Fünf Jahre Projektassistenz-Blog, das ist ein Grund – ja, auch zu feiern. Aber auch, um einen Moment inne zu halten und über den Begriff „Projekt“ einmal nachzudenken.  Und ein wenig Revue passieren zu lassen, was in den letzten fünf Jahren so passiert ist und im Blog thematisiert wurde.

Lesen Sie heute zum Ende der Sommerpause die Jubiläumsausgabe des Projektassistenz-Blog, der ein wenig zum Nachdenken anregen soll, der Zahlen und Fakten – wirklich nur ganz kurz – präsentiert und der Lust auf Mehr machen soll. Viel Spaß dabei. Und wir freuen uns, wenn Sie uns weiterempfehlen, abonnieren und/oder einen Like dalassen.

Themen rund um den Begriff „Projekt“ sind omnipräsent. Woran liegt das? Heute wird fast alles ein Projekt genannt, selbst wenn es sich um größere Routineaufgaben handelt oder die Bedingungen für ein Projekt nicht erfüllt sind.

„Ich bin Projektleiter“ oder „Ich leite das Projekt XYZ“ klingt gut und wichtig und es gibt einem Selbstvertrauen.

Aber kann jeder, der sich Projektleiter nennen darf, auch ein Projekt erfolgreich leiten? Die Betonung liegt auf „erfolgreich„!

Als ich Anfang der achtziger Jahre als frisch gebackener Informatiker bei einer Unternehmensberatung Projektmanagement lernte, fühlte mich gut gerüstet.  Der projekterfahrene Seminarleiter, bestimmt schon Ende 50, Anfang 60, führte uns wie ein geübter Bergführer durch die Schluchten der Projektmanagement-Methode der Unternehmensberatung. Schließlich, am letzten Seminartag, fasste er die Woche mit folgenden Worten zusammen: „So, meine Herren Projektleiter-Anwärter, jetzt habt Ihr mir eine Woche lang aufmerksam zugehört, habt Euch Notizen gemacht und toll mitgearbeitet. Und Ihr denkt jetzt bestimmt, Ihr seid bereit für den Straßenkampf da draußen, der sich Projektmanagement nennt.“ Zustimmendes Nicken. „Ok, dann tut mir bitte, bevor Ihr jetzt ins Wochenende geht, einen letzten Gefallen.“ Pause. Längere Pause. Fragende Blicke. Spannung. „Vergesst bitte alles, was Ihr in dieser Woche gehört, gelernt und erfahren habt.“ Ungläubiges Staunen, Unsicherheit. „Vergesst alles, geht raus, macht Projekte, fallt auf die Schnauze, steht wieder auf und macht weiter. Und nach ein paar Jahren, nach einigen großen und kleinen Projekten, seid Ihr Projektleiter. Dann habt Ihr es geschafft!“

Und heute weiß ich: der Mann hatte Recht. Sowas von Recht. Und glauben Sie es mir: ich bin immer noch nicht fertig mit der Ausbildung. Und werde das auch nie sein. Warum? Weil jedes Projekt individuell ist, kein Projekt gleicht dem anderen, genauso wie es keine identischen Wellen, Wolken und Menschen gibt.

Wir alle kennen die Definition eines Projektes, ich werde sie hier nicht wiederholen.

Das Wort Projekt kommt aus dem Lateinischen prōiectum und bedeutet „das vorwärts Hingeworfene oder Ausgestreckte“. Verwandte Wörter sind Projektil, Projektor, Projektion oder Projektant. Also schaue ich bei Projekten immer nach vorne, in die Zukunft. Und muss damit Entscheidungen unter Unsicherheit und mit Risiken treffen. Dass das nicht planbar ist und schiefgehen kann, leuchtet wohl jedem ein.

Um auf die eingangs gestellte Frage zurückzukommen: was ist ein erfolgreiches Projekt? Hier meine Antwort: es gibt keine erfolgreichen Projekte! Es gibt nur Projekte, die irgendwann beendet sind oder werden. Die Kriterien, mit denen der Erfolg gemessen wird, sind ganz oft nicht definiert, schon gar nicht vorab. Oder sie sind definiert, werden aber im Projektverlauf nicht angepasst, obwohl das angezeigt wäre, weil sich sehr viele Parameter und Rahmenbedingungen während der Laufzeit verändern. Und damit die Voraussetzungen für Erfolg. Der gute Projektleiter ist erfahren und flexibel genug, um sein Projekt situativ zu steuern. Mit viel Pragmatismus und Mut zu Entscheidungen. Was aber noch viel wichtiger ist: mit Wertschätzung, Empathie und offener, transparenter Kommunikation und Information.

