www.intelliExperts.de – intelliExperts hat bereits mehrere Beiträge zum Thema Projektcontrolling auf unserem Blog projektassistenz-blog.de veröffentlicht. Was wir allerdings noch nicht thematisiert haben, ist das Earned-Value-Management (EVM) und seiner Wichtigkeit für das Projektcontrolling. Das holen wir jetzt nach!

Ein Projekt durchläuft verschiedene Phasen. Das Projektcontrolling sollte diese Phasen durchgängig unterstützen. Es muss schon vor dem Beginn des eigentlichen Projekts ansetzen: In den Verhandlungen zwischen Auftraggeber und Projektleiter. Projektcontrolling steht und fällt mit einer umfangreichen und durchdachten Planung und gibt dem Projekt wichtige Impulse. Zu dieser Planung gehört auch das Earned-Value-Management. Was man hierunter genau versteht, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Was ist Earned-Value-Management?

Earned-Value-Management ist ein systematischer Projektmanagementprozess, der Managern hilft, die Projektleistung zu messen. Der Prozess findet verschiedene Abweichungen in Projekten, indem er die geplante Arbeit mit der abgeschlossenen Arbeit vergleicht.

EVM entstand in den 1960er Jahren als Spezialgebiet der Finanzanalyse in den Programmen der US-Regierung, hat sich aber seither zu einem bedeutenden Zweig des Projektmanagements und des Projectcontrollings etabliert.

EVM wurde in der industriellen Fertigung um das 20 Jahrhundert entwickelt. Das Konzept hatte ursprünglich im Verteidigungsministerium der USA seinen Anfang genommen. Es wurde zu dieser Zeit jedoch als wenig anpassungsfähig angesehen. Unterschiedliche Formen bildeten sich daraufhin in den einzelnen Beschaffungsprogrammen aus.

Ab den 80er und 90er Jahren entwickelte sich EVM zu einer Projektmanagementmethode. Der Einsatz von EVM weitete sich damit über das US-Verteidigungsministerium hinaus. Es wurde von der NASA, dem Energieministerium und anderen technologiebezogenen Behörden übernommen.

Seit 1998 gibt es eine eigene Norm für EVM, die ANSI/EIA-748.

Durch EVM werden verschiedene Kennzahlen ermittelt, die für notwendige Entscheidungen herangezogen werden.

Nachfolgend haben wir Ihnen die Schlüsselkonzepte des EVM aufgelistet:

  • Planned Value (PV) oder Geplanter Wert – das Budget eines Projekts
  • Actual Cost (AC) – die bei der Durchführung des Projekts anfallenden Kosten
  • Earned Value (EV) – die Errungenschaften (oder das Ergebnis) des Projekts
  • Schedule Variance (SV) – Differenz zwischen der tatsächlich geleisteten Arbeit und der bis jetzt geleisteten oder bis zu einem bestimmten Datum erwarteten Arbeit.
  • Cost Variance (CV) – misst die Differenz zwischen dem budgetierten Betrag für Arbeiten und dem tatsächlichen Betrag, der für die abgeschlossene Arbeit ausgegeben wurde.
  • Cost Performance Index (CPI) – zeigt die Kosteneffizienz des Projekts an und setzt den Wert der abgeschlossenen Arbeit ins Verhältnis zu den tatsächlichen Kosten.

Wobei hilft EVM im Projekt?

Um den Erfolg eines Projektes zu bestimmen, muss viel mehr getan werden als nur zu berechnen, ob es schneller als der geplante Zeitplan läuft oder ob es im Rahmen eines begrenzten Budgets bleibt. Hier kommt EVM ins Spiel. Es hilft, ein besseres Verständnis dafür zu erlangen, wo das Projekt steht.

EVM

  1. hilft den Fortschritt von Projekten zu kontrollieren und ihren weiteren Verlauf zu prognostizieren,
  2. erhöht die Transparenz bezüglich Soll-Ist-Abweichungen bei Zeit, Kosten und Leistungen und
  3. ermöglicht ein effektives Frühwarnsystem.

Das Earned Value Management verknüpft die zentralen Steuerungsdimensionen (Zeit, Kosten, Leistung) so, dass die Leistung des Projekts korrekt bewertet werden kann und zeigt dem Projektmanager auf, wohin sich das Projekt bewegt, wenn keine Steuerungsmaßnahmen ergriffen werden.

Wie wird EVM implementiert?

Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, bevor das Earned-Value-Management für ein Projekt eingeführt werden kann.

Es ist wichtig zu beachten, dass es mehrere Berechnungsverfahren für das EVM gibt. Das Projektmagazin (https://www.projektmagazin.de/methoden/earned-value-management) sieht die entscheidenden Unterschiede der einzelnen Verfahren vor allem in Bezug auf die „Bestimmung des ‚Earned Value‘, d.h. der zum Stichtag erbrachten Leistung.“

1. Das Budget eines Projektes einstufen („Planned Value“ PV)

PV bezieht sich auf den budgetierten Betrag für Arbeiten, die bis zu einem bestimmten Datum abgeschlossen sein sollen. Er wird auch als  „Budgeted Cost of Work Planned“ (BCWS) bezeichnet und wird berechnet, bevor die Arbeiten abgeschlossen sind.

