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„Schreiben Sie mir bitte das Protokoll unseres nächsten Meetings“ – ein Satz, der sich bei jeder Projektassistenz wie ein Mantra einprägt. Beliebt ist es nicht. Das Schreiben des Protokolls gilt bei Vielen als undankbare Aufgabe. Sie nimmt Zeit in Anspruch und wird im Anschluss vom Projektteam nicht wahrgenommen. Doch für die Projektleitung ist es eine wertvolle Hilfeleistung. Wir zeigen Ihnen, wie Sie ein Ergebnisprotokoll schreiben, das anspricht und gelesen wird – und ganz nebenbei etwas für die eigene Reputation tut.

Man unterscheidet zwischen zwei Protokolltypen: Es gibt das Verlaufsprotokoll und das Ergebnisprotokoll. Das Ergebnisprotokoll ist die schnellere Option. Es hält kompakt die Entscheidungen und Ergebnisse des Meetings fest – nicht aber die Diskussionen, die dazu geführt haben. Das Verlaufsprotokoll gibt die Redebeiträge kurz inhaltlich wieder. So lässt sich nachverfolgen, warum Entscheidungen getroffen wurde.

Die richtige Protokollform finden

Welche Form die Projektassistenz für ihr Projektteam wählen, bleibt den Wünschen Ihres Vorgesetzten überlassen. In vielen Fällen kann eine Mischform sinnvoll sein. So ist die Transparenz der wichtigsten Entscheidungen gewährleistet und Sie sparen dennoch Zeit ein.

Warum ist es aber in jedem Fall nützlich, ein Protokoll zu schreiben? Meetings können lang sein. Entscheidungen, die das Team nach intensiver Diskussion trifft, müssen festgehalten werden. Das Protokoll bietet allen Teilnehmer den Service, die komplexen Inhalte einer Sitzung auf die wichtigsten Punkte zu reduzieren. So kann der jeweilige Entscheidungsprozess besser nachvollzogen werden. Schließlich können Kollegen des Projektteams, die nicht am Meeting teilnehmen, sich über die Sitzungsinhalte informieren.

Ein weiterer Grund für ein Protokoll ist das Festhalten von Aufgaben. Wer macht was bis wann? Diese drei Informationselemente sichern gemeinsam mit der Aufgabenverfolgung die Termineinhaltung von Projektaufgaben.

Sie sollten zu Beginn eines Meetings das Protokoll des letzten Treffens durchgehen. Rekapitulieren Sie die getroffenen Entscheidungen und prüfen Sie den Status der vereinbarten Aufgaben. Halten Sie auch diese Ergebnisse fest. So weiß jeder, dass der Status kontrolliert und transparent kommuniziert wird. Das ist eine zusätzliche Motivation.

Wie immer: Gut vorbereiten

Bereiten Sie sich auf das Meeting vor. Wie detailreich soll das Protokoll werden? Gibt es eine Agenda? Wer nimmt teil? Eine optimale Vorbereitung ist wichtig, da das Protokollieren sehr aufwendig ist. Sie müssen parallel

1. aufmerksam zuhören,
2. die wesentlichen Inhalte herausfiltern,
3. die Redebeiträge den entsprechenden Teilnehmern zuordnen und
4. direkt prägnant formulieren.

Im Anschluss an das Meeting folgt die Überarbeitung des vorläufigen Protokolls. Das Gesagte ist noch präsent und die frischen Eindrücke erleichtern das Bearbeiten. Achten Sie darauf, präzise zu formulieren. Es gilt das Wichtigste zusammenzufassen. Niemand soll sich durch Ihr Protokoll mühen, um die Informationen des Meetings zu erfassen. Dabei hilft eine klare Struktur, die das Lesen erleichtert. Sie finden hier eine Vorlage, die wir bei intelliExperts benutzen. Oftmals hat Ihr Unternehmen auch schon interne Templates, die Sie verwenden können. Die wichtigsten Punkte dabei sind:

• Der Protokollkopf mit Datum, Ort, Beginn und Ende
• Teilnehmer: Vor- und Nachname, gegebenenfalls mit Position
• Die Agenda
• Themen, die während des Meetings besprochen wurden: Titel, Beschreibung, Ergebnis, Verantwortlichkeiten
• Wichtigste Ergebnisse werden gesondert festgehalten.
• Im Anhang können Fotos, Aufzeichnungen, Diagramme etc. eingefügt werden

Das Ergebnisprotokoll wird im Präsens verfasst. Achten Sie darauf, dass Sie objektiv, neutral und sachlich formulieren. Die eigene Meinung hat im Protokoll nichts zu suchen.