Es gibt nur einen Grund, warum Projekte scheitern. Es ist nicht der falsche Projektplan, es sind nicht die unfähigen Mitarbeiter, es ist nicht das unzureichende Budget, es ist nicht der inkompetente externe Berater, es ist auch nicht der Vorstand oder der Lenkungsausschuss, der nicht schnell genug entscheidet, es sind auch nicht die sich ändernden Ziele und Scopes. Es ist die Kommunikation, dicht gefolgt von der Kommunikation und auf dem dritten Platz die Kommunikation. Versteckte Agenden, persönliche Karriereziele, Nasenfaktoren, Egoismen und Eitelkeiten verhindern die zielorientierte und sachlich-fachliche Auseinandersetzung mit Problemen und deren Lösung. Aus meiner Sicht ist das ein menschliches Phänomen, das sich im allgemeinen nicht ausmerzen lässt. Lediglich individuell gibt es nicht wenige Menschen, die auf der Basis vernünftiger Werte Projekte leiten und Menschen führen, so dass sie erfolgreich sind. Und das ist die Lektion meines Seminarleiters, der mir vor fast 40 Jahren Projektmanagement erklärt hat. Ich lerne mit jedem weiteren Projekt dazu. Wie sagte schon Henry Ford: „Jeder, der aufhört zu lernen, ist alt, egal ob das mit zwanzig oder mit achtzig ist. Wer lernt, bleibt jung. Die größte Sache im Leben ist es, den eigenen Geist jung zu halten.„.

Es gibt etwas zu feiern!

Fünf Jahre Projektassistenz-Blog, das heißt: 111 Beiträge aus den vier Kategorien Projektmanagement (81), Praxistipps (32), PMO (Project Management Office) (24) und Projektassistenz (21).

Drei Autoren, die als Werkstudenten bei intelliExperts sehr erfolgreich gearbeitet haben, waren Ideengeber und Autoren für die Beiträge:

1. Aaron Niemeyer, heute Redakteur bei der Würzburger Zeitung Main-Post GmbH in Würzburg,
2. Julian Weritz, heute Lead Business Development Manager bei iATROS GmbH in München
3. Christoph Daniel, heute Content Marketing Manager bei Thinksurance GmbH in Frankfurt und
4. Manuel Möll, Wissenschaftlicher Mitarbeiter an der Georg-August-Universität Göttingen sowie Podcaster und Co-Moderator, sinnfolle esthetik – Der Podcast über Gestaltung und Ermächtigung.

Wir haben in den fünf Jahren provokante Fragen gestellt – und natürlich beantwortet:

• Soll der Projektleiter den Termin halten oder Qualität liefern?
• Wie kann ein Projektleiter ethisch handeln und entscheiden?
• Fortschritt im Projekt – Wer ist Ihnen lieber: Aristoteles oder Marx als Projektleiter?
• Deutschland und seine Großprojekte: Was läuft schief?
• Was? Sie müssen jetzt noch ein Protokoll schreiben?

Es gab Beiträge zu aktuellen Schlagworten, zum Beispiel:

Agil: 33 Beiträge, darunter:

• Agilität vs. agile Methoden: Vieles wird immer noch falsch verstanden – Eine Erklärung
• 7 Gründe, warum „Agiles Projektmanagement“ vielleicht nicht das Richtige für Ihr Projekt ist
• Hybrides Projektmanagement – oder doch nicht?

