Wir managen unzählige Projekte in unserem Leben.

Die meisten davon erledigen wir in unseren eigenen vier Wänden. Die Heimwerker unter Ihnen wissen, wovon ich spreche: irgendwas will immer verbessert, ausgetauscht oder repariert werden. Angetrieben von unzähligen guten Vorsätzen, wird dann der kaputte Fernseher aus dem Keller gekramt, das alte Fahrrad einer Generalüberholung unterzogen oder neuer Arbeitsspeicher in den Computer verbaut. Einiges davon verläuft zufriedenstellend, manches unglaublich frustrierend. Gründe für gescheiterte Projekte gibt es viele…

Doch jeder, der schon einmal über abgenutzte Schrauben, zerschnittenes Isolierband oder schiefe Regale geflucht hat, wird bestätigen: ohne passendes Werkzeug ist jedes Projekt von Anfang an zum Scheitern verurteilt.

Warum dieser kleine Ausflug in die Freuden und Tücken des Heimwerkerdaseins? Ganz einfach: was im Kleinen gilt, ist im Großen erst recht von Bedeutung: Die professionellen Projektmanager unter uns können ein Lied davon singen, wie es ist, Projekte ohne die richtigen Tools zu managen.

Glücklicherweise ist dies eher die Ausnahme als die Regel. Es gibt unzählige clevere Tools, die das professionelle Projektleben angenehmer gestalten. Es gibt sogar so viele davon, dass man ziemlich schnell den Überblick verlieren kann. Damit es Ihnen nicht so geht, haben wir uns verschiedene Projektmanagement-Tools für das Jahr 2017 angesehen und auf ihre jeweiligen Vorteile und Stärken untersucht.

Als ein Fachblog mit den Schwerpunkten Projektassistenz und Project Management Office haben wir bei den untersuchten Tools natürlich einen speziellen Fokus gewählt. Im folgenden Beitrag stellen wir also spannende Lösungen aus allen Bereichen des professionellen Projektmanagements vor und gehen insbesondere auf ihren Mehrwert für PMO und Projektassistenz ein. Der Schwerpunkt dabei:

Welche smarten Projektmanagement-Lösungen gibt es und wie können sie als PMO-Tools genutzt werden?

Smarte PMO-Tools


Inloox

Das Münchner Unternehmen InLoox setzt nach eigenen Angaben vor allem auf „Projektmanagement-Lösungen, die Geschäftsprozesse vereinfachen und beschleunigen“. Das Produktportfolio besteht derzeit aus den beiden Produktlinien InLoox PM (zur Installation im eigenen Netzwerk) und aus InLoox now! – der Projektsoftware als SaaS-Lösung.

Das zentrale Alleinstellungsmerkmal von Inloox ist InLoox für Outlook, eine intuitive, vollständig in Microsoft Outlook integrierte Projektmanagement-Software. Der Mail-Client Microsoft Outlook von Microsoft dürfte den meisten von Ihnen bekannt sein. Mithilfe dieser Integration können Nutzer also in einer vertrauten Umgebung Projekte planen und steuern. Dabei ist InLoox nicht nur ein klassisches Add-in, sondern eine eigenständige und voll funktionsfähige Projektsoftware. Outlook und InLoox bilden somit eine zentrale Plattform für alle Daten, Aufgaben, Termine, Dokumente, Pläne etc. Zudem besteht die Möglichkeit über die Online-Projektsoftware InLoox Web App auf Projektdaten zuzugreifen.

pmo-tools inlooxProjektmanagement in Outlook dank Inloox

Inloox für das Project Management Office:

Für PMOs bietet InLoox ein komfortables und flexibles Projektcockpit an, das Kennzahlen und Entwicklungen übersichtlich aufbereitet. Mit Hilfe von Funktionen, wie z.B. den Dashboards, der Projektliste und der Aufgabenliste, können sich PMOs einen projektübergreifenden Überblick über alle aktuellen und geplanten Projekte und Projektaufgaben schaffen. So können alle Projekte effektiv gesteuert und die Ressourcen optimal eingesetzt werden.

Die Inloox-Software gibt’s hier


Scopevisio

Scopevisio ist eine offene digitale Transformationsplattform mit integrierter Cloud-Unternehmenssoftware. Diese ermöglicht es Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse unabhängig von Standorten und Endgeräten ganzheitlich und durchgängig abzubilden. Scopevisio als offenes System erlaubt medienbruchfreien Datenaustausch mit Drittanwendungen und deren Integration, etwa mit DATEV, Microsoft oder Creditreform. Außerdem können damit Projekte geplant, gesteuert, verwaltet und überwacht werden. Die integrierte Zeit- und Leistungserfassung sorgt für Übersicht und ermöglicht effiziente Ressourcenplanung. Projektleiter sehen auf einen Blick alle wesentlichen Projektinformationen. Benutzerdefinierte Rechte ermöglichen zudem die Einbindung externer Projektmitarbeiter. Projektspezifische Dokumente, Dateien und Nachrichten werden dabei vordefinierten Nutzern zugänglich gemacht.