Das Protokoll ist gute Eigenwerbung

Ein Meeting zusammenzufassen, ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die Zeit erfordert. Dabei gilt, dass Sie das richtige Maß finden: Wer nur noch mit dem Vor- und Nachbereiten von Protokollen beschäftigt ist, macht etwas falsch. Nicht das detaillierteste und gestalterisch anspruchsvollste Protokoll ist das Beste. Ihr Ziel ist ein Protokoll, das mit wenig Aufwand die wichtigsten Informationen unmissverständlich vermittelt.

Wenn Sie das nächste Mal vor einem Protokoll sitzen und die mühsame Aufgabe verfluchen, dann denken Sie daran: Sie können Ihren Vorgesetzten eine Kostprobe geben, wie präzise Sie arbeiten. Dass Sie in der Lage sind, unter Zeitdruck vielfältige Aufgaben zu übernehmen. Wie scharf Ihr Blick für das Wesentliche ist.

Ein gut geschriebenes und schnell verschicktes Protokoll ist die beste Eigenwerbung – hohe Reichweite inklusive. Gerade deshalb, weil zahllose Protokolle nicht schnell verschickt und in den wenigsten Fällen gut formuliert sind.

Die Machart des Protokolls fällt auf den Verfasser zurück. Nutzen Sie das und schreiben Sie Protokolle, die nicht nur gerne gelesen werden, sondern die Ihnen auch die nötige Anerkennung verschaffen.

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Einmal im Jahr ist es soweit: Ihre Vorgesetzten bitten Sie zum Mitarbeitergespräch. Leistungen werden bewertet, die Zielerreichung überprüft und neue Ziele festgelegt. Laut einer Umfrage des Markforschungsinstituts INNOFACT erwarten 60 Prozent der Angestellten Angebote und Ideen ihrer Vorgesetzten. Gleichzeitig bereiten sich nur 36 Prozent adäquat darauf vor, mit ihrem Chef zu sprechen. Dabei ist das Mitarbeitergespräch eines der wertvollsten Instrumente der Kommunikation, um sich auszutauschen. Lassen Sie diese Chance nicht ungenutzt!

Mitarbeitergespräch lohnt sich für beide Seiten

Richtig geführt, trägt das Mitarbeitergespräch zur Mitarbeiterbindung bei. Es fördert das Verständnis für die Belange des Unternehmens und vermittelt zugleich Anerkennung und Wertschätzung, wodurch die Zufriedenheit am Arbeitsplatz steigt. Der Dialog vereinfacht die Unternehmenssteuerung. Werden klare Ziele definiert, weiß der Angestellte genau, was von ihm erwartet wird – und er kann eigenständig arbeiten. Der Chef gewinnt durch erfolgreiches Delegieren Freiraum für andere Aufgaben.

Mitarbeitergespräche sind zudem ein wichtiges Instrument zur Bildung von Vertrauen zwischen Beschäftigtem und Vorgesetztem. Ein offener Dialog fördert die Kooperation und das gegenseitige Verständnis bei der Lösung von Problemen. Wer ein Vertrauensverhältnis schafft, verbessert den Informations- und Wissensaustausch.

Die richtige Vorbereitung

Bereiten Sie sich bestmöglich auf ihr Mitarbeitergespräch vor. Fragen Sie bei ihrem Chef schon im Vorfeld nach, um welchen Rahmen es sich handelt. Werden die Leistungen der letzten zwölf Monate besprochen? Geht es um ein ganz bestimmtes Projekt? Oder soll es vielmehr um die Ziele für das kommende Jahr gehen? Gut vorbereitet können Sie ganz anders argumentieren, wichtige Punkte sind präsenter. Wer zugewandt und offen in das Gespräch geht, erreicht oft viel mehr.