PMO: 39 Beiträge, darunter:

• Zusammenarbeit von PMO³. Wie funktionierts?
• Die richtige Besetzung – So wird Ihr PMO ein echtes Siegerteam
• 13 Gründe warum die Einführung Ihres PMOs scheitern wird

Stress: 16 Beiträge, darunter:

• Stressfaktoren und Persönlichkeitsentwicklung als Projektmanager
• Praxistipps: Interessierte Selbstgefährdung – wie Sie Ihre Gesundheit im Arbeitsalltag schützen
• „Ohne Projektassistenz hätte ich die Sein-oder-Nichtsein-Frage stellen müssen“

Die Beiträge mit den meisten Zugriffen:

Und es gab viel positives Feedback von Lesern und Abonnenten, das uns sehr freut:

„erst einmal ein Lob zu deinem Artikel: sehr guter Überblick über Scrum und Kanban. Deine Vergleichstabelle hat mir besonders gefallen.„

„Ich finde euren Blog zu Projektmanagement fantastisch und hochinteressant. Ich selbst verselbständige mich derzeit auf dem Gebiet und informiere mich so viel darüber wie es nur geht. So bin ich auch auf euren Artikel über Projekt Management Offices gestoßen.„

„das ist wirklich mal eine super Übersicht bzw. Zusammenfassung über die Aufgaben eines Projektleiters! In der Realität werden einem Projektleiter leider oft nicht die Ressourcen gegeben, um alle Aufgaben zu beherzigen.„

Vielen Dank, dass Sie uns fünf Jahre die Treue gehalten haben und wir werden weiterhin zwei Augen auf das Thema Projekte und Projektmanagement werfen, um Ihnen Anregungen, Tipps und Hintergründe zu geben.

Bitte melden Sie sich bei Fragen, Kritik und auch, wenn Sie Anregungen haben. Danke!

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PS: Kennen Sie schon unsere Webseite www.intelliExperts.de? Schauen Sie doch mal vorbei!

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Der Beitrag Vergesst alles, was Ihr über Projektmanagement gelernt habt! erschien zuerst auf Projektassistenz-Blog.

Interdisziplinäre Themengebiete wie das Projektmanagement sind in mancher Hinsicht sprichwörtlich zeitlos. Denn egal ob gestern, heutzutage oder auch zukünftig – ohne saubere und effektive Kommunikation funktioniert es einfach nicht. Gerade wenn viele Hände im Kollektiv zum Gelingen einer Sache beitragen, ist es von enormer Wichtigkeit, das gemeinsame Ziel und den Weg dorthin eindeutig festzulegen. Dazu gehört selbstverständlich auch die tagtägliche Kommunikation im Projektverlauf, also konkrete Regelungen hinsichtlich Absprachen, Zuständigkeiten und dem idealen Soll-Zustand.

Doch wie in vielen Bereichen des Lebens, liegen auch hier oftmals Welten zwischen Theorie und Praxis. Deswegen waren wir neugierig und haben sowohl unsere Leser als auch XING-Mitglieder unterschiedlicher Projektmanagement-Gruppen zu Ihrer persönlichen Wahrnehmung von „Kommunikation im Projektmanagement“ befragt. Welche Ergebnisse dabei zu Tage kamen und inwiefern neue Medien die Projektkommunikation dabei beeinflussen, erfahren Sie hier.

Zum Zeitpunkt der Auswertung unserer Umfrage zum Thema Projektkommunikation konnten wir insgesamt 49 Antworten zählen. Darunter waren 24 Antworten unserer Abonnenten sowie 25 Antworten von XING-Mitgliedern. Gemessen an der absoluten Teilnehmerzahl ist unsere Umfrage daher selbstverständlich nicht repräsentativ. Trotzdem spiegelt das Ergebnis unsere eigenen Erfahrungen aus dem Projektmanagement-Alltag in weiten Teilen wider. Bevor wir die Ergebnisse darstellen, möchten wir uns noch einmal herzlich bei allen Teilnehmerinnen und Teilnehmern unserer Kommunikationsumfrage bedanken. Auch die Gewinner der Amazon-Gutscheine wurden selbstverständlich bereits ausgelost und benachrichtigt – wir hoffen, dass auch Sie sich zu den Glücklichen zählen können!

