewältigenden Herausforderungen statt.

Damit
die Entwicklung langfristig positiv ist, braucht es die notwendigen Voraussetzungen.

Woher
weiß man, dass man sich weiterentwickelt hat? Durch Rückmeldung von anderen
Menschen und durch die eigene Reflektion über Fähigkeiten und Fertigkeiten.

In
diesem Blogbeitrag betrachten wir, wie sich die Persönlichkeit unter dem
Einfluss von Stressfaktoren positiv entwickeln kann. Sie stellen einen von
vielen Prüfsteinen dar, an dem sich die Persönlichkeit messen muss und sich weiterentwickeln
kann.

Jeder
kann sich im Alltag gut verhalten und sein Verhalten kritisch hinterfragen.
Schwierig wird es, wenn eine Stresssituation entsteht. Welche Arten von Stress
gibt es und wohin wird die eigene Fähigkeit zur kritischen Selbstbefragung dabei
verschoben?

Dazu
betrachten wir eine 2018 erschienene Studie, die sich mit Projektmanagern und
Stressfaktoren am Projektende beschäftigt.

Die
Studie bezieht sich zwar nur auf die Endphase des Projektes, aber die
Verhaltensmuster können natürlich auch zu jedem anderen Zeitpunkt im Projekt
eintreten. Die Gedanken, Gefühle und das Verhalten auf Stress sind nämlich
keinem Zeitplan unterworfen, sondern tauchen ebenso spontan auf wie der Stress.

Unser
Vorhaben in diesem Blogbeitrag: Wir drehen in diesem Beitrag die Stressfaktoren
der Studie um und machen sie zu den Dingen, die sie unbedingt beachten müssen
bei der Entwicklung ihrer Persönlichkeit als Projektmanager. Nicht nur im Sinne
der Resilienz gegen Stressfaktoren, sondern auch, um ganzheitlich als Mensch zu
wachsen.

Zuerst
stellen wir Ihnen die Studie vor und gehen auf die unterschiedlichen
Stressfaktoren ein. Darauf folgt die Darstellung von Entwicklungsmöglichkeiten.
Dabei wird die Eigenbefragung eine wichtige Rolle spielen. Abschließend verweisen
wir auf die Notwendigkeit des Gesprächs mit Dritten.

Die Studie

“Contribution of project managers’ capability to project ending performance under stressful conditions” in: European Management Journal 37(2) , April 2018.

Die Studie
untersucht Stressfaktorenauswirkung auf Psyche, Physis und Verhalten in der
Projektabschlussphase. Befragt wurden hierfür 245 Projekt- und
Organisationsmanager, die an der Project Management Institute Annual Conference
(PMI, China) 2016 in Beijing teilnahmen.

Die Studie ist relevant, weil sie in ihrer Schlussfolgerung auf die Wissensaufnahme unter Stress eingeht. Ist der Stresslevel in der Projektabschlussphase besonders hoch, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass erlangtes Wissen im Projekt weniger gewissenhaft rekapituliert, dokumentiert und neu adaptiert wird. Wir haben über diesen Punkt bereits in unserem Beitrag zum Post-Implementation-Review geschrieben.

Das hat zur
Folge, dass Wissen nicht in dem Maße akkumuliert wird wie es sollte, um einen
signifikanten Lernprozess zu gewährleisten. Dieses Wissen ist jedoch essentiell
für die persönliche Entwicklung und nebenbei auch für die Entwicklung des
Unternehmens, indem das Projekt stattfand.

Verhältnis von Stressfaktoren und Stress

Stressfaktoren beeinflussen die Leistung durch persönliche Stressreaktionen. Stress ist die Reaktion auf tatsächliche Stressfaktoren und wird als spezielle Interaktion von Mensch und Umwelt betrachtet. Überschreitet das Stressfaktorniveau die persönlichen Grenzen, tauchen Stressreaktionen auf, die psychischer (Angst, Depression, Aggression), körperlicher (Bluthochdruck, gesteigerte Atemfrequenz) und verhaltensspezifischer Art (fehlende Aufmerksamkeit, langsame Reaktion) sein können.