1. Zählen Sie ihre Erfolge auf, belegen Sie diese mit Fakten und bleiben dabei immer sachlich. Es gilt, sich gut zu verkaufen und seine erreichten Ergebnisse des zurückliegenden Geschäftsjahres zu präsentieren. Selbstbeweihräucherung ist nicht angebracht. Wer die richtigen Argumente auf seiner Seite hat, tut sich auch leichter damit, aus Erfolgen die Forderung nach einem höheren Gehalt abzuleiten oder neue Aufgaben anzustreben.
2. Im selben Maße sollten sie auch Fehler eingestehen und negative Leistungen benennen. Selbstreflexion und eine kritische Beurteilung der eigenen Leistung wirken professionell, und zeigen dem Vorgesetzten, dass Sie mit Misserfolgen umgehen können.
3. Hohe Erwartungen und Enttäuschungen liegen beim Mitarbeitergespräch oft dicht beieinander. Stecken Sie sich deshalb im Vorfeld klare Ziele und notieren Sie Punkte, die Sie zur Sprache bringen möchten. Die INNOFACT-Umfrage hat gezeigt, dass sich so mehr als 50 Prozent der Angestellten auf ihre Gespräche vorbereiten. Schätzen Sie ihre Ziele realistisch ein, und zeigen somit ihrem Chef, dass Sie ambitioniert sind, diese auch zu erreichen.
4. Mitarbeitergespräche sind keine Einbahnstraße. Klären Sie, ob auch ihr Vorgesetzter Feedback erwartet. Dem sollte während des Gesprächs ausreichend Platz eingeräumt werden. Hier sind natürlich Fingerspitzengefühl und diplomatisches Geschick gefragt. Überfallen Sie ihren Vorgesetzten nicht mit Kritik. Ein argumentativ fundiertes Feedback ist für jede Führungsperson wichtiger als übertriebene Lobeshymnen.
5. Beeindrucken Sie Ihren Chef nicht nur mit den Leistungen der Vergangenheit. Machen Sie Vorschläge, verkünden Sie neue Ideen und zeigen damit Ihre Initiative. Am besten bevor Sie der Chef selbst danach fragt.

Wer dokumentiert, schafft Verbindlichkeit

Die intensive Gesprächsvorbereitung ist ein Muss, wenn Sie sich davon konkrete Handlungsempfehlungen und Ergebnisse erhoffen. Diese sollten im Anschluss daran aber auch festgehalten werden. Deshalb ist ein Protokoll sinnvoll. So schaffen Sie eine höhere Verbindlichkeit und können auch im Nachgang auf das, was besprochen wurde, zurückgreifen. Außerdem ist es die Grundlage für das nächste Mitarbeitergespräch. Das Ergebnisprotokoll soll alle Entscheidungen und Vereinbarungen enthalten. Wichtig ist, dass Ziele und Aufgaben mit einem Fälligkeitsdatum versehen sind.

Haben Jahresgespräche ausgedient?

Doch ist das einmalige Gespräch in zwölf Monaten eine adäquate Antwort auf die sich schnell verändernde Geschäftswelt? Digitalisierung und Globalisierung sind die Kofferwörter für diese Entwicklung. Ziele, die für zwölf Monate gesteckt werden, sind vielleicht in drei Monaten schon wieder hinfällig. Das deutsche Softwareunternehmen SAP hat darauf nun reagiert und eine neue Art des Mitarbeitergesprächs eingeführt.

Das Unternehmen hat eine Software entwickelt, die das Gespräch zwischen Chef und Angestelltem diesen neuen Begebenheiten anpassen soll. Der Konzern hat die interne Vorgabe zum Jahresgespräch gestrichen. Beschäftigte und Führungskraft tauschen sich nun ständig aus. Statt langem Pflichtgespräch nun Feedbackhäppchen – ganz ohne Notenvergabe. Das führt zu mehr Interaktion und weniger starrer Personalführung.