Traditionelle Kommunikationsmittel dominieren

Zu Beginn unserer Umfrage war uns sehr wichtig erfahren, welche Kommunikationsmittel Sie heutzutage bevorzugt im Projektmanagement einsetzen. Da jedes Unternehmen und Projektteam-Mitglied hierfür eigene Präferenzen hat, haben wir versucht, das vorhandene Spektrum an Kommunikationsmitteln abzudecken. Hier sehen Sie zunächst einmal die statistische Verteilung aller Antworten im Überblick:

Auswertung Frage 1

Wie der Auswertung schön zu entnehmen ist, setzen vier von fünf Projektverantwortlichen oder Projektmitarbeitern für die Kommunikation im Projekt vor allem auf E-Mails und Gruppenmeetings. Dies ist dicht gefolgt von persönlichen Gesprächen und Telefonaten. Es zeigt sich also deutlich: noch immer sind die altbewährten Klassiker nicht aus der Mode gekommen, sondern Gang und Gäbe im Projektalltag. Anders als die meisten von uns es (vermutlich) im privaten Umfeld handhaben werden, finden WhatsApp und andere Messenger-Tools in der professionellen Arbeitswelt sehr wenig bis gar keine Verwendung. Dies mag daran liegen, dass die gängigen Collaboration-Tools und Social Intranet Lösungen – die zumindest ein gutes Drittel aller Teilnehmer bereits im Projektalltag verwendet – häufig bereits Messenger integriert haben. Interessanterweise gab es trotz der breiten Auswahl sogar einen Umfrage-Teilnehmer, der angab, ausschließlich das persönliche Gespräch in der Projektkommunikation zu nutzen. Weniger scheint auch heutzutage manchmal noch mehr zu sein!

Langes Warten auf unzureichende Antworten

Nachdem eingangs die Präferenzen unterschiedlicher Kommunikationsmittel beleuchtet wurden, widmen wir uns nun im Anschluss den gängigen Problemen hinsichtlich Kommunikation im Projektalltag. Auch hier wurde mit den Auswahlmöglichkeiten versucht, ein vielseitiges Spektrum möglicher Ursachen anzubieten, um die bestehenden Probleme segmentiert darstellen und auswerten zu können.

Auswertung Frage 2

Schon auf den ersten Blick fällt auf: Probleme in der Projektkommunikation scheinen weit verbreitet und die Ursachen dafür ebenso vielfältig verteilt zu sein. In anderen Worten gesagt: fünf von sechs Umfrage-Teilnehmern geben an, dass die Informationen in den Antworten Ihrer Gesprächspartner nicht ausreichend oder zielführend sind. Ganze drei Viertel finden dabei häufig die Antwortdauer unangemessen lang und bemängeln, dass folglich auch Termine und Deadlines nicht eingehalten werden. Weit mehr als die Hälfte stellt zudem fest, dass Absprachen zu ungenau sind, Zusagen nicht eingehalten werden und Inhalte falsch verstanden und umgesetzt werden.

Was natürlich überhaupt nicht akzeptabel ist, offenbar aber häufiger als erwartet vorkommt: es kommt überhaupt keine Antwort. Weitere Anmerkungen von Umfrage-Teilnehmern waren „nicht ausreichende Dokumentation von Absprachen“ und „das Übersteuern der Projektleitung durch Shareholder – ohne entsprechende Rücksprachen und transparente Information darüber an das gesamte Team“.

Woran liegt es also, dass so viele – häufig unnötige und sicher auch vermeidbare – Probleme in der Projektkommunikation existieren? Unserer persönlichen Ansicht nach sind die Gründe dafür vor allem: Stress durch Überlastung an Aufgaben sowie eine mangelhafte oder komplett fehlende Planung hinsichtlich der geeigneten Kommunikationsstrategie.

Liegt die Lösung der Kommunikationsprobleme nur im persönlichen Gespräch?

Aber vielleicht werfen wir zur weiteren Beantwortung auch einen Blick auf die Ergebnisse der dritten Frage. Hier haben wir Sie nämlich genau danach gefragt: die genutzten Lösungsmöglichkeiten, um die bestehenden Probleme in der Projektkommunikation zu mindern / umgehen.