Die
Studie untersucht sechs Stressfaktoren in der Projektabschlussphase. Sie werden
in die folgenden beiden Kategorien eingeteilt:

1. Stressfaktoren mit Bezug auf
Arbeitsinhalte (Work content-related stressors):

job
demands – Qualitätsansprüche, Zeitansprüche, Schwierigkeitsgrad.

skill
discretion – Erlernen neuer Fähigkeiten, Wiederholungen, Unterschiedliche
Arbeitsaufgaben.

decision
authority –  viel oder wenig
Entscheidungsfreiheit.

2. Stressfaktoren mit Bezug auf persönliches
Wohlergehen (Well-being-related stressors):

job insecurity – Unsicherheit
in Bezug auf: neue Projektzuteilung; Wohlbefinden in neuem Projekt;
Anwendungsmöglichkeit der eigenen Fähigkeiten in neuem Projekt.

job readjustment – Position,
Einfluss, Umgebung, Regulierungen, Kultur und zwischenmenschliche Beziehungen
wechseln.

family support – Ortswechsel
und dessen Einfluss auf Familie und Freunde.

Mit dieser Auswahl haben
sich die Forscher auf die Hauptstressfaktoren festgelegt. Es steht auch für die
Forschergruppe der Studie außer Frage, dass es hierbei noch wesentlich mehr
Faktoren gibt.

Umkehrung der Stressfaktoren

Wir
hatten zu Beginn des Blogbeitrages angekündigt, die Stressfaktoren der Studie in
konkrete Handlungen zu ihrer Abschwächung oder Beseitigung umzukehren.

Im Folgenden schauen wir uns die Stressfaktoren mit Bezug auf Arbeitsinhalte an. Die Bezeichnung „Arbeitsinhalte“ beinhalten dabei nicht nur Vorgaben, die sie durch ihr Mandat im Projekt einhalten sollen. Er beschreibt auch die Frequenz der wiederkehrenden Tätigkeiten sowie deren Schwierigkeitsgrad.

Qualitätsansprüche an die Arbeit, Wiederholung, Schwierigkeitsgrad. Hohe Qualitätsansprüche an die Arbeit können nur eingehalten werden, wenn der Projektmanager bereits über substantielle Erfahrung in seinem Beruf verfügt. Diese Erfahrung ermöglichen es ihm nämlich, Routinearbeiten schnell zu erledigen und mehr Zeit für schwierige Aufgaben zu haben. Hat er diese Erfahrung nicht oder nur teilweise, muss er mehr mit Fachleuten kommunizieren und sich die Qualitätsansprüche an die Arbeit von jenen detailliert erläutern lassen. In jedem Fall benötigt er Informationen darüber, was als „hohe“ Qualität der Arbeit im jeweiligen Unternehmen gilt. Dies kann er durch die notwendige Kommunikation mit den zuständigen Mitarbeitern frühzeitig in Erfahrung bringen und so Überraschungen in Stresssituationen zuvorkommen.   

Was den Schwierigkeitsgrad der Arbeiten angeht, so kann mit einem Team gemeinsam nach Lösungen zur Vereinfachung gesucht werden. Hier gilt es, sich einzugestehen, wenn Aufgaben zu schwierig für einen allein sind oder gegebenenfalls das eigene Skillset übersteigen. Das bedeutet auch, sich genauestens der eigenen Fähigkeiten bewusst zu sein. Dafür eignet sich eine private Liste mit Fragen, die man versucht ehrlich zu beantworten, wie Katja Schäfer dies auf ihrer Webseite ausführt.

Zeitansprüche. Dieser Punkt ist besonders schwierig. Als Projektmanager muss mit Zeit, Budget und Aufwand gerechnet und deren Balance gehalten werden. Zeitansprüche müssen realistisch und vorab deutlich geklärt sein. Schätzungen müssen einen Puffer für eventuelle Verzögerungen beinhalten. Geht das nicht, muss versucht werden, an den anderen Parametern Budget und Aufwand etwas zu ändern.

