Die Begriffe PMO und Projektassistenz/Project Management Office erfahren im Projektmanagement zunehmend größere Aufmerksamkeit.
Beide Tätigkeiten haben einen ähnlichen Ursprung und einige wichtige Gemeinsamkeiten: Sie erleichtern das Projektleben. Im Idealfall verhindern sie die Überlastung der Projektleitung und verringern somit das Risiko für Burnout.
Uneinigkeit herrscht jedoch darüber, wie genau dies geschehen soll. Dieser Beitrag beschreibt die Unterschiede und zeigt, wo die jeweiligen Stärken liegen.
Projektmanagement ist ebenso komplex wie vielfältig. Dutzende oder hunderte Mitarbeiter ziehen an einem Strang, um gemeinsam ein Ziel zu erreichen. Hier den Überblick zu wahren, ist ein erheblicher organisatorischer Aufwand. Schon die ehrgeizigsten Vorhaben sind daran gescheitert.
Bei der Projektorganisation trennt sich die Spreu vom Weizen
Die Komplexität der Projektlandschaft bedeutet ein hohes Risiko. Gleichzeitig bietet sie jedoch großartige Chancen:
Unternehmen, die es schaffen, diese Vielfalt zu überblicken, verfügen über ein präzise funktionierendes Uhrwerk, mit dem sie fast alles erreichen können.
Unternehmen, die es ernst meinen, holen sich deswegen für die Planung ihrer Projekte spezielle Unterstützung ins Boot. Je nach Anforderungen stehen hier verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl:
- Project Management Office (PMO)
- Projektassistenz/Project Office (PO)
Beide sind mächtige Werkzeuge für mehr Effizienz in Projekten. Um einen echten Vorteil zu bieten, müssen sie jedoch richtig eingesetzt werden. Es gibt zwar einige gute Versuche, die Begriffe voneinander abzugrenzen. Trotzdem werden sie in der Praxis immer noch viel zu häufig verwechselt. Das führt zu fehlerhaften Konzeptionen und letztlich zu frustrierenden Ergebnissen.
Zwar gibt es bei den Aufgaben von PMO und Projektassistenz einige Überschneidungen. es handelt sich jedoch um unterschiedliche Tätigkeiten. Es ist also wichtig, hier eine klare Abgrenzung zu schaffen.
Project Management Office (PMO) – Multiprojektmanagement
Das Project Management Office ist die Schnittstelle zwischen den Projekten eines Unternehmens. Wie in einer Steuerungszentrale laufen hier die Fäden verschiedenster Projekte zusammen. Ein PMO ist auf Dauer ausgelegt und langfristig in die Struktur eines Unternehmens integriert.
Das PMO kann sowohl auf Unternehmens- als auch auf der Bereichsebene agieren. Es unterstützt also entweder das gesamte Projektgeschäft eines Unternehmens oder nur ein bestimmtes Projektportfolio.
Innerhalb eines Unternehmens können mehrere PMOs gleichzeitig für verschiedene Projektportfolios zuständig sein. So ist es zum Beispiel möglich, gleichzeitig ein PMO für IT-Projekte und ein PMO für Entwicklungsprojekte einzurichten.
Ein Project Management Office hilft, den Überblick über die gesamte Projektlandschaft zu bewahren. Es betreibt also Multiprojektmanagement. Das PMO ordnet Informationen über alle Projekte, Programme und Portfolios eines Unternehmens. Somit können Unternehmensprozesse besser bewertet werden.
Die Aufgaben des PMOs sind vielfältig:
- Projektportfoliomanagement: Projekte werden nach ihrem Nutzen für das Unternehmen bewertet. Es werden nur Projekte gestartet, die auch bewältigt werden können.
- Multiprojektmanagement: Das PMO bringt Transparenz in den Status der laufenden Projekte. Das erleichtert dem Management, Entscheidungen zu treffen.
- Entwicklung und Implementierung von Methoden und Prozessen: Eine Standardisierung der Methoden und Prozesse in den Projekten eines Unternehmens beschleunigt die Kommunikation, erleichtert die Strukturierung und ermöglicht einheitliche Statusberichte.
- Etablierung und Durchführung eines Ressourcenmanagements: Das PMO macht die verfügbaren Ressourcen transparent. Das erleichtert die Steuerung und Optimierung.