Bei den genannten Lösungsmöglichkeiten sticht mit knapp 40 Prozent vor allem das persönliche Gespräch als die beliebteste bzw. am weitesten verbreitete Lösungsmöglichkeit hervor. Dies leuchtet gerade deswegen absolut ein, da im Dialog keine Wartezeiten zwischen den jeweiligen Antworten einkalkuliert werden müssen und die Chance besteht, mögliche Missverständnisse einvernehmlich auszuräumen. Standardinstrumente zur Führung, wie beispielsweise regelmäßige Meetings, Statusberichte oder Nachfragen / Kontrollieren wurden erschreckenderweise nur von jedem Siebten genannt. Es ist daher gut möglich, dass uns gerade bei dieser Frage die kleine Grundgesamtheit einen Streich gespielt hat. Auch ist denkbar, dass bei der Beantwortung nicht allzu sehr auf Vollständigkeit geachtet wurde – denn dieses Ergebnis wäre durchaus als sehr auffällig und alarmierend  zu werten.

Nachfolgend noch ein paar wörtliche Zitate aus allen eingegangenen Antworten – die wir zwar keiner der oben genannten Kategorien explizit zuordnen konnten – Ihnen aber allein der Aussagekraft wegen keineswegs vorenthalten möchten:

• „Lokale „Go-To“ Personen als verlängerter Arm….“
• „Gesprächspartner das Gesagte wiederholen lassen“
• „Integration und Verständnis schaffen zu ‚offener Fehlerkultur‘, Teambuilding aktiv betreiben, Spaß an der Arbeit vermitteln“

Was bei praktisch allen Antworten zum Thema Lösungsansätze für verbesserte Projektkommunikation auffällt: sie sind reaktiver Natur und beschäftigen sich deswegen ausschließlich mit der Korrektur nach dem Problemeintritt. Viel zu selten (nämlich nur genau ein einziges Mal!) fiel der Vorschlag, die Probleme der Kommunikation proaktiv anzugehen – in Form einer gemeinsamen Kommunikations-Strategie, die vor Projektbeginn aufgesetzt wird.

 Zitat aus der Antwort eines Teilnehmers:

„Als Startpunkt für eine gute Projektkommunikation sehen wir eine gemeinsame Vision, die wir in einem Workshop mit dem Team erarbeiten. Damit schafft das Team selbst eine Grundlage für eine individuelle Kommunikationsstrategie. Die passenden Konzepte für die Schnittstellenkommunikation und Tools für eine gute Zusammenarbeit liefern wir im nächsten Schritt.“

Diesen Vorschlag erachten wir persönlich als absolut zielführend und folgerichtig! Und genau dieses Problem beobachten auch wir tagtäglich selbst im Arbeitsalltag des Projektmanagements. Es wird viel zu wenig Augenmerk auf das Aufsetzen einer sauberen und einvernehmlichen Kommunikationsstrategie gelegt. Sobald die Probleme in der Projektkommunikation dann eintreten, läuft man den so relevanten Informationen der Gesprächspartner buchstäblich immer und immer wieder hinterher. Dies führt zu persönlichem Unmut, Verzögerungen und internen Spannungen – anstatt zu gesteigerter Produktivität und besseren Projektergebnissen, was idealerweise der Fall sein sollte.

Zufriedenheit trotz vieler Probleme – warum?

Uns hat ebenfalls interessiert, wie zufrieden Sie grundsätzlich mit der Kommunikation im Projektalltag sind. Was Sie nachfolgend sehen können, ist das Ergebnis auf genau diese Frage:

Auswertung Frage 4

Im Durchschnitt wurden auf diese Frage rund 3,8 Punkte vergeben. Anders ausgedrückt gaben also knappe zwei Drittel der Befragten an, grundsätzlich bis vollkommen zufrieden mit der Projektkommunikation zu sein (= Werte von 4 bis 6). Etwas mehr als ein Drittel aller Befragten war im Umkehrschluss also eher weniger zufrieden mit dem aktuellen Ist-Zustand der Kommunikation im Projektalltag (= Werte 2 und 3, die komplette Unzufriedenheit in Form von Wert 1 drückte niemand aus).

Diese Auswertung überrascht vor dem Hintergrund der vielfach genannten und bemängelten Probleme aus Frage 2 durchaus. Eine mögliche Erklärung hierfür könnte darin liegen, dass Mitarbeiter und Leiter aus dem Projektmanagement sich mittlerweile mit wiederkehrenden Problemen wie Verzögerungen, Unklarheiten und dergleichen abgefunden haben. Hier bleibt jedoch weiterhin genug Raum für Spekulationen, da die exakten Gründe für diese Abweichung sich nicht allein anhand der eingereichten Antworten unserer Umfrage erklären lassen.

Diese Themen wünschen Sie sich zukünftig

Aus Eigeninteresse haben wir Sie noch gefragt, welches Ihre Wunschthemen für die Zukunft sind. Hier erreichte uns eine ganze Reihe von spannenden Themenvorschlägen und Anregungen, die wir bestmöglich annehmen und zeitnah umsetzen werden. Ohne hier detailliert auf jede einzelne Antwort eingehen zu wollen (ein wenig Spannung darüber, was genau Sie zukünftig auf unserem Blog erwartet, behalten wir uns selbstverständlich vor…😉) lassen sich die zum Teil mehrfach genannten Wünsche aber grundsätzlich in folgende drei Oberkategorien unterteilen:

• Agiles Projektmanagement
• Multi- / Portfoliomanagement
• Führung im Projektmanagement

Wir sagen Danke für das Feedback

Abschließend möchten wir uns auch für die vielen netten Worte bedanken, die uns auf die Frage hin erreichten, aus welchem Grund genau Sie regelmäßig unseren Projektassistenz-Blog lesen. Dabei fielen häufig nachfolgende Worte und Beschreibungen unseres Angebotes:

• Prägnanter Schreibstil
• Praxisnahe Beispiele
• Pragmatische und aktuelle Themen
• Hilfreiche Infoquelle zum Auffrischen und Einholen von Wissen
• Denkanstöße durch den Vergleich, wie Projektmanagement anderswo aussieht
• Tipps und Tricks

Wir freuen uns sehr darüber, dass unser Blog bei Ihnen als Leser so positiv ankommt und geben unser Bestes, damit das auch weiterhin so bleibt. Sollten Ihnen darüber hinaus noch weitere Wünsche, Anregungen oder Sonstiges auf der Zunge liegen – lassen Sie es uns gerne und jederzeit wissen.

Der Beitrag Projektkommunikation 2017 – Top oder Flop? erschien zuerst auf Projektassistenz-Blog.

Stellen Sie sich vor, es ist Projektmeeting und keiner weiß, worum es geht. Klar, im Kick-Off-Meeting wurde irgendetwas von strategischer Stoßrichtung, Projektzielen und Unternehmensphilosophie erzählt. Selbstverständlich gab es zu Projektbeginn Briefings, Rollen wurden festgelegt und Verantwortlichkeiten festgehalten. Doch seit Wochen herrscht Informationsflaute. Zwischen den verschiedenen Aufgabenbereichen findet kaum noch Austausch statt. Informationen werden lediglich als Herrschaftswissen instrumentalisiert, Wissen ist schließlich Macht.

In kurzfristig einberufenen Projektmeetings behaupten verunsicherte Projektmitarbeiter dass alles prima läuft. Die Projektleitung verspricht zukünftig mehr Transparenz und alle wenden sich wieder ihren Teilbereichen zu. Die Chancen für einen Projekterfolg kann sich jeder ausrechnen. Was hier beschrieben wurde, ist ein klassischer Fall von mangelhafter Projektkommunikation.

Was ist Projektkommunikation und warum ist sie wichtig?

Zielgruppenspezifische Projektkommunikation ist ein essentielles, wenn nicht gar das wichtigste Instrument zur Sicherung des Projekterfolges. Projektkommunikation findet entweder nach außen oder innerhalb eines Projekts statt.

Im ersten Fall geht es um die kommunikative Einbindung sämtlicher Stakeholder, im zweiten um Austausch, Abstimmung, Motivation und Bindung der Projektmitarbeiter ans Projekt. In diesem Artikel wird die interne Projektkommunikation näher betrachtet.

Projektkommunikation als zentraler Erfolgsfaktor im Projekt

In jedem Projekt gibt es Massen von Informationen, die möglichst schnell ausgetauscht werden müssen:

Auftraggeber wollen über den Projektverlauf informiert werden, Projektmanager brauchen Statusupdates und Projektmitarbeiter wollen über Aufgaben und Fortschritte auf dem Laufenden gehalten werden. Sämtliche Beteiligte haben also ein Interesse an einem regen Informationsfluss.

Fehlende oder schlechte Kommunikation ruft Missverständnisse, Widerstände und Konflikte hervor. Dies gefährdet die Zustimmung zu Projektprozessen und stellt den Projekterfolg in Frage.

Insbesondere bei Projekten, die von einer hohen Zustimmung abhängig sind, ist Projektkommunikation ein essentieller Erfolgsfaktor:

Für strategische Neuausrichtungen, Restrukturierungsprojekte und Post-Merger-Integrationen kann also die Relevanz von Kommunikation für den Projekterfolg nicht hoch genug eingeschätzt werden.

Ziele der Projektkommunikation

Das direkte Ziel der Projektkommunikation ist die kommunikative Einbindung aller Nutzer und Betroffenen in die Projektprozesse. Durch den Austausch von Informationen sollen Bewusstsein und Zugehörigkeit geschaffen werden.

Durch zielgruppenorientierte Botschaften und Feedback-Möglichkeiten entsteht ein Austausch zwischen den Projektmitarbeitern. Dieser stärkt die Motivation und bindet die Projektmitglieder langfristig an das Projekt.

Was muss gute Projektkommunikation leisten?

Gute Projektkommunikation hat also die Einbindung und Motivation aller Stakeholder zum Ziel. Das Projekt soll Beachtung und Anerkennung der Mitarbeiter und des Managements gewinnen.

Um dies bewerkstelligen zu können, muss die Kommunikation im Projekt bewusst geplant und durchgeführt werden. Zielsetzung, Inhalt, Umfang und Kanäle der Kommunikation müssen gewissenhaft geplant werden.

Eine der Hauptaufgaben der Projektkommunikation ist, alle Betroffenen über die Projektinhalte zu informieren. Das bedeutet zunächst, dass sämtliche relevanten Informationen für alle Beteiligten zugänglich sein müssen. Die Beteiligten müssen über Projektziele, Rollenverteilungen, Verantwortlichkeiten und Fortschritte aufgeklärt werden.

Projektkommunikation ist automatisches Konfliktmanagement

Wichtig ist außerdem, alle Projektmitglieder in das alltägliche Projektgeschehen einzubinden und sie täglich neu zu motivieren. Nur so kann langfristiges Committment und Vertrauen der Projektmitarbeiter gewonnen werden.

Auch hervorragende Projektkommunikation kann Probleme und Konflikte im Projekt natürlich nicht verhindern.

Unstimmigkeiten und Meinungsverschiedenheiten entstehen in jedem Projekt. Kommunikation ist jedoch die einzige Möglichkeit, mit der bestehende Probleme nachhaltig gelöst werden können. Gute und regelmäßige Kommunikation bedeutet automatisches Konfliktmanagement.

Diskursoffener Austausch statt Meilensteinkommunikation

In den meisten Projekten steht jedoch Meilensteinkommunikation im Vordergrund. Austausch findet leidglich projektbegleitend zu wichtigen Anlässen und in wichtigen Phasen statt.

Ansonsten wird von Fall zu Fall sporadisch und intentionsgeleitet kommuniziert. Eine diskursoffenes und herrschaftsfreies Gespräch ist in den meisten Projekten die absolute Seltenheit.

Studien zufolge werden persönliche Meetings von der Mehrheit der Projektmanager zwar als äußerst relevant eingeschätzt. Projektkommunikation passiert in der Realität jedoch hauptsächlich über E-Mails.

Diese sind ein hervorragendes Medium, um kurze Inhalte präzise darzustellen. Für einen lösungsorientierten Diskurs sind sie jedoch das falsche Instrument.

Eine zielführende Projektkommunikation muss also zunächst ein ausreichendes Maß direkten und persönlichen Austauschs finden.

Gleichzeitig muss dabei jedoch darauf geachtet werden, keinen „Information Overload“ zu provozieren. Die Trennung zwischen Wichtigem und Unwichtigem  ist von essentieller Bedeutung für effiziente Kommunikation im Projekt.

Transparenz und emotionale Offenheit

Die kommunizierten Botschaften müssen außerdem klar und verständlich formuliert sein. Nur durch die deutliche Vermittlung von Intention und Beweggründen kann die notwendige Transparenz erreicht werden.

Damit einher geht auch eine emotionale Offenheit: Informationsaustausch findet nicht nur auf der sachlichen Ebene statt, auch persönliche Faktoren spielen eine Rolle. Der „richtige Ton“ sollte im Diskurs also stets getroffen werden.

