www.intelliExperts.de – In unserem Beitrag „Deutschland und seine Großprojekte, was läuft schief?“ hatten wir am 23. Januar 2019 unter anderen Projekten den Berliner Flughafen und dessen Planung erwähnt. Auf der Informationsseite http://www.istderberschonfertig.de der Tageszeitung Berliner Morgenpost kann man nun den 31.Oktober als Eröffnungstermin nachlesen. Das hat uns veranlasst, über die beiden Begriffe Termintreue und Qualität nachzudenken.

Was versteht man unter Termintreue?

Termintreue ist ein Vertrauens- und Verlässlichkeitsindikator. Wenn die versprochenen Termine eingehalten werden, schafft dies Vertrauen für zukünftige Projekte. Die Einhaltung drückt die Verlässlichkeit der Arbeitsweise des Unternehmens aus.

Wenn es um die Termintreue im Projektmanagement geht, steht der Parameter Zeit im Fokus. Üblicherweise gilt ein Projekt als erfolgreich beendet, wenn der definierte Projektumfang geliefert, die geforderte Qualität erfüllt und das definierte Budget nicht überschritten wurden. Den Aspekt der Termintreue darf man in diesem Kontext nicht als stures Abarbeiten definierter Aufgaben sehen – er ist vielmehr im Kontext des Projekterfolges zu sehen.

Am Anfang steht das Dreieck Zeit-Kosten-Leistung, an dem man stets die Ressourcen und deren Planung auszurichten hat. Ändert sich im Verlaufe des Projektes einer der drei Parameter, muss mindestens einer der beiden anderen Parameter angepasst werden. Die folgende Abbildung macht das deutlich. Gibt es beispielsweise neue Qualitätsanforderungen, müssen mehr Ressourcen (Kosten) in das Projekt gesteckt werden und / oder muss der Termin verändert werden.

Welche Bedingungen sind für Termintreue notwendig?

Vorab: Einem Projektabschlusstermin oder einer externen Terminvorgabe sollte man nur zustimmen, wenn man sich einen Überblick über die Planung und den Umfang des Projektes hat machen können. Hierfür ist es wichtig, bereits in der Auftragsklärung auf folgende Fragen einzugehen: Wie sehen die Rahmenbedingungen aus, das heißt, wieviel Zeit, Kosten, Leistung (Personal) stehen zur Verfügung? Außerdem sollte eine umfangreiche Ressourcen- und Risikomanagementplanung erstellt werden. Idealerweise hat der vorgesehene Projektleiter die Möglichkeit, sein Projekt komplett durchzuplanen. Dann, und nur dann, kann er auch die volle Verantwortung übernehmen. Bekommt er oktroyierte Termine, muss er die Verantwortung für das Projekt oder konsequenterweise die Leitung des Projektes ablehnen. Kein Bauleiter würde einen vom Bauherrn genannten, unrealistischen Wunschtermin akzeptieren.

Ressourcenmanagement

Ressourcenmanagements ist die zeitliche und räumliche Verfügbarkeit von Arbeitskräften, Maschinen, Werkzeugen und anderen für die Projektarbeit benötigten Hilfsmitteln. Oftmals wird auch nur die Einsatzplanung von Mitarbeitern für die Projektarbeit unter Ressourcenmanagement verstanden.

Risikomanagement

Risikomanagement umfasst sämtliche Maßnahmen zur systematischen Erkennung, Analyse, Bewertung, Überwachung und Kontrolle von Risiken.

Projektrisiken sind künftige Unsicherheiten, die Projektergebnisse negativ beeinflussen können. Im Risikomanagement werden auch Chancen bearbeitet, die die Projektergebnisse positiv beeinflussen können. Risiken und Chancen entstehen aus der unzureichenden Informationslage bezüglich der Zukunft. Dabei zielen Risiken und Chancen stets auch auf die eingangs erwähnten drei Faktoren des Dreiecks ab: Zeit, Kosten, Leistung. Beispielsweise, wenn das Projekt nicht rechtzeitig fertig wird (Zeit), zu wenige Ressourcen eingeplant wurden, Projektmitarbeiter aufgrund von Krankheit nicht verfügbar sind (Leistung) oder kostspielige, nicht vorhersehbare Probleme entstehen (Kosten).

Ein professionelles Risikomanagement ist elementarer Bestandteil des Projektmanagements und erhöht die Wahrscheinlichkeit, das Projektziel zu erreichen, zumindest aber die Chance, die Auswirkungen von eingetretenen Risiken (Problemen) zu reduzieren.

Das Risikomanagement beschreibt, was in Krisensituationen zu tun ist und was Vorrang bekommt, die Termintreue oder die Qualität. Dementsprechend werden auch die Aktivitäten und Aufgaben priorisiert.

Qualität

Um Qualität bestimmen zu können, muss immer eine messbare Größe vorliegen. „Gute Qualität“ ist zunächst rein subjektiv. Statt „gut“ müssen konkrete Kriterien in Form von Kennzahlen her. Diese Kennzahlen zu ermitteln ist nicht immer einfach, aber notwendig, um während und am Ende eines Projektes genau prüfen und steuern zu können.

Die Einführung eines Projekt Management Office sowie eines genauen Projektcontrollings kann hier Wunder wirken. Denn, je komplexer ein Projekt, desto wichtiger ist ein umfangreiches Qualitätsmanagement. So wird sichergestellt, dass die Projektergebnisse mit den Kundenanforderungen übereinstimmen. Sobald bei der Initialisierung des Projektes Qualitätskriterien und deren Zielgrößen festgelegt worden sind, kann während des Projektes darauf hingearbeitet werden.

Wieso leiden bei Großprojekten manchmal die Termintreue UND die Qualität?

Termintreue und Qualität lassen sich auch immer anderen Zielen unterwerfen. Bei öffentlichen Großprojekten dann, wenn es darum geht, die öffentliche Ausschreibung zu gewinnen. Dabei werden, um den Auftrag zu bekommen, oftmals unterkalkulierte Angebote erstellt. Dies führt im Nachhinein dann zu den oft bei Großprojekten beobachtbaren Kostenexplosionen. Gleichzeitig leidet das öffentliche Ansehen des Projektes enorm darunter. Öffentlicher Großprojekte werden meist durch Steuergelder finanziert. Damit werden diese Großprojekte auch politisch. Die Öffentlichkeit hat bei Großprojekten einen nachvollziehbaren Anspruch darauf, dass die Gelder effizient und transparent eingesetzt werden.

Viele Firmen überschätzen sich mit der Annahme eines Großprojektes und können insolvent werden. Das bedeutet die Suche nach einem Unternehmen, das das Projekt übernimmt. Es werden Zeit und zusätzliches Geld verbraucht für die Einarbeitung, Neuplanung und Neukalkulation, Nachbearbeitung und Korrekturen.

Wie können Termintreue und Qualität vereinbar werden?

Manchmal müssen Sie das nicht. Ein Unternehmen kann auf das eine Kriterium mehr Wert legen als auf das andere. Es kommt auf die vorab definierten Ziele an. Üblicherweise wollen Auftraggeber immer beides: die Einhaltung des Termins und die vereinbarte Qualität. Deshalb ist die sorgfältige Planung durch den Projektleiter so wichtig. Es gibt vereinzelt Auftraggeber, die sagen: „Qualität schlägt Schnelligkeit“. Der umgekehrte Fall ist uns nicht bekannt.

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