Der geplante Gesamtwert des Projekts – auch bekannt als „Budget at Completion“ (BAC) – wird durch Addition aller PVs für jede Aktivität, Aufgabe oder Komponente des Projektstrukturplans berechnet.

Um den geplanten Wert PV zu erhalten, multiplizieren Sie den Prozentsatz der abgeschlossenen (geplanten) Arbeit mit dem Projektbudget (BAC).

PV = % abgeschlossene Arbeit (geplant) x BAC

2. Anfallende Kosten („Actual Cost“ AC)

Die anfallenden Kosten sind selbsterklärend. Es ist der Wert, der die tatsächlichen Kosten darstellt, die bisher im Projekt angefallen sind. Mit anderen Worten, es handelt sich um den Betrag des bereits ausgegebenen Geldes.

Es gibt keine standardisierte Formel für die tatsächlichen Kosten. Sie müssen alle bisherigen Projektausgaben erhalten. Ausgaben können Mitarbeitergehälter, Ausrüstung, Materialien, Honorare von Vertragspartnern, Reisekosten und damit verbundene Ausgaben, indirekte Kosten usw. umfassen.

3. Das Ergebnis des Projekts („Earned Value“ EV)

Der „Earned Value“, auch „Budgeted Cost of Work Performed“ (BCWP) genannt, stellt den Wert der tatsächlich bis heute (oder bis zu einem bestimmten Datum) geleisteten Arbeit dar. Wenn der Kunde bittet, die gesamte Arbeit an dem Projekt heute einzustellen, teilt EV dem Projektleiter den Wert mit, den das Projekt unter Berücksichtigung der bisher geleisteten Arbeit erwirtschaftet hat.

Um den verdienten Wert zu erhalten, multiplizieren Sie den Prozentsatz der abgeschlossenen Arbeit (tatsächlich) mit dem Projektbudget (BAC).

EV = % abgeschlossene Arbeit (tatsächlich) x BAC

4. Die Zeitplanabweichung („Schedule Variance“ SV)

Die Zeitplanabweichung misst die Differenz zwischen der tatsächlich geleisteten Arbeit und der bis dato (oder bis zu einem bestimmten Datum) erwarteten Arbeit. Sie zeigt an, ob das Projekt im Zeitplan liegt, sich verspätet oder zu früh ist.

Um den SV des Projekts zu ermitteln, subtrahieren Sie einfach das Budget PV) vom Wert der bisher geleisteten Arbeit (SV) ab.

SV = EV – PV 

Wenn der Wert der ermittelten Terminabweichung

  • positiv ist, dann ist das Projekt dem Zeitplan voraus,
  • negativ ist, dann ist das Projekt hinter dem Zeitplan,
  • Null ist, dann liegt das Projekt im Zeitplan.

5. Die Kostenabweichung („Cost Variance“ CV)

Die Kostenabweichung misst die Differenz zwischen dem budgetierten Betrag für Arbeiten, die bis heute (oder bis zu einem bestimmten Datum) abgeschlossen sein sollten, und dem tatsächlichen Betrag, der für die abgeschlossene Arbeit ausgegeben wurde. Sie zeigt an, ob Ihr Projekt im Budget liegt oder nicht.

Berechnen Sie die Kostenabweichung, indem Sie die Ist-Kosten (AC) vom Fertigstellungswert (EV) subtrahieren.

CV = EV – AC

Wenn der Wert der ermittelten Kostenabweichung

  • positiv ist, dann ist das Projekt unter Budget,
  • negativ ist, dann ist das Projekt über Budget,
  • Null ist, dann ist das Projekt im Budget.

6. Die Kosteneffizienz des Projektes („Cost Performance Index“ CPI)

Der Kosten-Leistungs-Index zeigt die Kosteneffizienz Ihres Projekts an und misst den Wert der fertiggestellten Arbeit im Vergleich zu den tatsächlichen Kosten.

Um den CPI zu erhalten, teilen Sie den Fertigstellungswert (EV) durch die tatsächlichen Kosten (AC).

CPI = EV/AC

Wenn der Kosten-Leistungsindex

  • größer 1 ist, dann ist der Wert der fertiggestellten Arbeit größer als der ausgegebene Betrag, das Projekt erhöht den Geschäftswert,
  • kleiner 1 ist, dann ist der Wert der fertiggestellten Arbeit geringer als der ausgegebene Betrag, das Projekt reduziert den Geschäftswert,
  • gleich 1 ist, dann ist der Wert der fertiggestellten Arbeit gleich dem ausgegebenen Betrag, das Projekt erhält den Geschäftswert.

Fazit

Gute Projektmanager behalten jeden Schritt eines Projekts genau im Auge, um sicherzustellen, dass das Budget und der Zeitplan eingehalten werden. Mit Earned-Value-Management erhält man frühzeitig Einblick in Probleme, die sich auf das Budget und den Zeitplan auswirken. Auf diese Weise können die entsprechenden Änderungen vorgenommen werden, um das Projekt wieder auf den richtigen Weg zu bringen.

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