Unterschiedliche Arbeitsaufgaben und Erlernen neuer Fähigkeiten. Die hohe Aufgabenfrequenz in Projekten kann im Idealfall durch ein Team für den Einzelnen abgeschwächt werden. Ist dies nicht der Fall, müssen für unterschiedliche Aufgaben unterschiedliche Fähigkeiten beim Projektmanager vorhanden sein, um diese erfolgreich auszuführen. Dabei spielen Offenheit, Flexibilität und Kreativität eine große Rolle. Diese Faktoren kann man bereits im kleinen Umfang trainieren. Versuchen Sie immer den Blick von außen auf die Sache einzunehmen. Ein Trick dabei ist es, die Fähigkeit zur Empathie zu nutzen und sich in jemanden außerhalb des Projektes zu versetzen, der auf den Projektmanager und die zu lösenden Aufgaben blickt. Wie würde diese Person die Aufgaben angehen?

Enscheidungsfreiheit. Wenn die Entscheidungsfreiheit zu klein oder zu groß ist, entstehen Schwierigkeiten. Diese betreffen den aufzubringenden Kommunikationsaufwand, den Handlungsspielraum, die Reaktionsgeschwindigkeit sowie die Angemessenheit der Handlungen. Es ist hier besonders wichtig, ein klares Bild zu haben. Klären Sie daher diesen Punkt als einen der ersten ab, besonders für Situationen in denen schnelles Handeln erforderlich ist oder weitreichende Entscheidungen getroffen werden müssen.

Unsicherheiten. Dies sind Dinge, die sie vor ihrem Eintreffen durch Informationseinholung einschätzen können. Damit nehmen sie auch dem Stress und eventuell der Angst einen Teil ihrer Stärke weg. Sie müssen im Projekt stets bestens informiert sein. Nehmen sie sich das auch für Ihre berufliche Entwicklung und Zukunft vor. Vergessen Sie nicht: Sie arbeiten um zu leben und nicht andersherum. Nehmen sie daher besondere Rücksicht auf ihre private Einstellung bezüglich des Wechsels in ein neues Projekt. Was geschieht hier mit Ihnen als Mensch, nicht als „Projektmanager“. Gehen Sie einfühlsam mit sich und anderen um und sprechen Sie Erwartungen, Ängste, Schwächen an. Dies hilft nicht nur Ihnen ein klares Bild davon zu bekommen wo sie hinwollen, sondern gibt anderen auch die Chance deren Perspektive einzubringen.

Der
Schlüssel bei all den hier aufgelisteten Punkten ist: Information. Angst,
Stress, Frust kommen auf, wenn Sie im Unklaren über eine Sache sind und nicht
genügend Informationen zur Lösung der Herausforderung zur Verfügung haben. Welche
Informationen haben Sie, welche brauchen Sie, welche braucht jemand anders,
haben alle die gleichen Informationen usw.

Die Klärung durch Eigenbefragung

Die
aufrichtige Eigenbefragung dient dazu, sich ihre Situation und ihren Entwicklungsstand
zu vergegenwärtigen.

Zuallererst
muss ein Ist-Status erfasst werden und das bedeutet, sich zu fragen, wie man
bis jetzt mit den Stressfaktoren umgegangen ist. Damit ist gemeint, welche
konkreten Maßnahmen ergriffen wurden, um den Stress abzuschwächen oder gar
stressfrei zu sein.

Was
braucht es also, um diese Stressfaktoren des Projektmanagers abzuschwächen oder
zu vermeiden?

Es
geht darum, objektiv einzuschätzen, was im Umgang mit Stress geändert werden
kann.

Darauf
folgt die realistische Einstufung, was man tatsächlich bereit ist zu ändern und
vor allem welche konkreten Handlungen hierzu ausgeführt werden sollten.