Zielführende Kommunikation kann ausschließlich zwei- oder mehrseitig funktionieren. Natürlich erzeugt das kurzangebundene Erteilen von Befehlen auch eine kurzfristige Wirkung.

Ob dies im Projekt langfristig erfolgsversprechend ist, darf jedoch angezweifelt werden. Gute Kommunikation basiert auf einem Austausch, Feedbackmöglichkeiten müssen also gegeben sein.

Wie kann diskursorientierte Kommunikation im Projekt realisiert werden?

Gerade in großen Projekten ist es für Projektmanager nicht immer einfach, Kommunikationswege offen zu halten. Neben den Projektmitarbeitern erfordern die Auftraggeber, das Topmanagement und Zulieferer die Aufmerksamkeit der Projektleitung.

Wichtige Entscheidungen müssen in kurzer Zeit getroffen werden, während administrative Aufgaben ihren Tribut fordern. Für viele Projektleiter endet diese Überforderung im Burnout.

Wertvolle Unterstützung bietet hier eine professionelle Projektassistenz. Die Projektassistenz entlastet die Projektleitung in administrativen Aufgaben und bildet eine Schnittstelle zum Projektteam.

Ein Projektassistent entlastet das Projektmanagement bei der Projektplanung, der Projektorganisation und beim Projektabschluss. Außerdem übernimmt die Projektassistenz Aufgaben der Projektkommunikation:

Projektassistenz als Kommunikationsbeauftragte

Als eine Art Kommunikationsbeauftragter hat ein Projektassistent die Kontrolle über verwendete Kommunikationsmittel. Der Projektassistent entscheidet über die Art des Kommunikationsmediums sowie über die Frequenz des kommunikativen Austauschs.

Die Projektassistenz kommuniziert die Entscheidungen der Projektleitung an das gesamte Projektteam und steht für Rückfragen zur Verfügung. Gleichzeitig nimmt die Projektassistenz Anfragen des Projektteams entgegen, ordnet diese nach Priorität und leitet sie an die Projektleitung weiter.

Die Projektassistenz ist also dafür verantwortlich, Anliegen in beide Richtungen zu verfolgen. Sie treibt die Beschlüsse der Projektleitung voran, verfolgt jedoch auch legitime Anfragen des Projektteams.

Insbesondere im agilen Projektumfeld kann die Projektassistenz auch als Koordinator zwischen verschiedenen Teams fungieren. Die Projektassistenz ist die erste Anlaufstelle, wenn sich die Aufgaben verschiedener Teams überschneiden oder in verschiedene Richtungen gehen.

Eine Projektassistenz kann auch mit verschiedenen externen Gruppen, die mit einem Projekt zu tun haben kommunizieren: So ist sie beispielsweise die Schnittstelle zu Human Resources oder Facility Management.

Sofern dies von der Projektleitung gewünscht wird, kann ein Projektassistent auch die Verantwortung für bestimmte Projektmeetings übernehmen. Gemeinsam mit der Projektleitung erstellt der Projektassistent die Agenda, bereitet Präsentationen vor und verschickt die Einladungen ans Team.

Die Kommunikationsfunktion der Projektassistenz entlastet die Projektleitung und sorgt gleichzeitig für eine deutlich intensivere Einbindung des Teams. Dies verbessert nicht nur die Stimmung, sondern steigert insgesamt die Effizienz im Projekt.

Fazit

Projektkommunikation ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor im Projekt. Botschaften, Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Projekt müssen nicht nur gründlich konzipiert, sondern auch kommuniziert werden.

Nur so können Missverständnisse verhindert, Probleme vermieden und Projektmitglieder nachhaltig ins Projekt eingebunden werden.

Gute Kommunikation im Projekt ist keine Einbahnstraße, sondern besteht aus regem Austausch. Insbesondere in großen Projekten ist dieser Austausch jedoch aufgrund von Überlastung der Projektleitung keine Selbstverständlichkeit.

Unterstützung bietet hier eine Projektassistenz, die als kommunikative Schnittstelle des gesamten Teams fungieren kann.

Der Beitrag Projektkommunikation – Projektassistenz als kommunikative Schnittstelle im Projekt erschien zuerst auf Projektassistenz-Blog.