Wie sich Form, Frequenz und Ablauf eines Mitarbeitergesprächs auch entwickeln, wenn Sie sich intensiv darauf vorbereiten, ist das Gespräch eine ideale Gelegenheit sich zu präsentieren und eine Vertrauensbasis zu ihrem Vorgesetzten aufzubauen. So kann das Mitarbeitergespräch ein Schlüssel zu ihrer beruflichen Weiterentwicklung sein.

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Theoretisches Grundlagenwissen hilft Ihnen dabei, Prozesse in der Praxis zu verstehen. Praktische Erfahrungen, Tipps und Hilfestellungen aus dem Berufsalltag einer Projektassistenz sind aber im Projektmanagement mindestens genauso wichtig.

Wie bereitet man sich auf neue Projekte vor? Was sind die wichtigsten Werkzeuge? Konkrete Praxistipps von Projektassistenz-Profis, die über langjährige beruflicher Erfahrungen verfügen, sind rar und deshalb umso wertvoller. Wir haben in einer Online-Umfrage mit ausschließlich offenen Fragen unter unseren Projektassistenzen dieses Wissen für Sie gesammelt, analysiert und aufbereitet.

Gesunder Menschenverstand und Nerven helfen

Wir haben gefragt, was jede Projektassistenz mitbringen sollte, um einen guten Job machen zu können. Drei Viertel aller Befragten gaben an, dass die wichtigste Eigenschaft im Projekt ist, ständig am Ball zu bleiben und mitzudenken. „Setzen Sie Ihren gesunden Menschenverstand ein!“, lautete einer der Appelle. Und weiter: „So können Sie Aufgaben vorausschauend erledigen und der Projektleitung den Rücken freihalten. Setzen Sie ihr Wissen, Können und ihre Leidenschaft dafür ein.“

Einige Teilnehmer meinten, dass eine Projektassistenz auch Nerven haben müsste. Das kann ein Hinweis auf die benötigte Stressresistenz sein, für die Nervenstärke eine Voraussetzung ist.

Daneben kommt es auf ihren Willen an. Die Projektassistenz braucht den Willen, im Team erfolgreich zu sein. Und sie braucht Neugier auf neue Aufgaben. Wichtig ist auch eine Hands-on-Mentalität.

Die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

• Mitdenken und gesunder Menschenverstand
• Vorausschauendes Arbeiten
• Neugier auf neue Aufgaben
• Hands-on-Mentalität
• der Wille, im Team erfolgreich zu sein
• Nervenstärke für Stressresistenz

Erfolgsgeheimnis: Strukturierte Arbeitsweisen

Auf unsere Frage „Welches ist das wichtigste Werkzeug, das die Projektassistenz braucht und warum?“ gaben 70 Prozent der Teilnehmer an, dass eine strukturierte Arbeitsweise unerlässlich sei. So behält die Projektassistenz stets den Überblick über das Projekt, um allen Anforderungen gerecht zu werden.

Damit gepaart ist eine schnelle Auffassungsgabe. Nur so kann die Projektassistenz wissen, warum was für wen wie getan werden muss. Und welches Projektmitglied welche Informationen von ihr benötigt. Sie muss wissen, in welchem Zeitrahmen sich diese Aufgabe abspielt und welche Anforderungen daran gestellt werden. Ein Teilnehmer brachte es so auf den Punkt: „Sie halten den Ball jederzeit im Spiel.“

Weitere Fähigkeiten, die zu ihrem Erfolg beitragen: gute Kommunikation, Fragen bei unklaren Aufgabenstellungen und offenes Ansprechen von Problemen.

Zusammenfassung der Antworten:

• Strukturiertheit
• Schnelle Auffassungsgabe
• Gutes Kommunikationsvermögen
• Analytische Fähigkeiten
• Hervorragende Office-Kenntnisse

Persönliche und soziale Kompetenzen sind für den Erfolg notwendig

Unsere dritte Frage beschäftigte sich mit den weichen Faktoren. Welche Soft-Skills benötigt eine Projektassistenz? Knapp die Hälfte der Teilnehmer nannten Servicebereitschaft, Toleranz, Geduld und eine positive und kompetente Ausstrahlung. Die Bandbreite der Antworten ist enorm und es ist interessant, welche weichen Faktoren bei einer erfolgreichen Projektassistenz noch gesehen werden:

• Konzentration auf das Wesentliche
• Durchsetzungsvermögen
• Selbstbewusstsein
• Teamfähigkeit
• Zuverlässigkeit
• Kritikfähigkeit
• Lernbereitschaft
• Eigeninitiative
• Selbstmanagement
• Organisationstalent
• Belastbarkeit

In der Summe könnte man meinen, eine Projektassistenz müsste über alleEigenschaften verfügen, die Anforderungsprofile von den einschlägigen Plattformen im Hinblick auf die soziale Kompetenz hergeben. Nun ist unsere kleine Umfrage natürlich nicht repräsentativ und man muss die Antworten wohl so deuten, dass die Eigenschaften situativ im Projekt gefordert sind. Eine gute Projektassistenz ist in der Lage, flexibel auf Situationen im Projekt zu reagieren.

Gewissenhafte Vorbereitung als Erfolgsfaktor

Jedes Projekt gestaltet sich anders. Wir haben gefragt, wie sich unsere Projektassistenzen auf ein neues Projekt vorbereiten. Die Profis gaben an, im Vorfeld zunächst einmal intensiv Informationen über das Unternehmen, das Projekt und die fachlichen Anforderungen des Kunden zu recherchieren.  Ein Teilnehmer nannte dazu folgenden wichtigen Punkt: „Verlassen Sie sich dabei aber nicht auf alte Daten; arbeiten Sie sich mit den aktuellsten Daten ein, und versuchen Sie ihr Team kennenzulernen.“

Einige Teilnehmer meinten, dass das Führen einer Open-Issue-Liste von Beginn an ein wichtiges Arbeitsinstrument ist. Auch die Strukturierung des Projektes (Projektstrukturplan – PSP) wurde genannt. Außerdem müssten gleich zu Beginn die ersten Aufgaben verteilt, ein Terminplan erstellt und die notwendigen Ressourcen geprüft werden.

Nur wer fragt, kann Neues lernen

In der letzten Frage wollten wir Tipps aus der Praxis, die wir hier gerne zur eigenen Deutung und Verwendung weitergeben. Für die Befragten war es in diesem Zusammenhang auch wichtig, mit Selbstbewusstsein und offen an die neue Herausforderung heranzugehen. „Scheuen Sie sich nicht, Fragen an ihren Vorgesetzten oder einen erfahrenen Projektmanager zu stellen. Dieser kann Sie auf die firmenspezifischen Besonderheiten hinweisen und Sie in das Projekt einarbeiten.“ meinte eine Teilnehmerin.

Die Umfrageergebnisse stellten in diesem Kontext zwei Eigenschaften besonders hervor: Ehrlichkeit und Aufrichtigkeit kommen immer an.

„Bleiben Sie auf dem Laufenden!“ Für vier von fünf Befragten war dies eine der wichtigsten Aussagen für den Arbeitsalltag einer Projektassistenz. Sie muss wissen, wer für welche Aufgaben innerhalb des Projekts verantwortlich ist. Die Projektassistenz ist oftmals auch in der Rolle des Problemlösers. Sie muss sich entsprechende Kompetenzen aneignen. Wichtig hierfür sind Zuverlässigkeit, Verbindlichkeit und das richtige Maß an Kommunikation.

Diese Umfrage markiert den Beginn einer kleinen Reihe, die sich mit praktischen Alltagstipps an Projektassistenzen und alle „Projektarbeiter“ wendet. Wir möchten Ihnen in loser Folge in den nächsten Beiträgen Hilfestellungen für typische Situation und Aufgaben geben, die Sie in Ihrem Projektalltag unterstützen und weiterbringen.

Der Beitrag Von Projektassistenzen für Projektassistenzen erschien zuerst auf Projektassistenz-Blog.

Wie gestaltet sich der Arbeitsalltag einer Projektassistentin? Tatjana Reiß kennt die Höhen und Tiefen des Projektmanagements. Sie arbeitet seit mehr als zehn Jahren im Bereich Projektassistenz und berichtet uns über die Herausforderungen, die diese Aufgabe mit sich bringt. Der Projektassistenz-Blog hat sich zu einem Interview mit ihr getroffen.

PROJEKTASSISTENZ-BLOG: Sie arbeiten heute als Projektassistenz. Wie sind sie zu diesem Aufgabenbereich gekommen?

Tatjana Reiß: Angefangen habe ich meine berufliche Laufbahn 1985 mit einer Ausbildung als staatlich geprüfte Fremdsprachensekretärin für Englisch und Französisch. Mittlerweile spreche ich auch noch Spanisch, Griechisch und Russisch. Bei meinem ersten Arbeitgeber bin ich insgesamt zehn Jahre geblieben, bevor ich mich dazu entschloss, neue Herausforderungen anzunehmen.

Ich habe zunächst einmal eine Weiterbildung zur Managementassistentin gemacht. Anschließend war ich mehr als zehn Jahre bei Unternehmen unterschiedlicher Größe und Branchen als Managementassistentin tätig. Die persönliche Betreuung als klassische Sekretärin wurde dann nach und nach weniger. Ich habe mich hin zu kleinen und eigenständigen Aufgaben sowie eigenen Mini-Projekten orientiert, bevor ich in den Projektbereich als PMO gewechselt bin. Das hat mir sofort super gefallen.

Was jedoch schon länger in mir schlummerte, war der Schritt in die Selbstständigkeit. Ich hatte während meinen vorherigen Stationen immer das Gefühl, nicht voll ausgelastet zu sein. PMO gefiel mir als Aufgabenfeld sehr gut und nachdem mich eine Freundin in dem Gedanken bestärkte, beschloss ich, einen Businessplan auszuarbeiten. So bin ich schließlich auch in den Bereich Selbstständigkeit und Mitarbeit im PMO gekommen.

Ein aktuelles Thema unseres Blogs sind Zertifizierungen. Haben Sie Zertifizierungen und wie schätzen Sie deren Bedeutung ein?

Für meine Funktion als Projektassistenz habe ich persönlich keine Zertifizierungen gemacht, es war ein fließender Übergang von Fremdsprachensekretariat über Managementassistenz zu Projektassistenz und ergab sich einfach.

Im selbstständigen Bereich ist es trotzdem immer von Vorteil, seine Fähigkeiten auf dem Papier belegen zu können. Daher bin ich aktuell dabei, mich als IHK-geprüfte Projektleiterin zertifizieren zu lassen. Außerdem möchte ich den Kunden damit zeigen, dass ich als Freelancer an Weiterentwicklung interessiert bin – auch jenseits der magischen Grenze von 50 Jahren.

Man hört und liest oft, dass das Stresslevel im Projektmanagement in manchen Fällen bis hin zum Burnout führen kann. Haben Sie solche Erfahrungen auch schon gemacht und was ist ihr Erfolgsrezept, um den Stress dabei nicht vollständig an sich ranzulassen?

Also ich persönlich sehe diesen Punkt weniger kritisch als viele andere, da bin ich ganz ehrlich. Denn wenn man es mal ganz simpel betrachtet, läuft ein Arbeitstag doch in etwa so ab: Man geht jeden Morgen ganz entspannt mit hohen Schuhen ins Büro, sitzt acht Stunden auf seinem Sessel. Und selbst wenn man dabei mal etwas falsch macht, die Welt dreht sich weiter und geht nicht von heute auf morgen unter.

Mir macht meine Tätigkeit als Projektassistenz einfach so viel Spaß, dass ich hier oft nicht nachvollziehen kann, weswegen andere Leute sich überhaupt erst so viel Stress machen. Und durch dieses hohe Stresslevel natürlich auch zwangsläufig in die Gefahr eines Burnouts abrutschen.

