www.intelliExperts.de – Die Aufschlüsselung der drei Buchstaben PMO hat es in sich. Mit dem Kürzel ist entweder das Project Management Office, das Program Management Office oder das Portfolio Management Office gemeint. Jeder dieser Bereiche hat eigene Aufgaben- und Verantwortungsbereiche.
Wir zeigen Ihnen in diesem Blogbeitrag die wesentlichen Unterschiede zwischen den drei PMOs.
Project Management Office
Das Project Management Office, im Deutschen auch Projektbüro genannt, wird mit sehr unterschiedlichen Aufgaben betraut . Diese haben wir zur Übersicht in fünf Gebiete aufgeteilt:
- Administrative Unterstützung eines Projektleiters oder mehrerer Projektleiter.
- Sicherstellung der notwendigen Projektinfrastruktur.
- Administrative Unterstützung von Projektteams und einzelner Projektmitarbeiter.
- Kommunikation mit Stakeholdern und Management.
- Konfliktbehandlung und Lösung von Konflikten.
Weitere Informationen sowie alle weiteren Aufgaben eines Project Management Office finden Sie in folgenden Blogbeiträgen von intelliExperts unter:
Warum Project Management Office
Die mittlerweile größte deutschsprachige Projektmanagement-Plattform Projektmagazin.de führt zusätzlich den Begriff „Project Office“ ein und stellt ihn dem Project Management Office wie folgt gegenüber.
| Unterschiede | Project Management Office | Project Office |
| Projektbezug | Arbeitet projektübergreifend, kann Programme und Portfolios unterstützen oder das komplette Projektgeschäft einer Organisation oder Organisationseinheit. | Arbeitet einem einzelnen Projekt zu. |
| Zeitbezug | Auf Dauer angelegte organisatorische Einheit. | Temporäre organisatorische Einheit mit Zuordnung zu einem einzelnen Projekt. |
| Organisatorische Einbindung | Teil der Linienorganisation. | Teil der Projektorganisation. |
„Ein Project Office hat eher operative Aufgaben. Es unterstützt stets für ein Projekt
- den Aufbau des operativen Projektmanagements,
- das Status-Reporting für das Projekt ggf. auch das Projektcontrolling,
- die Kommunikation im Projektteam, z. B. durch die Betreuung des Projekttelefons und die Bearbeitung zentral eingegangener E-Mails,
- die Organisation von Abstimmungsterminen und Workshops und
- den Projektleiter sowie den Teilprojektleiter bei organisatorischen und operativen Aufgaben, wie z. B. der Erstellung bzw. Überarbeitung von Unterlagen.“
https://www.projektmagazin.de/pmo
Die Frage, ob ein Project Management Office per Definition auch Programme oder Portfolios unterstützt, ist nach unserer Auffassung nicht einfach zu beantworten. Dafür sind eigentlich das Program Management Office bzw. das Portfolio Management Office gedacht. Allerdings kann und will sich nicht jedes Unternehmen diese Organsiationseinheiten leisten.
Schließlich sind damit nicht unerhebliche Kosten für Personal und Ausstattung verbunden. Außerdem müssen Prozesse aufgebaut und dokumentiert werden. Insofern entscheiden sich Unternehmen manchmal dafür, das Project Management Office auch mit der Unterstützung von Programmen oder Portfolios zu betrauen, falls notwendig.
Program Management Office
Projekte und Programme weisen viele Gemeinsamkeiten auf und doch gibt es grundsätzliche Unterschiede. In einem Vergleich wollen wir die Unterscheidungsmerkmale näher beleuchten, um beide Begriffe besser voneinander abgrenzen zu können.
Unterschiede zwischen Programm und Projekt
Das wichtigste Unterscheidungsmerkmal zwischen einem Projekt und einem Programm ist die strategische Ausrichtung.
Ein Programm ist eine strategische Aufgabe im Unternehmen, die bestimmte Unternehmensziele durch die Umsetzung der im Programm zusammengefassten Projekte verfolgt. Hinzu kommt, dass Programme meist eine Strukturänderung im Unternehmen anstoßen, die auch vom Programm entsprechend gestaltet und begleitet werden muss. Diese Strukturänderung ist eine Komponente, die bei den meisten Projekten weniger ins Gewicht fällt. Und schließlich sind Größe, Laufzeit und Komplexität bei Programmen um ein Vielfaches höher als bei Projekten.
Für die Erfüllung der strategischen Aufgaben enthält das Programm Projekte, die durch gemeinsame Ziele eng miteinander gekoppelt sind. Die zentrale Koordination und Steuerung aller Projekte in einem Programm erfolgt über klare, zwischen Unternehmensmanagement und Programmmanagement abgestimmte Vorgaben durch den Programm-Manager.
Portfolio Management Office
Von Portfolio Management spricht man, wenn alle Projekte einer Organisationseinheit betrachtet werden. Die Gesamtheit der Projekte bildet das Projektportfolio.
Für die Koordination und Steuerung der bestehenden Projekte benötigen projektorientierte Unternehmen ein gut aufgesetztes und in die Unternehmensorganisation integriertes Portfolio Management Office mit definierten Zielen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und den entsprechenden Kompetenzen.
Ziel des Portfolio Management Office ist es, dass alle Projekte (laufende und geplante) nach einheitlichen Kriterien bewertet und somit vergleichbar sind. Solche Kriterien können die Projektziele, Budgets, Wertbeiträge, Ressourcenverbrauch, Wirtschaftlichkeit, Zukunftsfähigkeit und viele andere sein. Damit wird eine Priorisierung der Projekte möglich, die notwendig ist, weil sich nie alle Projekte gleichzeitig durchführen lassen.
Darüber hinaus ist die Aufgabe des Portfolio Management Office die Festlegung von verbindlichen und einheitlichen Projektmanagementmethoden, Projektmanagementwerkzeugen, Prozessen und Strukturen, deren Anwendung es auch sicherstellen muss.
Der Geschäftsführer von intelliExperts GmbH, Falk Janotta, hat so seine eigenen Erfahrungen mit der Abkürzung PMO, wie er in unserem Kurzinterview verrät.
Blog: Was ist für Sie ein PMO?
Falk Janotta: Für mich persönlich trifft die Beschreibung in diesem Beitrag schon zu. Wir haben aber viele Kunden, die in ihren Anfragen einen PMO suchen. Mal abgesehen davon, dass es keinen Program Management Officer gibt, zeigt diese Formulierung, dass sich das suchende Unternehmen häufig nicht klar ist, was es genau sucht.
Blog: Wie gehen Sie damit um?
Falk Janotta: Zur Klärung der genauen Aufgabenstellung des freiberuflichen Mitarbeiters frage ich beim Kunden genau nach. Zum Beispiel: Für welches Projekt benötigen Sie Unterstützung? Die Antwort zeigt mir, ob es um einen Mitarbeiter für das Projektbüro geht oder ob mehrere Projekte gemeint sind. Die nächste Frage befasst sich mit den Aufgaben: geht es um administrative Tätigkeiten oder geht es um Methoden, Werkzeuge, Prozesse? Auch hier geben mir die Antworten gute Hinweise auf die wirklichen Anforderungen.
Blog: Sprechen Sie auch mit dem Projektleiter?
Falk Janotta: Idealerweise ja. Denn der Projektleiter bzw. auch Programmleiter weiß natürlich am besten, was er benötigt.
Blog: Haben Sie noch einen Tipp für Unternehmen, die im Bereich Projektmanagement freiberufliche Experten suchen?
Falk Janotta: Bevor Sie auf die Suche gehen, machen Sie sich gründlich Gedanken darüber, wo und wofür genau Sie Hilfe benötigen. Vordergründig tauchen Probleme im operativen Bereich auf, was die Suche nach einer Projektassistenz auslöst. Häufig steckt das Problem nach meiner Erfahrung viel tiefer: da stimmen die Prozesse nicht, es gibt keine Projektorganisation, die Mitarbeiter sind nicht ausgebildet und / oder erfahren genug. Gerne helfen wir von intelliExperts bei der Definition der Aufgabenstellung und natürlich bei der Besetzung der richtigen Experten!
Fazit
Die Aufgabenvielfalt rund um das Projektmanagement eines Unternehmens ist gewaltig. Deshalb ist es notwendig, die richtigen Strukturen für erfolgreiche Projekte zu schaffen und mit gut ausgebildeten und erfahrenen Mitarbeitern zu besetzen. Wichtig ist dabei, dass alle Begriffe eindeutig definiert sind und von allen Beteiligten gleich verstanden werden. Klären Sie also immer zu Beginn, was unter PMO im jeweiligen Unternehmen und Kontext verstanden wird. Das vermeidet Missverständnisse.
