www.intelliExperts.de – Welche Eigenschaften und Maßnahmen braucht eine Führungskraft, wenn räumlich getrennte Teams geführt werden müssen? Erfahren Sie es in unserem neuen Blogbeitrag. Lesen Sie außerdem das Interview mit dem CIO eines weltweit tätigen US-Unternehmens der Elektronikbranche zur Führung von internationalen und verteilten Teams.

Die Aufgaben eines Managers sind zahlreich. Im Tagesgeschäft geht es vor allem darum, den reibungslosen Ablauf sicherzustellen. Es ist daher essenziell für den Manager, Konflikte abzuschwächen und, wo vorauszusehen, zu verhindern.

Krisen wirken sich auf viele Bereiche eines Unternehmens aus und stellen Mitarbeiter und Führungskräfte vor schwierige Situationen. Führungskräfte sind gerade in solchen Momenten gefragt, müssen schnell handeln und dabei auf bisherige Erfahrungen zurückgreifen.

In diesem Beitrag konzentrieren wir uns auf die praktischen Abläufe. Wie funktioniert die Kommunikation? Wie muss organisiert und strukturiert werden? Wie erfolgen Protokollierung und Ergebniskontrolle?

Kommunikation

Damit die Führungskraft die notwendigen Informationen zur Entscheidungsfindung zur Verfügung hat, muss auch in Krisenzeiten Vertrauen seitens der Mitarbeiter vorhanden sein.

Wie schafft man also Vertrauen in unsicheren Ausgangslagen? Die Antwort liegt in der Glaubwürdigkeit der Führungskraft. Wie entsteht Vertrauen bei uns allen? Indem wir das Gefühl haben, dass jemand in einer schwierigen Situation nicht weg-, sondern hinschaut. Die Konfrontation mit Problemen und die offene und ehrliche Kommunikation in Bezug auf die Lage wirken sich vertrauensbildend auf Mitarbeiter aus. Dazu sind regelmäßige Gespräche unerlässlich.

Reichen dazu Videobesprechungen oder sollten weitere Kanäle hinzugezogen werden?

Videobesprechungen im Team stellen eine gute Möglichkeit dar, um das Teamgefühl in Zeiten der möglichen Isolation im Homeoffice weiterhin zu stärken. Gleichzeitig ist es wichtig, dass jeder Mitarbeiter die Möglichkeit hat, in einem Einzelgespräch seine Belange deutlich machen zu können.

Der Führungskraft gibt der virtuelle Sichtkontakt sehr viel tiefere Einblicke im Vergleich zum reinen Telefonat, sowohl was die Stimmung im Team als auch das Befinden des Einzelnen betrifft. Deshalb sollte man vor allem kritische Gespräche bevorzugt per Videotelefonat führen, damit man die Körpersprache lesen kann.

Organisation

Wie müssen Teams organisiert und strukturiert werden, damit ein reibungsloser Ablauf gewährleistet bleibt?

Jeden oder jeden zweiten Tag sollte es eine Teambesprechung geben. Die Dauer bestimmt sich aus der Agenda und der Größe des Teams. Konsequentes Zeitmanagement ist bei dieser Form noch wichtiger als in Präsenztreffen.

Die Agenda sollte neben projektbezogenen Punkten auch Raum für menschliche Themen enthalten. Dazu gehören Ängste und Sorgen der Mitarbeiter und Fragen zur Zukunft des Unternehmens, des Projektes und der eigenen Person.

Für den Manager ist es wichtig, sofort einzuschreiten, wenn einzelne Mitarbeiter ihre Kollegen mit Krisengerede oder Verschwörungstheorien infizieren wollen. Er sollte es durchaus ernst nehmen, kurz diskutieren und dann klar machen, dass das in dem jeweiligen Projekt oder dem Unternehmen auf keinen Fall Platz hat.

Mitarbeiter sollten über (Teil-)Erfolge, die beim Bewältigen der Krise erzielt wurden, stets informiert werden. Das spornt sie an und vermittelt ihnen das Gefühl: Wir sind auf dem richtigen Weg.

Werkzeuge

Der Führungskraft obliegt es, den reibungslosen Ablauf der Arbeit zu gewährleisten. Sie muss sicherstellen, dass Teammitgliedern alle erforderlichen Arbeitsmittel im Homeoffice zur Verfügung stehen. Das umfasst nicht nur die Hardware, wie Laptop und Telefon, sondern beispielsweise auch Software und Zugänge zu Anwendungen und Datenbeständen. Das bedeutet auch, darauf zu achten, dass alle mit den benötigten Technologien vertraut sind. Im Homeoffice kann der Kollege vom Schreibtisch nebenan nicht schnell zur Hilfe eilen.

Folgende Werkzeuge sind im Homeoffice unerlässlich:

• eine Videokonferenzanwendung,
• ein Textnachrichtensystem,
• eine Software fürs Aufgabenmanagement und
• ein VPN-Zugang, um auf den Firmenserver zugreifen zu können.

Bedenken Sie, dass in virtuellen Teams die Möglichkeit fehlt, Dinge auf Zuruf zu klären. Erst recht, wenn Ihre Mitarbeiter zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten. Deshalb ist es entscheidend, dass jedem alle wichtigen Informationen zur Verfügung stehen, beispielsweise über Google Drive, Microsoft One-Drive oder im Intranet.

Regeln

Es ist hilfreich, einige verlässliche Regeln zu definieren, um Konflikte und Unstimmigkeiten zu vermeiden. Dazu zählen:

-Pausenregelungen: Müssen Kollegen Pausen dem Team gegenüber anmelden? Sind längere Unterbrechungen erlaubt, beispielsweise eine zweistündige Auszeit für eine ausgedehnte Joggingrunde?

