E-Mails, Slack, Evernote oder Cloudworking: Der Arbeitsalltag im Projektmanagement ist digital. Dementsprechend verändern sich auch die Anforderungen an die Projektassistenzen grundlegend. Wie können sie das Projektteam mit neuen Technologien, Medien und Kompetenzen sinnvoll unterstützen – und dadurch unverzichtbar werden?

Heute soll das „digitale Büro“ uns den Arbeitsalltag erleichtern. Die Datenströme müssen prozessorientiert und teamgerecht verwaltet werden, damit sie für das Projektteam immer nutzbar sind. Welche Instrumente muss eine Projektassistenz dazu beherrschen?

Das digitale Büro stellt neue Anforderungen

Jeder schreibt E-Mails (mal besser, mal schlechter), trifft sich virtuell zu Videokonferenzen und Webinaren oder kommuniziert bürointern über Kollaborationsplattformen wie zum Beispiel Slack. Apps sind virtuelle Helfern für die Kommunikation untereinander und wichtige Tools, mit denen sich Projektvorhaben strukturieren und organisieren lassen.

Die Projektassistenz muss in diesem Zuge nicht nur die einzelnen Anwendungen perfekt beherrschen und wissen, mit welchem Tool sich welche Probleme lösen lassen. Sie nimmt auch verstärkt die Position einer Beraterin für das Team ein und sollte permanent ihr digitales Wissen aktualisieren und erweitern.

Digitales Wissen ständig aktualisieren

Welche Programme laufen aus? Welche haben noch mit Schwächen zu kämpfen? Was erscheint neu auf dem Markt? Digitales Wissen um die richtigen Instrumente, die dem Team die Zusammenarbeit erleichtern, ist essenziell.

Damit sorgt die Assistenz im Projektmanagement dafür, dass es zu einer optimierten und reibungslosen Zusammenarbeit zwischen den Projektmitgliedern kommt. Das beschleunigt Arbeitsprozesse und spart Zeit.

Informationen sichten, bewerten und weiterleiten

In Zeiten von erhöhter Informationsflut durch unnötige E-Mails, Spam und ständiger Erreichbarkeit ist es eine der wichtigsten Aufgaben der Projektassistenz, Informationen zu sichten, zu bewerten, zu filtern und an die richtigen Stellen weiterzugeben. Projektassistenzen behalten den Überblick. Sie sind die Schnittstelle zwischen Projektleitung und Team.

Welche Soft Skills in der Zukunft noch stärker gefragt sind

Regelmäßig finden sich in Rankings die Jobs von Assistenzen auf den vordersten Plätzen, die die Digitalisierung als erstes überflüssig macht. Künstliche Intelligenz kommt im Projektmanagement auch schon zum Einsatz. Doch keine Art von Künstlicher Intelligenz kann „weiche Fähigkeiten“ erlernen, wie sie der Mensch besitzt – und die immer gefragt sind.

Eine Projektassistenz muss nicht nur mit digitalen Instrumenten umgehen können, um damit das Projektteam zu entlasten. Sie muss auch verhandeln können und – weitaus wichtiger – überzeugend sein.

Verhandeln, überzeugen, einschätzen

Im Projektmanagement treffen viele Persönlichkeiten aufeinander, sowohl intern, als auch extern. Auf jede einzelne muss man eingehen, mit jedem Typ umgehen können. Solche Beziehungen laufen über persönliche Erfahrungen, non-verbale Kommunikation und direkte Gespräche – nicht virtuell und auf der Grundlage eines Algorithmus.

Das Projektteam, das eine Projektassistenz irgendwann nicht mehr benötigt, weil eine digitale Assistenz sie überflüssig macht, ist eine unrealistische Vorstellung. Zwar ist es richtig, dass digitale Anwendungen lernen. Aber lernen sie auch immer das Richtige? Berücksichtigen sie Prioritäten und persönliche Vorlieben? Werden falsche Entscheidungen selbstständig revidiert?

Digitales Wissen erweitern: Projektassistenzen sich über neue technische Entwicklungen informieren.

Auf die Zukunft vorbereiten

Was sinnvoller scheint: Die digitale Assistenz braucht eine Projektassistenz. Jemand, der die Entscheidungen kontrolliert und rückgängig machen kann. Jemand, der weiß, dass der Chef zwei Meter groß ist und deshalb einen Flugzeugsitz mit Beinfreiheit braucht. Jemand, der die Schnittstellen zwischen Menschen und Maschine betreut und Reibungsverluste vermeidet.

Die Projektassistenz muss also nicht nur ihr digitales Wissen ständig erweitern, sondern auch ihre Wissensvorteile auf der persönlichen und zwischenmenschlichen Ebene noch stärker ausspielen.

Projektassistenzen: Administratoren der Digitalisierung

Und sie hat noch einen weiteren Vorteil: Dann, wenn es darum geht, Neues zu entwickeln oder kreativ zu sein, kommt ein digitaler Assistent an Grenzen. Eine Teamveranstaltung soll geplant und auf die Beine gestellt werden? Es gilt, eine neue Abteilung aufzubauen und passendes Personal auszuwählen? Die Künstliche Intelligenz kann und wird die Vorauswahl treffen – aber nach Vorgaben, die ihr jemand machen muss.

Projektassistenzen arbeiten also nicht gegen Maschinen, sondern mit ihnen. Dafür muss man sich aktiv mit Trends und Techniken beschäftigen. Denn nur wer über digitales Wissen verfügt, kann sich die kritischen Schnittstellen heraussuchen und sich an diesen unverzichtbar für das Projektmanagement machen.

Digitale Assistenten übernehmen Aufgaben der Projektassistenz. Deshalb fallen Berufe aber nicht weg, sondern die Anforderungen und Bezeichnungen dafür verändern sich. Durch die Digitalisierung steht dem Projektmanagement ein Mehrwert zur Verfügung. Den Projektassistenzen kommt die Aufgabe zu, diesen Mehrwert zu kanalisieren und nutzbar zu machen.

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Künstliche Intelligenz (KI) umgibt uns jeden Tag. Übersetzungen, Bild- und Gesichtserkennung, Chatbots oder selbstfahrende Autos sind nur einige Anwendungsfelder, die ohne sie im heutigen Ausmaß unvorstellbar wären. Auch im Projektmanagement gibt es Instrumente, die auf selbstlernende Algorithmen zurückgreifen. Inwiefern wird KI die Projektarbeit noch verändern?

Kommt man auf den Begriff Künstliche Intelligenz zu sprechen, dann denken nicht wenige an Roboter, die Menschen früher oder später ersetzen werden – Hollywood sei Dank. Doch während Roboter nur Befehle ausführen, kann KI mehr. Sie ist selbstlernend und entwickelt Lösungen für Probleme auf der Grundlage von gemachten Erfahrungen. Sie lernt Beispiele, verallgemeinert diese und wendet sie auf andere Bereiche an. Sei es für den besten Nachhauseweg durch den Feierabendverkehr oder der Anzeige von personalisierter Werbung im Internet. Das Themenfeld selbstlernender Algorithmen ist riesig – und lässt sich auch im Projektmanagement anwenden.

Künstliche Intelligenz im Projektmanagement einsetzen

Projektarbeit lässt sich auf fünf Kernbereiche reduzieren, die bei den allermeisten Vorhaben gleich sind:

• Planung
• Führung und Organisation
• Ressourcenmanagement und -einsatz
• Kommunikation (Stakeholder, Team, Kunde)
• Management (Projekt, Problem, Lösungen)

Vier dieser Kernbereiche basieren im Grunde genommen auf Datenmaterial. Dieses dient der Artificial Intelligence (engl. für Künstliche Intelligenz) als Gerüst, um das Projektmanagement effizienter zu machen. Zeit, Kosten, Qualität, Optimierungsvorschläge, Handlungsempfehlungen: Ein Algorithmus, der eigenständige Schlüsse zieht, kann dem Projektteam die besten Vorschläge machen, wann die Abarbeitung der jeweiligen Aufgabe Sinn ergibt.

KI macht Projekte effizienter

Bei der Planung eines Projekts erlaubt zum Beispiel die intelligente Projektmanagement-Software des US-Entwicklers Wrike ein Durchsuchen aller gewünschten Dokumente, um so die Informationen zu finden, die das Projektteam braucht. Selbstlernende Algorithmen haben das Potential Prozesse zu vereinfachen und so Projektmanagement grundlegend zu verändern. Denn wer an zunehmend komplexen Projekten arbeitet, verliert gerne mal die Übersicht vor lauter Verträgen, E-Mails, Terminkalendern, Zuständigkeiten und Excel-Tabellen.