pmo-tools scopevisioDas Rechnungs-Dashboard von Scopevisio

Scopevisio fürs PMO

Die Scopevisio-Software bietet insbesondere für international aktive PMOs einiges an Komfort: der angestrebte barrierefreie Transfer der Daten ermöglicht einfachen Informationsaustausch und unkomplizierte Integration ebendieser Informationen. In vielen Projekten sind PMOs außerdem die zentralen Ansprechpartner für externe Dienstleister und Projektmitarbeiter. Die mögliche benutzerdefinierte Zuweisung von Rechten ermöglicht hier eine unkomplizierte und effiziente Zusammenarbeit.

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Wrike

Wrike ist einer der Klassiker unter den Projektmanagement-Tools. Als Software-as-a-Service (SaaS) basierte Projektmanagement- und Collaboration-Lösung lassen sich über Wrike sowohl Projekte für Kunden, als auch interne Projekte für Unternehmensorganisation, wie HR-Management, Reisekosten oder Team-Events, abwickeln. Einzelne Projekte lassen sich wiederum in Aufgaben unterteilen und terminieren sowie Verantwortlichkeiten teamintern oder -extern zuweisen. Insgesamt 35 Anwendungen lassen sich in Wrike integrieren (z.B. Salesforce, Office 365 oder Gmail). Eine anschauliche Vorstellung sowie Tutorials und Webinare finden sich übrigens im hauseigenen Youtube-Channel.

pmo-tools wrikeProjektmanagement mit Wrike

Wrike für das PMO:

Viele Projektmanagementprogramme werden zwar als PMO-Tools genutzt. Mitarbeiter anderer Abteilungen sehen darin jedoch meist vor allem zusätzlichen Aufwand. Das führt dazu, dass die Software nur von den PMO-Mitarbeitern gepflegt wird, die wiederum die Informationen „analog“ bei den Kollegen einsammeln. Wrike bietet hingegen eine intuitive Bedienung, die sich leicht für die verschiedenen Abteilungen anpassen lässt. Durch die integrierte Echtzeit-Kommunikation wird außerdem doppelte Arbeit vermieden und Struktur in den Arbeitsalltag gebracht. Zusätzlich lassen sich hierdurch Verantwortlichkeiten klar regeln und Zeit sparen. Ein echter Gewinn für jedes Project Management Office!

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Can Do

Can Do ist eine professionelle Projekt- und Portfoliomanagement-Software mit dem Schwerpunkt Ressourcen- und Skill-Management. Die einzelnen Anwendungen von Can Do Cases decken die gesamte Sphäre von Projekt- und Portfoliomanagement ab – vom strategischen Portfoliomanagement bis zur operativen Projektplanung und -steuerung. Zahlreiche Monitoring- und Auswertungsfunktionen verschaffen dem Anwender den notwendigen Überblick. Das integrierte Skill- und Ressourcenmanagement sorgt für einen verbesserten Personaleinsatz, der auch die Linienorganisation berücksichtigt.

pmo-tools can doPortfolioübersicht von Can Do Projects

Can Do für das PMO:

Can Do bietet ein übergreifendes Ressourcenmanagement, das einen optimierten Personaleinsatz ermöglicht und die Abstimmung zwischen Projekt und Linie erleichtert. Nicht selten muss das PMO als Schnittstelle der Projekte eines Unternehmens auch direkt an das Linienmanagement des Unternehmens berichten. PMO-Tools, die diese Aufgabe übersichtlicher gestalten und somit deutlich erleichtern, sind hier also immer gerne gesehen. Zudem bietet das Tool Echtzeit-Reporting und Portfoliomanagement mit Machbarkeitsanalysen. Vor allem strategisch orientierte PMOs werden hier auf ihre Kosten kommen.

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Stackfield

Die Stackfield GmbH bietet die gleichnamige SaaS-Lösung für cloudbasierte Kommunikation und Zusammenarbeit an. Neben vielfältigen Einsatzmöglichkeiten und Usability liegt der Schwerpunkt hier vor allem auf der Sicherheit der Kundendaten. Aus diesem Grund werden ausschließlich in Deutschland betriebene Server genutzt und eine clientseitige Verschlüsselung zur Verfügung gestellt.

