www.intelliexperts.de – Ersetzt KI unsere Projektmanager? In unserem heutigen Beitrag geben wir einen aktuellen Ausblick auf den Einfluss von KI im Projektmanagement. Wir beleuchten die Auswirkungen auf die Projektplanung, das Ressourcenmanagement, die Budgetverwaltung, das Qualitätsmanagement und das Changemanagement.

Industrie 4.0

Der Begriff ‚Industrie 4.0‘ bezieht sich auf die aktuelle ‚vierte‘ industrielle Revolution, die aus der rasanten Entwicklung in den Bereichen Digitalisierung, Künstliche Intelligenz, virtuelle Realität und Big Data resultiert. Die Anwendung von Künstlicher Intelligenz im Arbeitsmarkt ist ein zentraler Aspekt dieser Entwicklung. KI-basierte Lösungen wie Chatbots (z. B. ChatGPT) haben das Ziel, Prozesse zu vereinfachen und zu automatisieren. 

Diese Veränderungen erfordern eine Anpassung auch im Projektmanagement. Dadurch rückt auch der Umgang mit Künstlicher Intelligenz im Projektmanagement in den Vordergrund.

Wie kann KI nachhaltig zum Erfolg im Projektmanagement beitragen?

Wie könnte KI uns zu produktiveren Mitarbeitern machen und unsere Work-Life-Balance verbessern?

Oder ersetzt KI unsere zukünftigen Projektmanager?

Was ist Künstliche Intelligenz (KI)?

 

Es gibt bisher keine offizielle Definition von KI. Selbst KI-Forscher können KI nicht exakt definieren. Es gibt einen permanenten Definitionsprozess, weil z. B. Themen als Nicht-KI eingestuft werden oder sich neue KI-Thematiken entwickeln. In einem alten Informatikerwitz wird KI definiert als „coole Sachen, die Computer nicht können“.

Wir können zwei Aspekte betrachten, die wesentlich für KI sind:

  • Autonomie: Die Fähigkeit, ohne permanente Anleitung durch einen Nutzer Aufgaben in einem komplexen Umfeld auszuführen.
  • Anpassungsfähigkeit: Die Fähigkeit, aus Erfahrungen zu lernen und dadurch die Leistung zu verbessern.

KI ist ein Bereich der Informatik und KI-Systeme werden wissenschaftlich in drei Kategorien eingeteilt: regelbasiert, lernbasiert und kognitiv. 

  • Regelbasierte Systeme treffen Entscheidungen auf Basis vordefinierter Regeln. 
  • Lernbasierte Systeme verbessern ihre Leistung über maschinelles Lernen. 
  • Kognitive Systeme zielen darauf ab, menschenähnliche Intelligenz und Wahrnehmung zu replizieren. 

In den letzten Jahren wurde enorm in die Forschung und Entwicklung in diesen Bereichen investiert. Insbesondere das Jahr 2023, unter anderem durch die sehr schnelle Verbreitung von ChatGPT, führte zu einer nachhaltigen Veränderung verschiedener Lebensbereiche, zum Beispiel die Bildung.

Einfluss auf das Projektmanagement

 

Auch der Bereich des Projektmanagements ist davon nicht ausgenommen. In seiner Doktorarbeit betrachtet Nagireddy (Artificial Intelligence & its impacts on Project Management), welchen Einfluss Künstliche Intelligenz auf das Projektmanagement hat. Projektmitarbeiter wurden zu diesen fünf problematischen Bereichen im Projektmanagement befragt: 

  1. Projektplanung
  2. Ressourcenmanagement
  3. Budgetverwaltung
  4. Qualitätsmanagement
  5. Changemanagement

Aus den Antworten konnten folgende Schlüsse abgeleitet werden:

Manuelle Arbeit und repetitive Aufgaben:

  • Projektmanager betonen den manuellen Charakter einiger Prozesse wie Planung und Budgetierung.
  • Der manuelle Aufwand im Qualitätsmanagement, z.B. bei der Fehlersuche und Kundenkommunikation, könnte durch entsprechende Tools verkleinert werden. 

Die Teilnehmer betonen jedoch auch die Abhängigkeit von menschlicher Arbeitskraft trotz Einsatzes von KI-basierten Tools.

Diese Abhängigkeit begründen sie mit dem Einfluss nicht vorhersehbarer Probleme auf die Budgetierung und das Datenmanagement, selbst bei der Verwendung von bestimmten Tools.

Kontinuierliche Budgetüberwachung und Anpassungen:

  • Die Notwendigkeit einer fortlaufenden Überwachung aufgrund unvorhergesehener Änderungen ist besonders bedeutend. Dabei ist auf Schwierigkeiten bei der manuellen Koordination verschiedener Änderungen und deren Auswirkungen auf das Budget zu verweisen.
  • Eine Lösung könnten Überwachungsprozesse sein, die eine Mischung aus Softwareanwendungen und menschlichem Input sind.

Aufgaben- und Projekt-Priorisierung:

  • Der Abschluss einer Aufgabe beeinflusst den Beginn der nächsten, dabei können Verschiebungen in einem Prozess auf andere Prozesse ausstrahlen. Insbesondere die Ressourcenverwaltung über mehrere Projekte hinweg kann aufgrund unterschiedlicher Prioritäten schwer sein.
  • KI-basierte Tools könnten bei der Priorisierung von Aufgaben helfen. Dabei geht es nicht nur um die inhaltliche Priorisierung, sondern auch um die Verteilung der Aufgabenbereiche. 

Fehlerhafte interne Strukturen und Verfahren:

  • Komplexe interne Systeme und Schnittstellen erschweren die Arbeit eines Projektmanagers. 
  • KI kann dabei helfen differenzierte Einblicke in Strukturen zu gewinnen und neue Strategien zu entwickeln. So können alternative Verfahren in Betracht gezogen und die Effektivität, Effizienz sowie Produktivität des Teams verbessert werden. 

Die Anpassung von Standardsystemen an die tägliche Arbeit ist jedoch alles andere als einfach. Dazu müssen automatisierte Verfahren kontinuierlich verbessert werden.

Fazit

Insbesondere die Reduktion manueller Arbeit und die Verbesserung des Zeitmanagements könnten für das Projektmanagement gewinnbringend sein. Nichtsdestotrotz wird deutlich, dass aufgrund der unvorhersehbaren Änderungen und Schwierigkeiten eines jeden Projekts, der Mensch weiterhin unverzichtbar ist. KI kann Prozesse verbessern, der Mensch muss diese jedoch gekonnt in einen effizienten internen Prozess integrieren, damit sie zielführend sind. Auch Soft-Skills und ethische Aspekte sind ein sehr wichtiger Bestandteil des Projektmanagements, die durch KI nicht ersetzt werden können. 

Wie in anderen Bereichen auch, bleibt uns leider nichts anderes übrig als abzuwarten und zu beobachten. Es ist jedoch entscheidend, Ansätze zu entwickeln, die die langfristige Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Mensch und Maschine fördern.

Kennen Sie schon unsere Website www.intelliExperts.de? Schauen Sie doch mal vorbei!

Bildnachweis:

ID276184269 © BiancoBlue |Dreamstime.com

ID88533707 © Ibreakstock |Dreamstime.com

Adobe Stock 317914687

Quellen:

Nagireddy, S. R. (2023). Artificial Intelligence and Its Impacts on Project Management (Order No. 30686854). Available from ProQuest Dissertations & Theses Global; Publicly Available Content Database. (2878187310). https://www.proquest.com/dissertations-theses/artificial-intelligence-impacts-on-project/docview/2878187310/se-2