- Anforderungsmanagement: Das PMO sorgt dafür, dass die Anforderungen vollständig und verständlich formuliert und dokumentiert werden. Auch die Priorisierung von Projekten wird vom PMO zur Entscheidung in einem entsprechenden Gremium vorbereitet.
- Professionalisierung des Projektgeschäfts: Das PMO sorgt dafür, dass in allen Projekten ein einheitliches „Lessons-Learned“ durchgeführt wird und die gewonnenen Erkenntnisse in zukünftige Projekte einfließen. Strukturelle Probleme können somit in Zukunft vermieden werden.
Neben der Qualitätssicherung von Projekten kann ein PMO auch das Coaching und Training der Projektmitarbeiter übernehmen. Die Schwerpunkte des Project Management Office können also je nach Anforderungen unterschiedlich gesetzt werden.
Das PMO eignet sich außerdem gut als Plattform, um jungen Projektmitarbeitern Projektpraxis zu vermitteln. Diese können hier das Projektgeschäft von erfahrenen Projektleitern von der Pike auf lernen.
Projektassistenz/Project Office (PO) – Einzelprojektmanagement
Im Gegensatz zum Project Management Office arbeitet eine Projektassistenz bzw. ein Project Office (PO) genau einem einzigen Projekt zu. Die Projektassistenz ist eng an den Projektmanager angebunden und soll diesen direkt entlasten.
Nach Abschluss des Projekts wird das Project Office wieder aufgelöst. Der zuständige Projektassistent wendet sich neuen Projekten zu.
Während das PMO alle Projekte eines Unternehmens überblickt, bringt ein Project Office Transparenz in ein einzelnes Projekt.
Die Projektassistenz entlastet Projektmanager in operativen und administrativen Aufgaben. Diese können sich somit auf ihre Kernaufgaben Management, Mitarbeiterführung und Problemlösung konzentrieren.
Ein Projektassistent hilft also beim Aufbau und der Durchführung des operativen Projektmanagements. Er verfolgt Statusreports und übernimmt Teile des Projektcontrollings.
Das Projektbüro verwaltet die Projektkommunikation und organisiert Meetings und Workshops. Das Projektbüro kann außerdem Projektunterlagen erstellen und diese an die Projektmitarbeiter verteilen.
Ein Projektassistent beschränkt sich jedoch nicht auf die Planung und Vorbereitung von Meetings: Sofern dies vom Projektmanagement gewünscht wird, kann ein erfahrener Projektassistent diese auch eigenständig durchführen. Das ermöglicht der Projektleitung, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Ein Projektassistent muss ein Wadenbeißer sein
Die Aufgaben der Projektassistenz sind also nicht beschränkt auf Organisation und Verwaltung. Einem Projektassistenten kommen außerdem wichtige Führungsaufgaben zu:
Die Projektassistenz ist die rechte Hand des Projektmanagements. Sie sorgt dafür, dass Entscheidungen der Projektleiter zeitnah umgesetzt werden. Außerdem ist sie dafür zuständig, dass Arbeitspakete plangemäß erledigt und Meilensteine erreicht werden.
Beschlossenes wird von ihr kommuniziert, Kommuniziertes wird von ihr verfolgt. So werden die Projektprozesse entscheidend gepusht.
Ein Projektassistent muss also eine Art Wadenbeißer sein und über die nötigen Social Skills verfügen. Nur so kann ein Projektassistent eine wichtige Schnittstelle zwischen Projektleiter und Projektteam sein.
Fazit
Project Management Office und Projektassistenz/Projektbüro haben die Aufgabe, dem Projektmanagement das Projektgeschäft zu erleichtern. Beide entlasten das Projektmanagement in administrativen Aufgaben.
Während das PMO mehreren Projekten von außen zuarbeitet (Multiprojektmanagement), ist eine Projektassistenz für ein einzelnes Projekt zuständig (Einzelprojektmanagement).
Das PMO ist entweder als Stabsfunktion organisiert oder integriert in die Linienorganisation von Unternehmen. Es kann entweder auf Unternehmensebene oder für bestimmte Projektportfolios etabliert werden.
Eine Projektassistenz hilft der Projektleitung vor allem bei der Organisation und Verwaltung von Projekten. Je nach Anforderungen des Projektmanagements können sich die Aufgaben der Projektassistenz darauf beschränken, Anweisungen auszuführen.
Sofern gewünscht, kann ein Projektassistent jedoch auch eine wichtige Führungsfunktion übernehmen.