Stackfield bietet als cloudbasierte Software viele Funktionen, die die tägliche Zusammenarbeit im Team einfacher gestalten: Angefangen bei der Organisationsstruktur, welche eine schnelle Verwaltung der Mitglieder und der Compliance-Richtlinien ermöglicht, bis hin zu der Projektverwaltung in den Arbeitsbereichen ist alles auf die Teamarbeit ausgerichtet. Der integrierte Gruppen-Chat innerhalb der projektspezifischen Räume dient als schlanker Kommunikationskanal, während die praktische Kommentarfunktion für Orientierung sorgt. Das zentrale Dashboard bietet zudem einen guten Überblick über Aufgaben und Verantwortlichkeiten.

pmo-tools stackfield

Stackfield fürs Project Management Office:

Die integrierte Chat-Funktion sowie die Möglichkeit, abgelegte Elemente zu kommentieren sorgen für eine bessere Vernetzung des Projektteams. PMO-Tools, die die Kommunikation erleichtern, ersparen dem Project Management Office so einige Laufwege und räumen Unklarheiten beim Projektfortschritt spielend leicht aus dem Weg.

Die Stackfield-Software gibt’s hier


weclapp

Auch weclapp bietet ein umfassendes webbasiertes Projektmanagement-Modul, das einfache Bedienung und großen Leistungsumfang miteinander verbinden will. Mit dieser Rechnungssoftware lassen sich Aufgaben managen, Zeiten erfassen und abrechnen, gemeinsam Dokumente teilen und bearbeiten sowie Ressourcen planen. Weclapp richtet sich vor allem an Agenturen, die auf Projektbasis arbeiten, weswegen großer Wert auf eine transparente Darstellung des Projektfortschritts gelegt wird. Ein weiteres relevantes Feature ist die integrierte Zeiterfassung, die zu transparenten Rechnungen für Kunden beiträgt.

pmo-tools weclappDas Dashboard von weclapp

weclapp fürs PMO

Soll im Unternehmen ein Project Management Office besetzt werden, ist es nicht unüblich, Experten von externen Dienstleistern zu beauftragen. Die primär als Buchhaltungssoftware konzipierte Software weclapp bietet vor allem für solche externen PMO-Anbieter einige nützliche Features: Das Dashboard bietet etwa einen hervorragenden Überblick über die verschiedenen Kundenprojekte, was Vergleichbarkeit sowie projekt- und kundenübergreifende Effizienzoptimierung ermöglicht.

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A-Plan

Die A-Plan-Software von Braintool bietet eine wirklich umfangreiche Projekt- und Ressourcenverwaltung inklusive Kostenplanung und Soll-Ist-Vergleich. Hierfür wird dem Anwender zunächst ein einfacher Zugriff auf alle Projekte und Ressourcen in einer Datenbank geboten. Den Projekten können einzeln Ressourcen zugewiesen werden.
Braintool versteht seine Projektmanagement-Software insbesondere als Alternative für kleinere bis mittelgroße Projekte, für die herkömmliche Projektmanagement-Tools häufig zu komplex sind. Zudem bietet A-Plan jedoch auch Multi-User- und Multi-Projekt-Bearbeitungsmöglichkeiten. Auch eine gleichzeitige gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten ist möglich. A-Plan ist kompatibel mit MS-Project, was vielen Nutzern den Um- bzw. Einstieg deutlich erleichtern dürfte.

Ein kostenloses Lernprogramm des Herstellers und eine monatliche, kostenlose Online-Präsentation tragen zusätzlich zu einem möglichst anwenderfreundlichen Erlebnis bei.

pmo-tools a-planProjektmanagement mit A-Plan

A-Plan als PMO-Tool

Durch seine übersichtliche Struktur und angenehme Usability ist A-Plan eines der einsteigerfreundlichsten PMO-Tools. Das Programm verfügt zwar über alle wesentlichen Funktionen eines Projektmanagement-Programmes, verzichtet aber bewusst auf tiefergehende Features wie zum Beispiel die automatische Optimierung von Prozessabläufen oder des Ressourceneinsatzes. Die passende Zielgruppe sind hier also vor allem mittelständische Unternehmen, die bereits über ein etabliertes PMO verfügen oder den Plan haben, ein solches einzuführen.

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Fazit: PMO-Tools für jeden Zweck

Wir hoffen, dass wir Ihnen einige spannende Programme vorstellen konnten, die auch Ihren individuellen Anforderungen entsprechen. Natürlich erhebt diese Auflistung keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Stattdessen war es unser Ziel, Ihnen eine Palette an verschiedenen Möglichkeiten aufzuzeigen.

Die hier vorgestellten Software-Lösungen fürs Projektmanagement eignen sich natürlich nicht nur als PMO-Tools, auch andere Abteilungen können sie effektiv nutzen. Wie es im Projektmanagement so oft ist, gibt es auch hier keine Universallösung: jedes Unternehmen und jedes Projekt erfordert eine eigene Herangehensweise und mitunter auch unterschiedliche Werkzeuge.

Kennen Sie noch weitere nützliche PMO-Tools? Dann lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen!