Fünf Jahre Projektassistenz-Blog, das ist ein Grund – ja, auch zu feiern. Aber auch, um einen Moment inne zu halten und über den Begriff „Projekt“ einmal nachzudenken.  Und ein wenig Revue passieren zu lassen, was in den letzten fünf Jahren so passiert ist und im Blog thematisiert wurde.

Lesen Sie heute zum Ende der Sommerpause die Jubiläumsausgabe des Projektassistenz-Blog, der ein wenig zum Nachdenken anregen soll, der Zahlen und Fakten – wirklich nur ganz kurz – präsentiert und der Lust auf Mehr machen soll. Viel Spaß dabei. Und wir freuen uns, wenn Sie uns weiterempfehlen, abonnieren und/oder einen Like dalassen.

Themen rund um den Begriff „Projekt“ sind omnipräsent. Woran liegt das? Heute wird fast alles ein Projekt genannt, selbst wenn es sich um größere Routineaufgaben handelt oder die Bedingungen für ein Projekt nicht erfüllt sind.

„Ich bin Projektleiter“ oder „Ich leite das Projekt XYZ“ klingt gut und wichtig und es gibt einem Selbstvertrauen.

Aber kann jeder, der sich Projektleiter nennen darf, auch ein Projekt erfolgreich leiten? Die Betonung liegt auf „erfolgreich„!

Als ich Anfang der achtziger Jahre als frisch gebackener Informatiker bei einer Unternehmensberatung Projektmanagement lernte, fühlte mich gut gerüstet.  Der projekterfahrene Seminarleiter, bestimmt schon Ende 50, Anfang 60, führte uns wie ein geübter Bergführer durch die Schluchten der Projektmanagement-Methode der Unternehmensberatung. Schließlich, am letzten Seminartag, fasste er die Woche mit folgenden Worten zusammen: „So, meine Herren Projektleiter-Anwärter, jetzt habt Ihr mir eine Woche lang aufmerksam zugehört, habt Euch Notizen gemacht und toll mitgearbeitet. Und Ihr denkt jetzt bestimmt, Ihr seid bereit für den Straßenkampf da draußen, der sich Projektmanagement nennt.“ Zustimmendes Nicken. „Ok, dann tut mir bitte, bevor Ihr jetzt ins Wochenende geht, einen letzten Gefallen.“ Pause. Längere Pause. Fragende Blicke. Spannung. „Vergesst bitte alles, was Ihr in dieser Woche gehört, gelernt und erfahren habt.“ Ungläubiges Staunen, Unsicherheit. „Vergesst alles, geht raus, macht Projekte, fallt auf die Schnauze, steht wieder auf und macht weiter. Und nach ein paar Jahren, nach einigen großen und kleinen Projekten, seid Ihr Projektleiter. Dann habt Ihr es geschafft!“

Und heute weiß ich: der Mann hatte Recht. Sowas von Recht. Und glauben Sie es mir: ich bin immer noch nicht fertig mit der Ausbildung. Und werde das auch nie sein. Warum? Weil jedes Projekt individuell ist, kein Projekt gleicht dem anderen, genauso wie es keine identischen Wellen, Wolken und Menschen gibt.

Wir alle kennen die Definition eines Projektes, ich werde sie hier nicht wiederholen.

Das Wort Projekt kommt aus dem Lateinischen prōiectum und bedeutet „das vorwärts Hingeworfene oder Ausgestreckte“. Verwandte Wörter sind Projektil, Projektor, Projektion oder Projektant. Also schaue ich bei Projekten immer nach vorne, in die Zukunft. Und muss damit Entscheidungen unter Unsicherheit und mit Risiken treffen. Dass das nicht planbar ist und schiefgehen kann, leuchtet wohl jedem ein.