Würden Sie denn trotzdem zustimmen, dass die Tätigkeit als Projektassistenz dabei durchaus auch vielseitig und abwechslungsreich sein kann? Falls ja, was sind denn persönlich ihre liebsten drei Tätigkeitsfelder oder Aufgaben?

Ich liebe es, mit PowerPoint zu arbeiten – das ist ein bisschen wie Puzzeln oder ganz salopp gesagt „bezahltes Spielen“. Andere Leute gehen beispielsweise zum Yoga um ihre innere Ruhe zu finden, ich sitze gerne vor dem Rechner und schiebe Objekte und Textfelder von links nach rechts (lacht). Mein Umfeld merkt natürlich auch schnell, dass ich hierfür zu begeistern bin.

Durch meine Ausbildung arbeite ich wahnsinnig gerne mit Sprachen. Hier muss ich gar nicht viel nachdenken und kann mich mit unterschiedlichsten Menschen aus allen möglichen Kulturen austauschen und verständigen. Wenn einem das liegt, dann gibt es wohl kaum etwas Schöneres bei der Arbeit.

Ansonsten jongliere ich auch sehr gerne mit Zahlen. Oft hat man ja über Teilprojekte auch gewissen Budgets zu verwalten. Ich sehe diese Aufgabe schon in gewisser Weise als eine akribische Terrier-Arbeit, aber mache sie gerne und habe Spaß dabei, solche Herausforderungen zu lösen und systematisch abzuarbeiten.

Wichtig ist mir aber vor allem eines: Abwechslung und Tätigkeiten mit unterschiedlichen Ansprüchen. Gerne auch mit wechselnden Ansprechpartnern und einem abwechslungsreichen Arbeitsumfeld. Denn nichts ist langweiliger als von morgens bis abends immer nur dasselbe zu tun. Zumindest ist das schon immer mein persönlicher Anspruch an meine berufliche Tätigkeit gewesen.

Die Zusammenarbeit zwischen Projektassistenz und Projektleiter kann durchaus sehr intensiv sein. Wie wichtig ist es, dass dieses Duo auf persönlicher Ebene gut miteinander harmoniert und wie gehen Sie selbst mit sich abzeichnenden Konfliktsituationen um?

Es ist schön und nett, wenn ich mich super mit der Projektleitung verstehe – dann läuft alles besser und runder, das liegt auf der Hand. Ich bin mittlerweile aber bedingt durch meine langjährige Berufserfahrung nicht mehr ganz auf diese Idealvorstellung der Zusammenarbeit angewiesen. Denn letztlich weiß ich in 99% meiner Aufgaben, wie es abläuft, was ich zu tun habe und kann mich entsprechend auch voll darauf konzentrieren und mich im Notfall weitestgehend zurückziehen.

Wenn es hart auf hart kommt, kann ich auch ein schwieriges Verhältnis gut aushalten und trotzdem meinen Job gewissenhaft und gut erledigen. Wenn Konflikt herrscht, denke ich mir einfach: Ich bin Freiberufler und verdiene in dieser Zeit einen Haufen Geld – auch diese Zeit wird vorrübergehen und ich mache bis dahin einfach das Beste daraus. Und wenn gar nichts mehr hilft, dann habe ich für mich die Gewissheit, dass ich den Job jederzeit wieder hinschmeißen könnte und innerhalb weniger Wochen wieder ein neues Projekt finde.

Beschreiben Sie unseren Lesern einmal sowohl die erfolgreichste als auch die schlimmste Situation in Ihren Projekten bisher – und natürlich auch wie Sie jeweils damit umgegangen sind.

Das schlimmste Erlebnis bisher war, dass ich mal für sechs Wochen in einem Projekt tätig war und man mir jeden Tag aufs Neue erzählte, wie hochwertig meine Arbeit wäre und dass man sehr zufrieden sei. Freitags gab es dann regelmäßig Telefonkonferenzen und an meinem letzten Freitag in diesem Unternehmen sollte ich diese Telko organisieren und durchführen.  Dafür hat man mir einen Lautsprecher in die Hand gedrückt, der weder mit dem von der Firma zur Verfügung gestellten Equipment funktionierte und auch mit meiner eigenen Hardware konnte ich hier nichts erreichen. Und letztlich hat diese Verzögerung der Konferenz auch dazu geführt, dass ich am darauffolgenden Montag aus dem gesamten Projekt entlassen wurde, weil ich angeblich unfähig wäre. Zum Glück hatten wir in meinem Arbeitsvertrag aber entsprechende Fristen und Szenarien schriftlich fixiert, so dass sich die Lage zumindest einvernehmlich abwickeln ließ und die böse Überraschung nicht ganz von heute auf morgen eintrat.

Das schönste Erlebnis hatte ich als Leiterin in einem großen Projekt mit insgesamt 36 Teilprojekten, das auf eineinhalb Jahre insgesamt angelegt war. Da habe ich unglaublich viel Zeit und Energie in das Gelingen des Projekts investiert. Und dann wurde ich ziemlich überrascht, denn alle Teilprojektleiter haben nach Abschluss und Abgabe des Projekts eine gemeinsame Party geschmissen – extra für mich, um Danke zu sagen und das, was ich geleistet habe, zu würdigen. Das hat mich damals wahnsinnig positiv überrascht und natürlich sehr beeindruckt – einfach ein unbeschreibliches Gefühl auf einer Party zu sein, die einem selbst gewidmet wird.

Sie konnten neben dem üblichen Bewerbungsprozess sicher auch schon Erfahrungen mit der Vermittlung durch Personaldienstleister sammeln. Worauf achten Sie hier und gibt es irgendwelche Standards oder Faktoren, die Ihnen dabei sehr wichtig sind?

Es muss ein Umgang auf Augenhöhe sein. Nicht nur, was die vorherigen Absprachen mit dem Dienstleister selbst betrifft, sondern auch der Umgang mit mir beim Gespräch mit dem Kunden selbst ist dabei ein ganz wichtiges Moment. Mir liegt es auch immer am Herzen, mehr als nur eine Nummer in der Kartei zu sein. Ich lege also Wert darauf, dass man auch über das, was ich tue und leisten kann, Bescheid weiß und mir zudem ausreichend Vorlauf für Antworten, Unterlagen oder Ähnliches gewährt.

Wie gesagt, ein Umgang auf Augenhöhe ist entscheidend – auch wenn mir bewusst ist, dass ich laut offizieller Hierarchiestufe oftmals „nur“ das kleinste Rädchen im Projekt – zumindest auf dem Papier – darstelle. Und genau diese Feinheiten merkt man oft schon sehr früh in den Gesprächen, noch bevor es schon wirklich um Details im Arbeitsvertrag selbst geht. Wenn das Miteinander für mich passend ist, bin ich, was das Thema Vermittlung über Dienstleister anbelangt, auch ein Freund von langfristiger Zusammenarbeit. Gerade die freiberufliche Projektassistenz wechselt ja häufiger den Job. Daher ist es mir wichtig zu wissen, dass ich mich auf meinen Partner in der Vermittlung verlassen kann und wir hier beide langfristig gut miteinander zusammenarbeiten können.

Gibt es noch einen guten Tipp oder Ratschlag, den Sie unseren Lesern zum Abschluss mit auf den Weg geben möchten?

Das Berufsleben sollte nicht schwer und belastend sein, dass macht das Leben und den Alltag einfach entspannter für alle Menschen um einen herum. Und dabei sollte man eine Sache auch nie vergessen: Ängstlichkeit und Vorsicht sind zwar sehr deutsche Tugenden, aber diese sollten idealerweise weder das berufliche noch das private Leben gänzlich prägen. Wer das Leben nicht immer ganz so ernst sieht, dem passieren manchmal unvorhergesehene Chancen und Dinge, die man so nicht hat kommen sehen.

Ich bedanke mich an dieser Stelle herzlich bei Ihnen für das ausführliche und aufschlussreiche Gespräch.

Der Beitrag „Es muss ein Umgang auf Augenhöhe sein“ – aus dem Arbeitsalltag einer Projektassistentin erschien zuerst auf Projektassistenz-Blog.