-Technologienutzung: Welches Werkzeug wird für welchen Zweck verwendet? Wann wird per Videokonferenz, Textnachrichten, E-Mail oder telefonisch kommuniziert?

-Kommunikationsrichtlinien: In welchem Zeitraum muss geantwortet werden? Wer führt Protokoll, falls notwendig? Wie sind Kommunikationsauszeiten zum konzentrierten Arbeiten organisiert?

-Zu welchem Zeitpunkt müssen Ergebnisse vorliegen?

-Welche Qualitätsmaßstäbe werden zugrunde gelegt?

Rechtliches klären

1. Müssen Zuständigkeiten im Projekt neu vergeben werden aufgrund von Mobilitäts- oder Handlungseinschränkungen?
2. Wie verändern sich Verträge mit Dienstleistern?
3. Wie wird sichergestellt, dass die Ruhezeiten der Mitarbeiter eingehalten werden können?
4. Sind neue oder geänderte Betriebsvereinbarungen notwendig? Das muss mit dem Betriebsrat und der Unternehmensleitung abgestimmt und entschieden werden.

Wir freuen uns, dass wir mit dem CIO eines weltweit tätigen US-Unternehmens der Elektronikbranche ein Kurzinterview zu seiner Praxis führen konnten. Er hat mit der Führung von internationalen und verteilten Teams sehr viel Erfahrung, weil er schon jahrelang seine Mitarbeiter und Projektteams mittels Telefon- und Videokonferenzen erfolgreich führt.

1. Welches ist das wichtigste Instrument für die erfolgreiche Führung von verteilten Teams?

Das Wichtigste ist eine feste Agenda, speziell bei Projekten oder wenn es um Fragen aus dem operativen Geschäft geht. Jeder weiß: wann bin ich dran, was wird von mir erwartet. Dabei ist es egal, welches Medium wir nutzen (Telko, Video oder andere). Selbst bei einer E-Mail-Statusabfrage formuliere ich klar die Erwartung an den Mitarbeiter und seine Antwort. Die Voraussetzung, damit das so funktioniert, ist ein sehr konsequentes Zeitmanagement. Sehr praktisch ist es auch, vorher abzufragen, ob jemand nichts zu sagen hat. Dann nehme ich den Punkt runter von der Agenda und alle sparen Zeit.

2. Wie gewinnt man am wirksamsten das Vertrauen von Mitarbeitern in der Ferne?

Ich führe auch 1:1-Gespräche per Telefon oder Video. Das kostet zwar sehr viel Zeit. Aber mir ist es wichtig, zu erfahren, wie es meinem Mitarbeiter und seiner Familie geht. Ich frage zum Beispiel auch: „Wie kann ich unterstützen, wie kann ich die Arbeitsbedingungen verbessern.“

Wir haben bei uns sogenannte „Interns“ im Einsatz. Das sind meist Studenten, die ihre Masterarbeit schreiben und für sechs bis zwölf Monate in Projekten arbeiten. Ich nehme mir die Zeit, diese jungen Menschen, die am Beginn ihrer Karriere stehen, zu coachen. Im Büro mache ich das für 30 Minuten in der Mittagspause. Jetzt in der Krisenzeit dauert das Coaching 60 Minuten. Ich nehme mir die Zeit und erwarte das auch von meinem Mitarbeiter. Das funktioniert sehr gut.

Ich schicke in diesen Zeiten Anerkennungszeichen an Mitarbeiter, die beispielsweise eine gute Leistung gezeigt haben. Das ist z. B. ein Amazon-Gutschein über 50 Euro mit einem persönlichen Gruß von mir. Es geht nicht um den Wert, sondern um die Geste, um die persönliche Anerkennung.

3. Wie kann man als Führungskraft über die Distanz persönliche Probleme der Mitarbeiter (Ängste, Sorgen, Nöte) behandeln?

Das Wichtigste ist Zuhören. Lass den Mitarbeiter reden! Ich spreche auch mit der Personalabteilung, wenn es darum geht, den Mitarbeiter in einer schwierigen Situation zu unterstützen. Ich habe eine Mitarbeiterin, die informierte mich, dass sei sich jetzt um die Pflege der Mutter kümmern müsse und ein Pflegeheim suche usw. Mit der Personalabteilung habe ich für ausreichend freie Zeit für diese Aufgaben gesorgt, natürlich bezahlt. Das hat natürlich eine große Last von ihren Schultern genommen. Sollte plötzlich der Bedarf für eine kurzfristige Unterstützung entstehen, unterbreche ich auch spontan meine Arbeit oder verschiebe einen Termin, weil das im Moment eben wichtiger ist.

Die Fragen stellte Falk Janotta, Geschäftsführer von intelliExperts GmbH.

Fazit

In Krisenzeiten ein Team von räumlich getrennten Mitarbeitern zu führen, ist schwierig. Der persönliche Kontakt ist unersetzbar. Manche Informationen bekommt man nur in persönlichen Gesprächen oder beim gemeinsamen Kaffee oder Mittagessen heraus.

Gleichzeitig bieten Krisen auch immer Möglichkeiten zur Verbesserung. Das Team und Sie als Führungskraft gehen gestärkt daraus hervor, mit mehr Vertrauen untereinander und dem Eindruck, auch diese Krise erfolgreich überstanden zu haben.

Als Führungskraft bleibt Ihnen am Ende des Tages nur noch übrig, sich beim Team für die gute Zusammenarbeit dankbar zu zeigen. Eventuell bei einem guten Essen, wenn die Krise überstanden ist!

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