Unternehmen mit einem Project Management Office haben im Projektgeschäft mehr Erfolg. Was zahlreiche Studien seit Jahren belegen, lässt sich auch einfach argumentativ erklären. In diesem Beitrag erfahren Sie die zehn wichtigsten Gründe, die PMOs so erfolgreich machen.

Lohnt sich die Einführung eines PMO wirklich?

Die Einführung eines Project Management Office ist häufig mit Schwierigkeiten verbunden. In unserem letzten Beitrag haben wir uns deswegen den gängigen Problemen bei der Einführung eines PMO angenommen.

Aufgrund des hohen Aufwands sind viele Unternehmen unsicher, ob sich die Einführung eines PMO wirklich lohnt. Bei näherer Betrachtung fällt die Antwort hierauf letztlich jedoch meist positiv aus. Im folgenden Beitrag erfahren Sie warum.

#1 Professionalisierung des Projektgeschäfts

Mangels ausreichender Kapazitäten oder zu wenig qualifizierter Projektmanager werden Projekte in vielen Unternehmen ohne professionelles Projektmanagement durchgeführt.

In vielen organisch gewachsenen Betrieben sind die ersten Projekte ohnehin wenig komplex und bleiben überschaubar. Pragmatisches und situationsbezogenes Handeln bietet sich hier an.

In solchen Fällen liegt der Fokus meist auf Projektinhalten. Der Überblick über Termine, Kosten, Ressourcen und Kundenzufriedenheit geht jedoch verloren.

Mit einem stetigen Wachstum des Unternehmens steigt jedoch auch die Komplexität und Projekte werden immer unterschiedlicher. Erste Hilfsmittel zur Projektabwicklung werden also nötig.

In solchen Fällen ermöglicht ein Project Management Office die Etablierung eines systematischen Projekt-, Programm- und Portfoliomanagements.

#2 Vereinheitlichung der Projektmethoden

Je mehr Bedeutung das Projektgeschäft eines Unternehmens erlangt, desto größer wird der Bedarf zur Vereinheitlichung der Projektmethoden.

In der Praxis orientieren sich die verwendeten Projektmethoden oft an den Erfahrungen und Vorstellungen der Projektleiter. Eine einheitliche Projektmethodik kann somit nicht garantiert werden.

Projektleiter und Projektmitarbeiter lernen in solchen Fällen nur aus ihren eigenen Fehlern und nicht aus denen anderer. Das führt dazu, dass neue Projekte häufig mit den gleichen Fehlern und Problemen zu kämpfen haben. Ineffizienz ist vorprogrammiert.

Ein Project Management Office kann dem entgegenwirken, indem es eine einheitliche Vorgehensweise für alle Projekte eines Unternehmens entwickelt. Das reduziert den Aufwand für das Projektmanagement und ermöglicht gleichzeitig eine Vergleichbarkeit der Projekte.

Für einheitliche Projektmanagementmethoden braucht es zwar nicht zwingend ein PMO. Eine Unternehmenseinheit zu haben, die über die Einhaltung der Richtlinien wacht, kommt jedoch jedem Projekt zugute.

#3 Unterstützung der Projektleitung

Projektleiter investieren sehr viel ihrer Zeit in die Bearbeitung administrativer Aufgaben. Anstatt Kosten zu planen und wichtige Entscheidungen zu treffen, sitzen sie häufig vor einem Berg administrativer Aufgaben, coachen Projektmitarbeiter oder sind mit Controlling beschäftigt.

Hier kann ein PMO wertvolle Unterstützung liefern. Es entlastet die Projektleitung und beschleunigt die Entscheidungsfindung. In vielen Fällen kann so auch Burnout im Projektmanagement verhindert werden.

#4 Entlastung des Projektteams

Auch für die restlichen Projektmitarbeiter fallen zahlreiche administrative Aufgaben im Projekt an. Ergebnisse müssen dokumentiert, Berichte erstellt und Projektaufgaben geplant werden. Gelingt es dem PMO hier eine einheitliche Systematik zu schaffen und diese Aufgaben ansonsten so fern wie möglich von den Produktivkräften des Projekts zu halten, können diese sich verstärkt operativen Aufgaben widmen. Die Effektivität des Projektteams steigt somit deutlich.

#5 Verbesserung der internen Projektkommunikation

Einer der wichtigsten Faktoren für effektive Projektarbeit ist gute Kommunikation. Nur durch eine gelungene interne Projektkommunikation können Austausch, Abstimmung, Motivation und Bindung der Projektmitarbeiter dauerhaft gewährleistet werden.

Fehlende oder schlechte Kommunikation ruft Missverständnisse, Widerstände und Konflikte hervor. Dies gefährdet die Zusammenarbeit im Team und stellt den Projekterfolg in Frage.

Natürlich kann ein reger Austausch der Projektmitglieder nicht erzwungen werden. Es können jedoch günstige Rahmenbedingungen geschaffen werden, um die Kommunikation im Projekt zu fördern. Das Project Management Office kann dabei als Interaktions- und Kommunikationsplattform dienen, die das Netzwerken vereinfacht. Außerdem ermöglicht es einen Erfahrungsaustausch zwischen Projektmanagern.