Um auf die eingangs gestellte Frage zurückzukommen: was ist ein erfolgreiches Projekt? Hier meine Antwort: es gibt keine erfolgreichen Projekte! Es gibt nur Projekte, die irgendwann beendet sind oder werden. Die Kriterien, mit denen der Erfolg gemessen wird, sind ganz oft nicht definiert, schon gar nicht vorab. Oder sie sind definiert, werden aber im Projektverlauf nicht angepasst, obwohl das angezeigt wäre, weil sich sehr viele Parameter und Rahmenbedingungen während der Laufzeit verändern. Und damit die Voraussetzungen für Erfolg. Der gute Projektleiter ist erfahren und flexibel genug, um sein Projekt situativ zu steuern. Mit viel Pragmatismus und Mut zu Entscheidungen. Was aber noch viel wichtiger ist: mit Wertschätzung, Empathie und offener, transparenter Kommunikation und Information.

Es gibt nur einen Grund, warum Projekte scheitern. Es ist nicht der falsche Projektplan, es sind nicht die unfähigen Mitarbeiter, es ist nicht das unzureichende Budget, es ist nicht der inkompetente externe Berater, es ist auch nicht der Vorstand oder der Lenkungsausschuss, der nicht schnell genug entscheidet, es sind auch nicht die sich ändernden Ziele und Scopes. Es ist die Kommunikation, dicht gefolgt von der Kommunikation und auf dem dritten Platz die Kommunikation. Versteckte Agenden, persönliche Karriereziele, Nasenfaktoren, Egoismen und Eitelkeiten verhindern die zielorientierte und sachlich-fachliche Auseinandersetzung mit Problemen und deren Lösung. Aus meiner Sicht ist das ein menschliches Phänomen, das sich im allgemeinen nicht ausmerzen lässt. Lediglich individuell gibt es nicht wenige Menschen, die auf der Basis vernünftiger Werte Projekte leiten und Menschen führen, so dass sie erfolgreich sind. Und das ist die Lektion meines Seminarleiters, der mir vor fast 40 Jahren Projektmanagement erklärt hat. Ich lerne mit jedem weiteren Projekt dazu. Wie sagte schon Henry Ford: „Jeder, der aufhört zu lernen, ist alt, egal ob das mit zwanzig oder mit achtzig ist. Wer lernt, bleibt jung. Die größte Sache im Leben ist es, den eigenen Geist jung zu halten.„.

Es gibt etwas zu feiern!

Fünf Jahre Projektassistenz-Blog, das heißt: 111 Beiträge aus den vier Kategorien Projektmanagement (81), Praxistipps (32), PMO (Project Management Office) (24) und Projektassistenz (21).

Drei Autoren, die als Werkstudenten bei intelliExperts sehr erfolgreich gearbeitet haben, waren Ideengeber und Autoren für die Beiträge:

1. Aaron Niemeyer, heute Redakteur bei der Würzburger Zeitung Main-Post GmbH in Würzburg,
2. Julian Weritz, heute Lead Business Development Manager bei iATROS GmbH in München
3. Christoph Daniel, heute Content Marketing Manager bei Thinksurance GmbH in Frankfurt und
4. Manuel Möll, Wissenschaftlicher Mitarbeiter an der Georg-August-Universität Göttingen sowie Podcaster und Co-Moderator, sinnfolle esthetik – Der Podcast über Gestaltung und Ermächtigung.

Wir haben in den fünf Jahren provokante Fragen gestellt – und natürlich beantwortet:

• Soll der Projektleiter den Termin halten oder Qualität liefern?
• Wie kann ein Projektleiter ethisch handeln und entscheiden?
• Fortschritt im Projekt – Wer ist Ihnen lieber: Aristoteles oder Marx als Projektleiter?
• Deutschland und seine Großprojekte: Was läuft schief?
• Was? Sie müssen jetzt noch ein Protokoll schreiben?

Es gab Beiträge zu aktuellen Schlagworten, zum Beispiel:

Agil: 33 Beiträge, darunter:

• Agilität vs. agile Methoden: Vieles wird immer noch falsch verstanden – Eine Erklärung
• 7 Gründe, warum „Agiles Projektmanagement“ vielleicht nicht das Richtige für Ihr Projekt ist
• Hybrides Projektmanagement – oder doch nicht?