Dabei
ist es wichtig, die eigenen Kraftquellen im Blick zu behalten. Wo und was
entspannt sie?

Gleichzeitig sollten auch die persönlichen, oben nicht genannten Stress- und Angstsituationen aufgelistet werden. Je mehr man sie sich bewusst macht, desto gezielter kann man darauf eingehen.

Ein
Stichwort ist: Visualisierung. Versetzen Sie sich bei jedem der Punkte in eine
entsprechende konkrete Situation und betrachten Sie, was dabei in Ihnen vorgeht.
Sie arbeiten dadurch nicht nur an Ihrer Vorstellungskraft, sondern entwickeln
einen genaueren Blick für sich und ihr Gefühlsleben.

Kommunikation mit anderen

Eine
der schwierigsten Angelegenheiten ist es, persönliche Hindernisse ohne eine
fundierte Rückmeldung von anderen selbst zu erkennen. Haben Sie die obigen
Schritte getan und sind weitergekommen oder sind sie eventuell auf eigene
Widerstände gestoßen, dann ist jetzt der Zeitpunkt sich an andere zu wenden.

Beziehen
Sie Feedback von Kollegen, Vorgesetzten aber auch ihrer Familie und Freunde mit
ein. Fragen Sie gezielt nach, welchen Eindruck Sie während des letzten
Projektes auf diese Menschen gemacht haben. Gehen Sie ins Detail bei ihren
Fragen. Sie zeigen dadurch ein Bewusstsein für ihre individuellen Hindernisse
und können ihr Wissen über sich und den Umgang mit dem Arbeitsalltag zur
persönlichen Entwicklung nutzen. Dabei zeigen Sie durch ihre Kommunikation,
dass ihnen auch die andere Perspektive bekannt und wichtig ist.

Sollten Sie trotz der hier genannten Punkte auf Schwierigkeiten in der Persönlichkeitsentwicklung stoßen, gibt es weitere Herangehensweisen. Sie könnten sich coachen lassen, an Weiterbildungsseminaren zu dieser Thematik teilnehmen und mit anderen Projektmanagern Erfahrungen bei Stammtischen oder Netzwerktreffen austauschen. Am wichtigsten bei der Persönlichkeitsentwicklung ist, dass Sie dabei gesund bleiben. Verschieben Sie Ihre Komfortzonen bewusst und mit Bedacht und wachsen Sie an neuen Aufgaben!

Teilen Sie uns als Kommentar mit, welche Fragen für Ihre Entwicklung entscheidend waren!

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Der Beitrag Stressfaktoren und Persönlichkeitsentwicklung als Projektmanager erschien zuerst auf Projektassistenz-Blog.

Das Training für ein Hobby ist oft mit Spaß verbunden. Dahingegen wird die Weiterbildung am Arbeitsplatz in vielen Fällen als harte Arbeit empfunden. Das digitale Lernen am Arbeitsplatz verändert sich durch neue technische Möglichkeiten. Wie ist das Projektmanagement davon betroffen?

Digitales Lernen ist kein Selbstläufer. Laut einer bitkom-Studie aus dem letzten Jahr finden zwar 90 Prozent der befragten deutschen Unternehmen die digitale Bildung und lebenslanges Lernen wichtig. Doch pro Beschäftigten stehen lediglich 2,3 Weiterbildungstage pro Jahr zur Verfügung. Welche Vorteile können also digitale Lernangebote bieten, um die Weiterbildung umfassender und regelmäßiger sicherzustellen?

Flexibel von überall Lernen

Digitale Lernformate kommen zum Einsatz, weil sie über eine große Reichweite verfügen. Projektteams arbeiten über Ländergrenzen hinweg. Traditionelle Lernmethoden, die an feste Termine, Orte und Strukturen gebunden sind, können hier nicht konkurrieren. Digitale Kursangebote sind sofort verfügbar und können bequem am Arbeitsplatz oder an einem beliebigen anderen Ort wahrgenommen werden. Arbeitsalltag oder Privatleben müssen sich keinen fixen Zeiten anpassen, sondern lassen sich flexibel planen.