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#6 Ausrichtung aller Projekte an der Unternehmensstrategie

Unternehmens- und Geschäftsstrategien werden durch Projekte implementiert. Nicht alle Projekte eines Unternehmens tragen jedoch auch direkt zur Unternehmensstrategie bei.

Begreift man Projektmanagement nicht nur als Problemlösungsmethodik, sondern auch als Vehikel zur Implementierung von Strategien, so wird deutlich, wieso die Ausrichtung aller Projekte an der Unternehmensstrategie von essentieller Bedeutung ist.

Ein Project Management Office sorgt dafür, dass alle durchgeführten Projekte an der Unternehmensstrategie ausgerichtet sind. Das beinhaltet unter anderem Kosten- und Ressourcenanalyse sowie darauf aufbauend die Priorisierung von Projekten.

#7 Etablierung und Förderung einer Projektmanagement-Kultur

Wissen, Erfahrung und Tradition der Projektarbeit unterscheiden sich oft von der klassischen Unternehmenskultur. Die Hierarchien sind im Projekt meist deutlich flacher, die Kooperationsbereitschaft höher und die Konfliktfähigkeit ausgeprägter.

Aber auch organisatorische Aspekte wie Personalentwicklung, Risikobereitschaft und Veränderungsmanagement und eine „lernende“ Organisation sind Faktoren, die das Projektmanagement von klassischer Unternehmenskultur unterscheidet.

Die Einführung eines PMO bietet eine ideale Möglichkeit, eine solche Projektmanagement-Kultur im ganzen Unternehmen einzuführen und zu fördern.

#8 Best-Practices und Wissenstransfer

Eine der elementarsten Aufgaben des PMO ist die Sammlung, Strukturierung, Analyse und Weitergabe von Wissen. Das Projekt Management Office ist der Hüter des Projektwissens eines Unternehmens.

Dieses Wissen entsteht vor allem durch die Auswertung und Interpretation von „Lessons Learned“. Aber auch durch die Sammlung von Daten und Fakten.

Durch die Weitergabe von „Best Practices“ wird dieses Wissen allen Mitarbeitern verfügbar gemacht, sodass viele Lernprozesse beschleunigt werden können.

Außerdem ist das PMO dafür verantwortlich, den Überblick über Ressourcen und Kapazitäten zu wahren und an Verantwortliche weiterzugeben. Nur so kann ein durchdachtes Projektportfolio auf Basis der verfügbaren Ressourcen erstellt werden.

#9 Projektmanagement-Tools und Infrastruktur

Geeignete und einheitliche (Software-)Tools sind heutzutage für professionelles Projektmanagement unerlässlich. Das Project Management Office kann eine Auswahl geeigneter Tools treffen und somit eine optimale Unterstützung anbieten. Das vereinfacht nicht nur die Arbeit der Projektleiter enorm, sondern trägt auch zur Vergleichbarkeit der Projekte bei.

Neben der Auswahl der Software-Tools gehört es zu den Aufgaben des PMOs, die Projektmitarbeiter mit deren Nutzung vertraut zu machen. So werden die Projektmitarbeiter zunächst vom PMO geschult und später individuell gecoacht. Das verhindert Verständnisprobleme und ermöglicht eine projektinterne Zusammenarbeit auf gleichem Niveau.

#10 Scheitern verhindern – Effektivität erhöhen

In einer Zeit, die von wirtschaftlicher Unsicherheit geprägt ist, nehmen Projekte einen immer größeren Stellenwert in Unternehmen ein. Die zunehmende Relevanz von Projekten erhöht auch deren Beitrag zu den Unternehmenszielen, womit steigende Verantwortung verbunden ist.

Unternehmen können es sich also kaum noch leisten, Projekte scheitern oder im Sande verlaufen zu lassen. Project Management Offices bieten großartige Möglichkeiten, um das Scheitern von Projekten zu verhindern oder die Folgen unabwendbar scheiternder Projekte abzufedern.

Studien zufolge kann ein gut geführtes PMO die Effektivität von Projektteams nahezu verdoppeln (vgl. Litke 2007. Projektmanagement. Methoden, Techniken, Verhaltensweisen. Evolutionäres Projektmanagement. S. 243).

Ein PMO sorgt für schnellere Umsetzung, geringere Kosten und höhere Qualität von Projekten.

Fazit

Ein Project Management Office bietet also viele strukturelle, administrative und operative Vorteile für professionelles Projektmanagement. Es sorgt für eine Vereinheitlichung der Projektmethoden und entlastet Projektleitung und Projektteam.

Interne Prozesse werden durch effizientere Kommunikation verbessert und alle Projekte werden durch das PMO an die Unternehmensstrategie angepasst. Innerhalb des Unternehmens wird durch das PMO eine Projektkultur etabliert und der Wissenstransfer zwischen den Projekten eines Unternehmens verbessert.

All dies führt dazu, dass Projektarbeit professioneller wird und weniger Projekte scheitern. In Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit sind dies schlagkräftige Argumente für ein PMO.

Wie sehen Sie das? Haben Sie bereits positive Erfahrung mit der Einführung eines PMOs gemacht oder sind Sie anderer Meinung?

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