PMO: 39 Beiträge, darunter:

• Zusammenarbeit von PMO³. Wie funktionierts?
• Die richtige Besetzung – So wird Ihr PMO ein echtes Siegerteam
• 13 Gründe warum die Einführung Ihres PMOs scheitern wird

Stress: 16 Beiträge, darunter:

• Stressfaktoren und Persönlichkeitsentwicklung als Projektmanager
• Praxistipps: Interessierte Selbstgefährdung – wie Sie Ihre Gesundheit im Arbeitsalltag schützen
• „Ohne Projektassistenz hätte ich die Sein-oder-Nichtsein-Frage stellen müssen“

Die Beiträge mit den meisten Zugriffen:

Und es gab viel positives Feedback von Lesern und Abonnenten, das uns sehr freut:

„erst einmal ein Lob zu deinem Artikel: sehr guter Überblick über Scrum und Kanban. Deine Vergleichstabelle hat mir besonders gefallen.„

„Ich finde euren Blog zu Projektmanagement fantastisch und hochinteressant. Ich selbst verselbständige mich derzeit auf dem Gebiet und informiere mich so viel darüber wie es nur geht. So bin ich auch auf euren Artikel über Projekt Management Offices gestoßen.„

„das ist wirklich mal eine super Übersicht bzw. Zusammenfassung über die Aufgaben eines Projektleiters! In der Realität werden einem Projektleiter leider oft nicht die Ressourcen gegeben, um alle Aufgaben zu beherzigen.„

Vielen Dank, dass Sie uns fünf Jahre die Treue gehalten haben und wir werden weiterhin zwei Augen auf das Thema Projekte und Projektmanagement werfen, um Ihnen Anregungen, Tipps und Hintergründe zu geben.

Bitte melden Sie sich bei Fragen, Kritik und auch, wenn Sie Anregungen haben. Danke!

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PS: Kennen Sie schon unsere Webseite www.intelliExperts.de? Schauen Sie doch mal vorbei!

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Im Projektalltag kommt es häufig vor, dass der Projektleiter Entscheidungen benötigt. Das ist dann der Fall, wenn seine eigene Entscheidungskompetenz nicht ausreicht. Entweder wendet er sich dann an den Lenkungsausschuss oder einen Entscheider aus dem Unternehmen, dem er berichtet. Und jetzt kommt der kritische Moment: wie sag ich’s meinem Kinde? Oder passender: wie überzeuge ich den Entscheider?

Schauen wir uns zunächst die Erwartungen des Entscheiders an. Selbstverständlich gehört zu einer professionellen Vorbereitung, sich über den Entscheider und seine Erwartungen zu informieren. Generell lässt sich sagen, dass Führungskräfte kurze, prägnante Informationen zum Problem oder zur Fragestellung wollen. Außerdem wollen sie wissen, welche Lösungsoptionen bzw. Entscheidungsoptionen es gibt. Letztendlich möchten sie Beurteilungskriterien, um die Optionen vergleichen zu können, die zur Entscheidung führen.

Die Entscheidungsvorlage

Verwenden Sie eine strukturierte Entscheidungsvorlage, bestehend aus:

• Beschreibung Thema / Problem
• Entscheidungsoptionen (folgende Elemente je Entscheidungsoption)
  • Beschreibung Entscheidungsoption
  • Vorteile
  • Nachteile
  • Risiken
  • Kosten
• Empfehlung

Beschreibung Thema / Problem

Beschreiben Sie das Thema oder das Problem, für das Sie die Entscheidung benötigen so präzise wie möglich. Verzichten Sie auf schmückendes Beiwerk und geben Sie den Kontext mit an. Verweisen Sie bei komplexen oder komplizierten Sachverhalten auf externe Quellen, damit der Entscheider sich ggfs. näher informieren kann.