Die Lernenden können festlegen, in welcher Umgebung sie welche Inhalte lernen möchten. Was ist besser für eine lange Zugfahrt zum Kunden geeignet? Was direkt am Arbeitsplatz oder lieber draußen im Freien?

Selbstbestimmtes Lernen mit digitalen Möglichkeiten

Die Mitarbeiter entscheiden selbst, wann und wo sie sich weiterbilden möchten. Auch was sie lernen wollen und auf welche Weise, steht ihnen offen. Technologiegestützte Lösungen eröffnen neue Möglichkeiten, um lernförderliche Arbeitsbedingungen zu schaffen. Inhalte können mittels der Künstlichen Intelligenz (KI) passgenau und individualisiert vermittelt werden. Dadurch kann jeder Einzelne vorab individuelle Lernziele für sich formulieren und festlegen. Auch der aktuelle Wissenstand und bisherige Erfahrungen fließen in digitale Lernangebote mit ein.

Digitales Lernen passiert von überall – und ist dabei projektbezogen und direkt anwendbar.

Digitales Lernen soll das Projektmanagement flankieren

Die digitale Weiterbildung orientiert sich aber nicht an Kursen. Es passiert jeden Tag und während jedes Projekts. Für das Projektmanagement bedeutet dies: Learning-near-the-job – und damit am Bedarf der Mitarbeiter ausgerichtet.

Denn die digitalen Lernmethoden lassen sich direkt innerhalb eines Projekts integrieren. Jedes Lernangebot kann sich mit den oben beschrieben technischen Möglichkeiten am Projektvorhaben orientieren und dieses mit den passenden Weiterbildungsangeboten flankieren. So werden sie zum Bestandteil täglicher Arbeitsszenarien.

 Projektbezogenes Lernen ermöglichen

Dagegen ist die Vermittlung von Wissen und Kompetenz auf Vorrat, wie das klassische Weiterbildungskonzepte vorsehen, nicht mehr zeitgemäß. Die Projektmitarbeiter sollen vielmehr die Chance haben, kontextbezogen Lerninhalte dann abzurufen, wenn sie ihnen bei auftretenden Problemen im Projekt weiterhelfen können. Erworbenes Wissen wird unmittelbar anwendbar – und damit besser verinnerlicht.

Die Lerninhalte beziehen sich nicht nur auf aktuelle Projekte. Vielmehr fließen durch den Einsatz von KI auch Erfahrungen, Problemlösungen und Anwendungsbeispiele aus vorangegangenen Projekten ein. Das gelingt jedoch nur bei guter Dokumentation abgeschlossener Projekte, sodass die Mitarbeiter daraus Lösungen und Vorgehensweisen ableiten können.

Erworbenes Wissen direkt anwenden

Bei dieser digitalen, individuellen Art des Lernens steht nicht das reine Sammeln von Wissen im Vordergrund, das dann irgendwann (vielleicht) Anwendung findet, aber dann nicht mehr zum aktuellen Projektkontext passt. Vielmehr sollen das Wissen, dessen Anwendung und die daraus abgeleiteten Erfahrungen unmittelbar ins Projekt einfließen. Der Transfer zwischen diesen Ebenen (Wissen, Anwendung, Erfahrung) lässt die Weiterbildung am Arbeitsplatz womöglich nicht mehr als harte Arbeit erscheinen, sondern vielmehr als ein Hobby, das Spaß macht.

Die digitale Weiterbildung am Arbeitsplatz erfolgt passgenau für das jeweilige Projekt – und nicht losgelöst davon. Das Erlernte kann direkt in den Kontext gesetzt und angewendet werden. Ort und Zeit spielen dabei keine Rolle, denn die Mitarbeiter eignen sich ihr Wissen dann an, wenn es das aktuelle Projekt von ihnen verlangt.

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