In dem heutigen Blogbeitrag behandeln wir das traditionelle Ressourcen- und Zeitmanagement im Projektmanagement. intelliExperts wird sich in einem zweiten Blogbeitrag in zwei Wochen mit dem agilen Ressourcenmanagement beschäftigen.
1. Teil: Traditionelles Ressourcenmanagement – 21.08.19
2. Teil: Agiles Ressourcenmanagement – 04.09.19
Inhalt Teil 1: Das Ressourcen-Dreieck, Struktur- und Ablaufplanung, Aufwand, Dauer, Die Verteilung der Aufgaben zur Zeitplanung, Risikomanagement
Das Ressourcen-Dreieck
Das Ressourcenmanagement im Projektmanagement stellt einen sehr wichtigen Grundpfeiler der Planung dar.
Am Anfang steht das Dreieck Zeit-Kosten-Leistung, an dem man stets Ressourcen und deren Planung zu prüfen hat. Denn, wie an der Abbildung deutlich wird, ändert sich eine Ressource (Leistung), müssen die anderen beiden Parameter in der Ressourcenplanung angepasst werden.
Hierfür ist es wichtig, bereits in der Auftragsklärung auf folgende Fragen einzugehen: Wie sehen die Rahmenbedingungen aus, das heißt, wieviel Zeit, Kosten, Leistung (Personal) stehen zur Verfügung?
Besonders interessant wird die Frage nach dem Personal, wenn interne Mitarbeiter vollständig für ein Projekt zur Verfügung gestellt werden. Wie funktionieren die Kommunikation und die Arbeitsverteilung in der Abteilung des Mitarbeiters? Wird von ihm erwartet, dass er trotzdem noch seine Aufgaben im Fachbereich neben der Projektarbeit übernimmt, für die er eingestellt wurde? Oder werden ihm Projektaufgaben leichtfertig übertragen, weil seinem Vorgesetzen die Auslastung des Mitarbeiters nicht bewusst ist?
Ist der Mitarbeiter für das Projekt abgestellt, dann müssen ganz klare Regelungen vorhanden sein, wann er welche Aufgaben erledigen kann, um sowohl den Projekterfolg als auch die Erledigung der internen Abteilungsarbeit zu garantieren.
In den folgenden Abschnitten wird das traditionelle Ressourcen- und Zeitmanagement im Projektmanagement vorgestellt. intelliExperts wird sich in einem zweiten Blogbeitrag mit dem agilen Ressourcenmanagement beschäftigen.
Struktur- und Ablaufplanung
Der Strukturplan bricht die Liefergegenstände des Projektes in kleinere, „managbare“ Komponenten wie Teilprojekte, Liefergegenstände und Arbeitspakete auf, die genau beschrieben werden.
Das Arbeitspaket als kleinstes Element der Projektstrukturplanung ist beschrieben durch die auszuführenden Tätigkeiten, den Verantwortlichen, die Risiken auf der Ebene des Arbeitspaketes, den Aufwand und die Dauer, die Abhängigkeiten zu anderen Arbeitspaketen und die Vorgänger und Nachfolger.
Ein Ablaufplan ist die Dokumentation des geplanten, sachlichen und zeitlichen Ablaufs des Projektes, die Darstellung der Reihenfolge und Abhängigkeiten der Arbeitspakete sowie die Planung und Darstellung von Meilensteinen.
Jede Phase muss mit einem Meilenstein enden. Diese gelten als Entscheidungspunkte. Erst danach kann die nächste Phase beginnen. Ein Meilenstein ist keine Zeitdauer, er ist ein Zeitpunkt, an dem etwas getan werden muss oder zu dem etwas erreicht wird. Dabei dient der Meilenstein gleichzeitig zur Qualitätssicherung. Denn mit jedem Meilenstein kann auch der Verlauf des Projektes neu evaluiert werden. Außerdem stellt er eine weitere Motivation für das Projektteam dar, das Projekt zum Abschluss zu bringen.
Es gibt zahlreiche Programme und Tools, die Ihnen unterschiedliche Funktionen für die Projektplanung zur Verfügung stellen. Hier kommt es auf Ihre Arbeitsweise an. In einem Gantt-Diagramm werden die einzelnen Arbeitspakete und Phasen grafisch dargestellt. Die grafische Gegenüberstellung des Plans und des Projektfortschritts – einschließlich unvorhergesehener Änderungen – hilft dem Projektleiter und dem Team bei der realistischen Beurteilung des Projektstatus.
Bei der Projektplanung wird zunächst der Aufwand der Arbeit bestimmt.
Aufwand
Als erstes muss das Zeitbedürfnis zur Erledigung von Aufgaben festgestellt werden, was durch den Mitarbeiter erfolgt, der die Aufgabe übernimmt. An dieser Stelle redet man von dem Aufwand der Aufgabe. Der Mitarbeiter verfügt in der Regel über 40 Stunden Arbeitszeit pro Woche. Diese Summe stellt die Kapazität des Mitarbeiters – der Ressource – dar, die für einzelne Aufgaben zur Verfügung steht. Muss der Mitarbeiter beispielsweise sechs Firmen anrufen und Angebote einholen, können zehn Minuten pro Anruf als insgesamt 60 Minuten Aufwand eingeplant werden.
Die Dauer des Arbeitspaketes „Angebote einholen“ kann jedoch ganz anders aussehen.
Dauer
Die Dauer richtet sich am Beispiel „Angebote einholen“ nach der Erreichbarkeit und Verfügbarkeit der Firmen. Der Mitarbeiter ruft morgens an, vier von sechs Firmen haben noch zu. Er ruft an, der Ansprechpartner ist jedoch gerade im Urlaub. Das Arbeitspaket „Angebote einholen“ kann sich damit über eine ganze Woche erstrecken oder mehr. Die Dauer der Aufgabe kann damit wesentlich länger sein als der rechnerische Aufwand. Kann sie jedoch auch kürzer als der Aufwand sein? Ja, wenn man den Aufwand auf mehr als eine Ressource verteilen kann, also die Arbeit parallelisieren kann. Dieses Vorgehen erhöht das Risiko, weil die Abhängigkeiten steigen. Dieses ist ein Grund für ein Risikomanagement von Anfang an.
Risikomanagement
Risikomanagement umfasst sämtliche Maßnahmen zur systematischen Erkennung, Analyse, Bewertung, Überwachung und Kontrolle von Risiken. Projektrisiken sind künftige Unsicherheiten, die Projektziele negativ beeinflussen können. Im Risikomanagement werden auch Chancen bearbeitet, die die Projektziele positiv beeinflussen können. Risiken und Chancen entstehen aus der unzureichenden Informationslage bezüglich der Zukunft. Dabei zielen Risiken stets auch auf die eingangs erwähnten drei Faktoren des Dreiecks ab: Zeit, Kosten, Leistung. Beispielsweise, wenn das Projekt nicht rechtzeitig fertig wird (Zeit), zu wenige Ressourcen eingeplant wurden, Projektmitarbeiter aufgrund von Krankheit nicht verfügbar sind (Leistung) oder kostspielige, nicht vorhersehbare Probleme entstehen (Kosten).
Ein professionelles Risikomanagement ist elementarer Bestandteil des Projektmanagements und erhöht die Wahrscheinlichkeit, das Projektziel zu erreichen.
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