Beschreibung Entscheidungsoption

Geben Sie eine kurze Beschreibung der Entscheidungsoption (wie kann das Problem gelöst werden?) Bedenken Sie, dass fast immer das „Nichts ändern“ eine der Entscheidungsoptionen ist. Bieten Sie sie mit an.

Vorteile / Nachteile

Die Beschreibung von Vor- und Nachteilen ist sehr wichtig und Sie sollten genau darüber nachdenken. Sie zeigen damit dem Entscheider, dass Sie das zu entscheidende Thema wirklich durchdrungen haben. Beachten Sie dabei, dass Sie auf keinen Fall die Vorteile in der Rubrik „Nachteile“ einfach umdrehen und umgekehrt. Damit machen Sie es sich zu einfach. Finden Sie die eigenständigen Vor- und Nachteile zu jeder Option!

Um die richtige Entscheidungen zu treffen, müssen alle Optionen abgewogen werden.

Risiken

Die Einschätzung von Risiken ist für viele Entscheider ein wichtiges Kriterium. Idealerweise bewerten Sie die Risiken über die Eintrittswahrscheinlichkeit in Kombination mit den Auswirkungen auf das Projekt oder das Unternehmen. Wenn Sie im Risikomanagement erfahren sind, kennen Sie diese Elemente aus der Risikomatrix.

Kosten

Auch Geld spielt für die meisten Manager eine wesentliche und häufig sogar die ausschlaggebende Rolle (ob das richtig und gut ist, sei an anderer Stelle diskutiert). Zu den Kosten gehören für die Entscheidungsfindung sowohl Investitionen (CAPEX, z. B. Anschaffung von Geräten) als auch Kosten (OPEX, z. B. Beratungskosten). Unterscheiden Sie auch zwischen einmaligen und wiederkehrenden Kosten. Insbesondere letztere können über die Laufzeit der Option erhebliche Unterschiede ausmachen.

Empfehlung

Sie helfen dem Entscheider, wenn Sie ihm am Ende der Entscheidungsvorlage Ihre Empfehlung mit einer kurzen Begründung mitgeben. Schließlich sind Sie als Projektleiter tief im Thema und benötigen aus Ihrer Sicht die Entscheidungen für Ihre favorisierte Optionen. Motivieren Sie den Entscheider, Ihnen zu folgen.

Abschließend noch ein Wort zum Umfang. Es gilt auch hier der Grundsatz: So viel wie nötig, so wenig wie möglich! Eine bewährte Empfehlung lautet: Wählen Sie für Ihre Entscheidungsvorlage eine Textform, die nicht länger als zwei Seiten ist. Wenn Sie eine PowerPoint-Datei verwenden, dann erstellen Sie pro Option eine standardisierte Form mit den vier Feldern Vorteile, Nachteile, Risiken, Kosten. Voran stellen Sie eine Seite mit der Beschreibung der Problem- oder Aufgabenstellung (kein Roman!) und ans Ende kommt Ihre Empfehlung mit der Bitte um sofortige oder wenigstens kurzfristiger Entscheidung. Vermeiden Sie eine Vertagung der Entscheidungen. Schließlich müssen Sie im Projekt vorankommen.

Es liegt an Ihnen, Sie haben jetzt das geeignete Instrument: sorgen Sie dafür, dass der Entscheider schnell und sicher entscheiden kann. Auch Manager wollen ein Thema nur einmal besprechen.

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Gastbeitrag. In Deutschland sind viele Führungspositionen noch immer männlich dominiert, wobei der Anteil von Frauen gerade mal bei rund sechs Prozent liegt. Diese Unterrepräsentanz spiegelt sich auch im Projektmanagement deutlich wider – auch hier sind Frauen in Führungspositionen in der klaren Minderheit. Zwar ist die Frauenquote im Projektmanagement in den letzten Jahren von 13 auf 21 Prozent angestiegen, aber weniger als ein Drittel der Frauen im Projektmanagement finden, dass sie gleich behandelt werden wie Männer.

