E-Mails, Slack, Evernote oder Cloudworking: Der Arbeitsalltag im Projektmanagement ist digital. Dementsprechend verändern sich auch die Anforderungen an die Projektassistenzen grundlegend. Wie können sie das Projektteam mit neuen Technologien, Medien und Kompetenzen sinnvoll unterstützen – und dadurch unverzichtbar werden?

Heute soll das „digitale Büro“ uns den Arbeitsalltag erleichtern. Die Datenströme müssen prozessorientiert und teamgerecht verwaltet werden, damit sie für das Projektteam immer nutzbar sind. Welche Instrumente muss eine Projektassistenz dazu beherrschen?

Das digitale Büro stellt neue Anforderungen

Jeder schreibt E-Mails (mal besser, mal schlechter), trifft sich virtuell zu Videokonferenzen und Webinaren oder kommuniziert bürointern über Kollaborationsplattformen wie zum Beispiel Slack. Apps sind virtuelle Helfern für die Kommunikation untereinander und wichtige Tools, mit denen sich Projektvorhaben strukturieren und organisieren lassen.

Die Projektassistenz muss in diesem Zuge nicht nur die einzelnen Anwendungen perfekt beherrschen und wissen, mit welchem Tool sich welche Probleme lösen lassen. Sie nimmt auch verstärkt die Position einer Beraterin für das Team ein und sollte permanent ihr digitales Wissen aktualisieren und erweitern.

Digitales Wissen ständig aktualisieren

Welche Programme laufen aus? Welche haben noch mit Schwächen zu kämpfen? Was erscheint neu auf dem Markt? Digitales Wissen um die richtigen Instrumente, die dem Team die Zusammenarbeit erleichtern, ist essenziell.

Damit sorgt die Assistenz im Projektmanagement dafür, dass es zu einer optimierten und reibungslosen Zusammenarbeit zwischen den Projektmitgliedern kommt. Das beschleunigt Arbeitsprozesse und spart Zeit.

Informationen sichten, bewerten und weiterleiten

In Zeiten von erhöhter Informationsflut durch unnötige E-Mails, Spam und ständiger Erreichbarkeit ist es eine der wichtigsten Aufgaben der Projektassistenz, Informationen zu sichten, zu bewerten, zu filtern und an die richtigen Stellen weiterzugeben. Projektassistenzen behalten den Überblick. Sie sind die Schnittstelle zwischen Projektleitung und Team.

Welche Soft Skills in der Zukunft noch stärker gefragt sind

Regelmäßig finden sich in Rankings die Jobs von Assistenzen auf den vordersten Plätzen, die die Digitalisierung als erstes überflüssig macht. Künstliche Intelligenz kommt im Projektmanagement auch schon zum Einsatz. Doch keine Art von Künstlicher Intelligenz kann „weiche Fähigkeiten“ erlernen, wie sie der Mensch besitzt – und die immer gefragt sind.

Eine Projektassistenz muss nicht nur mit digitalen Instrumenten umgehen können, um damit das Projektteam zu entlasten. Sie muss auch verhandeln können und – weitaus wichtiger – überzeugend sein.

Verhandeln, überzeugen, einschätzen

Im Projektmanagement treffen viele Persönlichkeiten aufeinander, sowohl intern, als auch extern. Auf jede einzelne muss man eingehen, mit jedem Typ umgehen können. Solche Beziehungen laufen über persönliche Erfahrungen, non-verbale Kommunikation und direkte Gespräche – nicht virtuell und auf der Grundlage eines Algorithmus.

Das Projektteam, das eine Projektassistenz irgendwann nicht mehr benötigt, weil eine digitale Assistenz sie überflüssig macht, ist eine unrealistische Vorstellung. Zwar ist es richtig, dass digitale Anwendungen lernen. Aber lernen sie auch immer das Richtige? Berücksichtigen sie Prioritäten und persönliche Vorlieben? Werden falsche Entscheidungen selbstständig revidiert?

Digitales Wissen erweitern: Projektassistenzen sich über neue technische Entwicklungen informieren.

Auf die Zukunft vorbereiten

Was sinnvoller scheint: Die digitale Assistenz braucht eine Projektassistenz. Jemand, der die Entscheidungen kontrolliert und rückgängig machen kann. Jemand, der weiß, dass der Chef zwei Meter groß ist und deshalb einen Flugzeugsitz mit Beinfreiheit braucht. Jemand, der die Schnittstellen zwischen Menschen und Maschine betreut und Reibungsverluste vermeidet.

Die Projektassistenz muss also nicht nur ihr digitales Wissen ständig erweitern, sondern auch ihre Wissensvorteile auf der persönlichen und zwischenmenschlichen Ebene noch stärker ausspielen.

Projektassistenzen: Administratoren der Digitalisierung

Und sie hat noch einen weiteren Vorteil: Dann, wenn es darum geht, Neues zu entwickeln oder kreativ zu sein, kommt ein digitaler Assistent an Grenzen. Eine Teamveranstaltung soll geplant und auf die Beine gestellt werden? Es gilt, eine neue Abteilung aufzubauen und passendes Personal auszuwählen? Die Künstliche Intelligenz kann und wird die Vorauswahl treffen – aber nach Vorgaben, die ihr jemand machen muss.

Projektassistenzen arbeiten also nicht gegen Maschinen, sondern mit ihnen. Dafür muss man sich aktiv mit Trends und Techniken beschäftigen. Denn nur wer über digitales Wissen verfügt, kann sich die kritischen Schnittstellen heraussuchen und sich an diesen unverzichtbar für das Projektmanagement machen.

Digitale Assistenten übernehmen Aufgaben der Projektassistenz. Deshalb fallen Berufe aber nicht weg, sondern die Anforderungen und Bezeichnungen dafür verändern sich. Durch die Digitalisierung steht dem Projektmanagement ein Mehrwert zur Verfügung. Den Projektassistenzen kommt die Aufgabe zu, diesen Mehrwert zu kanalisieren und nutzbar zu machen.

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