Marketing in Projekten ist doch viel zu aufwändig. An wen soll es sich denn richten? Verteilen wir Flyer oder kleben wir Plakate? Das ist doch viel zu teuer und der Projektleiter hat wahrlich Besseres zu tun.  Verständliche Reaktion. Das Budget steht im Vordergrund und messbare Erfolge im Projektmarketing zeigen sich erst im Projektverlauf. Dabei ist Projektmarketing eines der wirksamsten Instrumente, die ein Projektleiter einsetzen kann.

Erfolgreiche Projekte leben von der breiten Akzeptanz und Unterstützung auf allen Ebenen.

Klassische Ziele für Projektmarketing

Genau hier setzen die projektbezogenen Marketingaspekte an. Denn die Ziele werden durch professionelle Kommunikation erreicht:

• Das Projekt soll mit den Zielen und seinem Nutzen „verkauft“ werden.
• Alle Beteiligten, vom Management über die Projekteilnehmer bis zu weiteren Stakeholdern, externen Dienstleistern und eventuell der Öffentlichkeit sollen sich mit dem Projekt identifizieren.
• Die Entscheider sollen das Projekt voll unterstützen.
• Projektexterne Berichte präsentieren regelmäßig den Projektstatus.
• Die Kunden werden eingebunden und informiert.
• Die Durchführung von Maßnahmen erfolgt vertrauensvoll und transparent.

Da Projekte durch ihre zeitliche Begrenzung und unterschiedlich betroffene Zielgruppen definiert sind, ist eine entsprechende Anpassung des Marketings erforderlich. Insbesondere Projekte, bei denen große Veränderungen bevorstehen oder sich Ablehnung anbahnt, benötigen Fingerspitzengefühl beim Projektmarketing. Je mehr Betroffene begeistert und überzeugt werden, desto besser kann die Projektleitung Negativimpulse abfangen. Und mit einem guten Marketing umkehren.

Identifikation durch Projektmarketing

Die erste Überlegung gilt der Namensfindung: ein griffiger Projektname muss her. So werden gleich zwei wichtige Aspekte abgedeckt, die die Akzeptanz und den Erfolg eines Projekts sichern. Erstens können alle Informationen, Änderungen, Fortschritte dem Projekt eindeutig zugeordnet werden. Und zweitens, mindestens ebenso wichtig, ist eine Identifikation aller involvierten Personen mit dem Projekt möglich. Die Entwicklung eines Logos unterstützt diese eindeutige Identifikationsmöglichkeit.

Je nach Unternehmens- und Projektgröße kann ein eigener Raum für die Projektarbeit, ein sogenannter „War Room“, eingerichtet werden. Das hat auch psychologische Vorteile: Projektteams übernehmen innerhalb eines Projekts oft andere Aufgaben als im normalen Alltag. Unter Umständen ändern sich sogar Hierarchien. Finden Projektmeetings nun in einem eigenen Raum statt, werden die unterschiedlichen Rollen der Teammitglieder leichter akzeptiert als in einem normalen Besprechungsraum.

Während des Kick-Offs werden unter anderem die Arbeitspakete vorgestellt und den Team-Mitgliedern zugeteilt. Der Ton macht dabei die Musik: Denn je geeigneter und je erfolgsorientierter die Darstellung ist, desto leichter kann die Umsetzung erfolgen. Dabei muss der Alltag berücksichtigt werden; oft arbeiten Teams neben der eigentlichen Aufgabe im Unternehmen an einem Projekt mit. Nur selten besteht die Möglichkeit, dass das Team für das Projekt freigestellt wird. Daher müssen die Aufgaben zeitlich und vom Umfang zu bewältigen sein. Sobald eine Überlastung befürchtet wird, ist die Akzeptanz in Gefahr!

Kommunikationswege im Projektmarketing

Der Fortschritt des Projekts, Erfolge oder vielleicht auch die Frage nach Lösungsvorschlägen oder Inspiration von außen sollten regelmäßig kommuniziert werden. Dazu gibt es gute Möglichkeiten, die die Einzigartigkeit unterstreichen können: so kann in großen Unternehmen die gedruckte oder digitale Firmenzeitschrift genutzt werden. Auch schön ist ein Project Board, das für alle sichtbar Informationen über das Projekt und die Ansprechpartner bietet. Bei großen Projekten kann ein eigenes Projektmagazin für Beteiligte, Betroffene und Interessierte erstellt werden. Weniger aufwendig, aber dem digitalen Trend entsprechend, kann ein Blog oder zumindest eine Landingpage eingerichtet werden.

Die drei wichtigsten Fragen im Projektmarketing

1. Welche Projekte brauchen Projektmarketing?
2. Wer ist verantwortlich?
3. Was umfasst das Projektmarketing alles?

Erstens, wirklich jedes Projekt braucht sein Marketing. Das wird immer wieder unterschätzt. Und zwar sowohl die Bedeutung als auch der Arbeitsaufwand. Das Marketing bringt größere Akzeptanz und damit mehr Sicherheit für den erfolgreichen Projektverlauf.