Anwendungen, wie beispielsweise die des deutschen Unternehmens aribis, sind in der Lage, die für das Projekt vorgesehenen Ressourcen zu analysieren und zum bestmöglichen Zeitpunkt einzusetzen. Bei unvorhergesehenen Veränderungen oder Problemen werden Lösungsmodelle ermittelt – abhängig von der jeweiligen Situation. Die KI unterscheidet, ob ein Mitarbeiter krankheitsbedingt ausfällt oder ob sich der Marktpreis einer Ressource verändert. Außerdem zeigt die Software Effizienzsteigerungspotentiale in der gesamten Organisation auf.

Auch das Management profitiert von KI-Anwendungen: Es hilft dabei, durch umfangreiche Analysen und auf der Grundlage verschiedener Faktoren, bessere Entscheidungen zu treffen. Herausforderungen, denen eine hohe Komplexität zu Grunde liegt, können mit dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz gemeistert werden. Davon betroffen ist beispielsweise die Autoindustrie. Hier kann KI für repetitive und operative Management-Aufgaben zum Einsatz kommen.

Künstliche Intelligenz im Projektmanagement: „Soft Skills“ werden immer wichtiger.

Was intelligente Software (noch) nicht leisten kann

Dabei sollen selbstlernende Computer die Tätigkeit von Mitarbeitern keineswegs ersetzen. Schließlich können Maschinen Dinge wie Empathie, Strategie und Kreativität nicht leisten. Dies macht sich vor allem im Bereich Kommunikation im Projekt bemerkbar. Auch in Zukunft werden die Projektmitglieder und das Management miteinander sprechen und diskutieren, um ein Projekt erfolgreich zu bestreiten. Kommunikation, und alle Nuancen und Feinheiten, die dazu gehören, kann (noch) keine Maschine leisten – und wird es auch auf absehbare Zeit nicht können.

KI-basierte Einsatzmöglichkeiten sollen vielmehr dabei unterstützen, die Tätigkeiten eines Projektmitarbeiters oder des gesamten Teams zu verbessern. Wenn zum Beispiel das Projektbudget überschritten wird, kann der Algorithmus unterschiedliche Projekte miteinander vergleichen und daraus Schlüsse ziehen. Hieraus die richtige Strategie abzuleiten, die auch weiche Faktoren berücksichtigt, kann nur von Menschen geleistet werden.

Die Bedeutung von „Soft Skills“

Die Künstliche Intelligenz wird Jobs, Prozesse oder Geschäftsmodelle nur in den allerwenigsten Fällen vollständig ersetzen. Menschliche Tätigkeiten sollen durch sie vielmehr sinnvoll ergänzt werden und einen Mehrwert für das Projektteam schaffen. Der Freiraum für sinnstiftende und relevantere Aufgaben vergrößert sich. Laut einer 2017 durchgeführten Umfrage von PriceWaterhouseCoopers verspricht sich dies auch mehr als die Hälfte (52%) der Deutschen von Künstlicher Intelligenz. Wenn datengestützte Algorithmen zukünftig administrative Aufgaben übernehmen, führt dies dazu, dass die oft zitierten „Soft Skills“ eine größere Bedeutung gewinnen. Neue Kernaufgaben für Projektmitarbeiter sind dann:

• Entwicklung kreativer Lösungen
• Erkennen von Innovationspotential und gezielter Förderung
• Realisierung von Innovationen und Weiterentwicklung
• Lösung von Konflikten und vorausschauendes Handeln

Das sind die Fähigkeiten, die keine Maschine übernehmen kann – und die Menschen der KI voraushaben. Empathie, Kreativität und Flexibilität sind die Parameter, die das Projektmanagement schon heute beeinflussen und in der Zukunft bestimmen werden.

Die Anwendungsbereiche von Künstlicher Intelligenz sind vielfältig. Die Chancen, Projekte effizienter zu gestalten ist groß. KI soll hier jedoch keine Menschen ersetzen, sondern ihnen sinnvoll zuarbeiten, um dadurch Risiken zu minimieren und Fehler zu vermeiden. Für im Projektmanagement tätige Menschen ergeben sich so neue Anforderungsprofile, die mehr auf „weiche Faktoren“ setzen.

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