YoungCapital, der E-Recruitingspezialist für Studenten, Absolventen und Young Professionals, findet, dass sich das ändern sollte. Einer der Gründer des Unternehmens, Hugo de Koning, sagt: “Mit einer Mehrheit an Frauen an der Spitze unseres Unternehmens sind wir zwei Jahre in Folge um 60 Prozent gewachsen. Das zeigt was für ein Potential Frauen in Führungspositionen haben können.” Ist es also an der Zeit Frauen auch mehr in die Projektleitung einzubinden?

Andere Herangehensweisen: Frauen in Führungspositionen sorgen für ein besseres Arbeitsklima im Projekt.

Führungsqualitäten entscheiden

“Als Gründer achten wir natürlich darauf, was unserem Unternehmen hilft zu wachsen und erfolgreich zu sein. Die meisten Männer in Top-Positionen haben jedoch ein anderes Interesse, und zwar die eigene Karriere. Frauen hingegen schauen über ihr eigenes Ego hinaus”, sagt de Koning. Besonders in Projekten ist diese Eigenschaft von großer Bedeutung, da es nicht um den Einzelnen, sondern um die Arbeit im Team geht. Wenn Frauen ein Projekt leiten, kann man sicher sein, dass sie nicht den eigenen Erfolg an erste Stelle setzen, sondern den Erfolg des Projekts.

Die Tatsache, dass der Großteil der Mitarbeiter bei YoungCapital weiblich ist, war laut de Koning keine bewusste Entscheidung, sondern eine Folge des natürlichen Wachstums. Denn Frauen arbeiten im Vergleich zu Männern nachweislich öfter an Projekten, die strategische Bedeutung für das Unternehmen haben (GPM, 2014).

Mehr Femininität für eine gesunde Mischung

Auch Karin van der Gragt, Managing Director für YoungCapital Deutschland, ist der Meinung, dass die weibliche Fürsorge und Rücksichtnahme von Frauen enorm zu einem gesunden Arbeitsklima und Erfolgen von Projekten beitragen. Frauen verfolgen ihre eigenen Interessen weniger als Männer und priorisieren das Wohlsein des Projekts. Nicole Haupt, Projektmanagerin bei YoungCapital, sagt, “Mein Motto ist: Schritt für Schritt. Dafür setze ich mir jeden Tag neue Prioritäten.”

Es geht also nicht darum, dass der Frauenanteil im Projekt überwiegen soll, sondern dass Frauen die bestehende maskuline Kultur durchbrechen und ihren eigenen Platz einnehmen. Van der Gragt denkt, dass eine Mischung aus Männern und Frauen zu dem Erfolg von YoungCapital beiträgt: “Jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin bringt eigene professionellen Fähigkeiten und Eigenschaften mit. Diese Mischung aus verschiedenen Charakteren führt zu einem hilfsbereiten und effektiven Team.”

Frauenquote – ja oder nein?

Frauen sorgen für Harmonie und ein gesundes Gleichgewicht im Unternehmen und im Projekt. Mit geeigneten Führungsqualitäten tragen sie gemeinsam mit ihren männlichen Kollegen zu Erfolgen bei. “Die Frauenquote sollte Unternehmen jedoch nicht dazu veranlassen, Frauen solche Positionen aufzuzwingen, wenn ihre Fähigkeiten vielleicht nicht dafür geeignet sind”, betont van der Gragt.

Deshalb sollte diese Entscheidung aus eigener Überzeugung der Frauen erfolgen, sonst kann die Übereinstimmung von persönlichen Qualitäten mit der DNA eines Projektes nicht gewährleistet werden. Aus diesem Grund ist es auch wichtig, dass die Entscheidung für die richtige Besetzung einer Führungsposition stets im Interesse des Projekts ist. Van der Gragt ist daher der Meinung, dass Frauen selbst entscheiden sollten, ob sie eine Führungsposition besetzen wollen – Frauenquote hin oder her.

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