Je besser der Projektleiter die Beteiligten in ihren jeweiligen Rollen kennt und versteht, desto besser kann er Bedarf und Umfang seines Projektmarketings abschätzen. Der gute und professionelle Projektleiter macht ohnehin am Beginn des Projektes eine Stakeholder-Analyse. Damit hat er bereits die notwendigen Informationen.

Jetzt geht es darum, die Brisanz und die unternehmenspolitische Dimension eines Projektes einzuschätzen. Je heikler ein Projekt ist, desto mehr es im Fokus des (Top-) Managements steht, desto wichtiger wird Projektmarketing.

Entscheidend ist es, die richtigen Marketingmaßnahmen von Anfang an festzulegen und konsequent umzusetzen. Denn wenn das „Projektkind“ erst einmal in den Brunnen gefallen ist, helfen meist auch die besten Marketingmaßnahmen nichts mehr.

Zweitens, die Verantwortung für Projektmarketing trägt die Projektleitung. Manchmal übernehmen Teammitglieder und / oder das Unternehmensmarketing die Aufgaben des Projektmarketings. Manchmal kann es sinnvoll sein, für die Durchführung einen externen Spezialisten an Bord zu holen. Entscheidend ist, dass das Marketing konsequent während des gesamten Projekts den Verlauf unterstützt.

Drittens,das Projektmarketing soll das Projekt „vermarkten“. Dazu gehören die Erläuterung vom Sinn, Zweck und Ziel sowie die Vorteile für Betroffene des Projekts, im Idealfall die Entwicklung einer Projektvision, um möglichst viele Beteiligte auch emotional zu erreichen. Hier spielen der Name und das Logo des Projekts hinein. Wichtig ist auch, die Verantwortlichen, möglichst mit Foto, vorzustellen. Wer macht was? Wer ist wofür zuständig und wie erreichbar? Wenn einzelne Aufgaben Gesichter bekommen, unterstützt das die Akzeptanz enorm.

Informationen müssen aufgearbeitet und zum richtigen Zeitpunkt vermittelt werden. Auch der Umgang mit kritischen Stimmen oder Fehlern gehört dazu. Nur wenn über und innerhalb eines Projektes offen und transparent kommuniziert wird, können sich Erfolge einstellen. Und Erfolge dürfen, ja, sollen, gefeiert werden. Allerdings dosiert, damit Berichte über erfolgreich abgeschlossene Arbeitspakete nicht wie „die feiern sich mal wieder selbst“ außerhalb des Projektteams wahrgenommen werden.

Sieben ausgefallene Ideen für erfolgreiches Projektmarketing

Die folgenden Beispiele kommen aus der Praxis und sind nachweislich für Projekte oder IT-Abteilungen umgesetzt worden:

1. Stellen Sie Nähe her zwischen Projektteam und dem Rest des Unternehmens. In regelmäßigen Terminen „Meet the experts“ stehen Projektmitarbeiter für z. B. eineinhalb Stunden für jegliche Fragen der Kollegen zur Verfügung.
2. Führen Sie Roadshows zur Vorstellung des Projektstatus und des Projektnutzens durch. Gehen Sie dazu in die Fachbereiche, Abteilungen und ggfs. auch an andere Standorte des Unternehmens.
3. Fragen Sie die Kollegen regelmäßig nach ihren Eindrücken, Zweifeln, Erlebnissen im Zusammenhang mit dem Projekt, indem Sie Kundenbefragungen online durchführen, auswerten und ggf. Maßnahmen ergreifen.
4. Schaffen Sie Transparenz! Richten Sie in der Empfangshalle, der Kantine oder einem geeigneten Flur ein schwarzes Brett für das Projekt (Project Board) ein, an dem sich Interessierte über Ziele, Status, Meilensteine und Ansprechpartner mit Foto und Kontaktdaten informieren können.
5. Gegenseitiges Verständnis schaffen Sie, wenn Sie Projektmitarbeiter für ein paar Tage in die Fachbereiche schicken und umgekehrt Fachbereichsmitarbeiter für eine begrenzte Zeit ins Projekt holen.Die Aha-Erlebnisse können enorm sein!
6. Bieten Sie regelmäßig einen Chat mit dem Projektleiter und ausgewählten Experten an. Dort können insbesondere die Mitarbeiter aus geografisch entfernten Standorten über das Projekt sprechen und Antworten zu ihren Fragen bekommen.
7. Richten Sie im Intranet oder im Blog einen eigenen Button ein, über den der Nutzer direkt eine E-Mail an den Projektleiter schicken kann. Diese E-Mails landen in einem gesonderten Postfach und können / sollen vom Projektleiter zeitnah beantwortet werden.

Probieren Sie es ruhig mal aus, wir freuen uns auf Ihre Erfahrungen.

Viel Erfolg bei Ihrem Projektmarketing!