Inhalt: Definition, Ziele und Akteure; Vorbereitung; Kurz vor dem Kick-off; Der Tag der Veranstaltung; Nachbearbeitung; Zusammenfassung.
Definition, Ziele und Akteure
Die Gründe: Wieso sollte man eine Kick-off-Veranstaltung machen?
Eine Kick-off-Veranstaltung kostet Zeit und Geld. Kein Wunder also, dass sich Projektmanager immer wieder für deren Notwendigkeit rechtfertigen müssen.
Der Kick-off eines Projektes stellt jedoch den offiziellen Startschuss für das Projekt dar. Er dient vor allem dazu, vorab entstandene Unsicherheiten und Zweifel gegenüber dem Projekt aus dem Weg zu räumen.
Mit dieser Auftaktveranstaltung soll sichergestellt werden, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Informationsstand sind und dasselbe Verständnis über das Projekt und seine Ziele haben. Welchen Vorteil hat das bereits an dieser Stelle? Wer Informationen hat, kann sich über die eigenen Positionen, Erwartungen, Argumentationen, Wünsche und Ziele klarer werden und Entscheidungen fundiert treffen. Der Kick-off als Informationsveranstaltung bietet ein Podium, um Fragen zu beantworten und Kritikern offen zu begegnen und deren Einwände in konstruktiver Atmosphäre bereits vor Projektbeginn zu berücksichtigen.
Der Kick-off hilft:
- Informationen über die wesentlichen Eckpunkte des Projekts zu bekommen,
- die Motivation aller Beteiligten am Projekt zu erhöhen,
- eine realistische Erwartungshaltung zu erzeugen und
- Projektmarketing zu machen.
Weitere Ansprüche
Eine Auftaktveranstaltung bietet außerdem eine Plattform für alle Projektteilnehmer, um sich persönlich kennen zu lernen. Dabei werden das Projekt und dessen Bedeutung im gesamten Unternehmen dargestellt. Gleichzeitig soll die Unterstützung der Führungskräfte für das Projekt belegt werden. Hierbei lässt sich auch verdeutlichen, welcher Nutzen für die Mitarbeiter durch die Projektteilnahme entsteht. Die Verdeutlichung des persönlichen Nutzens trägt mitsamt gezielter Motivationsreden im Kick-off dazu bei, den Teamgeist zu stärken und Vertrauen zu gewinnen.
Der Zeitpunkt: Wann sollte man eine Kick-off Veranstaltung planen?
Eine Kick-off-Veranstaltung bildet den Startpunkt eines Projekts. Es ist daher sinnvoll, den Kick-off als Abschluss der Projektplanungsphase anzusehen. Alle wichtigen Details für einen erfolgreichen Projektverlauf sind bis zu diesem Zeitpunkt geklärt worden. Damit sind alle notwendigen Informationen verfügbar. Das bedeutet auch, dass die Kick-off Veranstaltung bereits in die Aufwandsplanung miteinbezogen wurde.
Die Protagonisten: Wer sollte eine Kick-off-Veranstaltung planen?
An erster Stelle steht hier der Projektleiter. Als Leiter muss er die entsprechenden Aufgaben zur Planung verteilen und Entscheider einbinden. Er kann ein PMO oder eine Projektassistenz in die Planung mit einbeziehen, falls verfügbar.
Die Einzuladenden: Wer sollte eingeladen werden?
Es ist wichtig, alle für den Projekterfolg notwendigen Personen zum Kick-off einzuladen und Ihre Teilnahme sicherzustellen. Dazu gehören:
- Auftraggeber,
- Projektsponsor,
- Stakeholder,
- externe Dienstleister,
- und das gesamte Projektteam.
Gegebenenfalls müssen Teilnehmer in anderen Orten per Video-Konferenz dazu geschaltet werden.
Vorbereitung
Aufbau: Wie sollte eine Kick-off-Veranstaltung aufgebaut sein?
Der Aufbau einer Kick-off-Veranstaltung bestimmt sich über die Größe des Projektes, den Umfang der zu vermittelnden Informationen und die Anzahl der Teilnehmer.
Ein normales Kick-off-Meeting zu planen ergibt dann Sinn, wenn die Inhalte in weniger als drei Stunden behandelt werden können.
Ein ganztägiges Meeting sollte abgehalten werden, wenn viele Details mitzuteilen sind und die Teilnehmer gestaffelt oder in Gruppen informiert werden sollen. Bei diesen Programmpunkten können auch Teambildungsmaßnahmen eingeplant werden. Dabei sind unterschiedliche Feedbackformate denkbar und Netzwerkveranstaltungen möglich. Bei mehr als 50 Teilnehmern bietet sich diese Vorgehensweise an.
Meetings, die über mehrere Tage gehen, sollten nur dann zum Kick-off eines Projekts eingesetzt werden, wenn sehr viele Teilnehmer auf der Liste stehen und eine Vielzahl an Themen angesprochen werden sollen. Das bedeutet auch, dass das Projekt dementsprechend groß sein muss. Wie man ein Meeting richtig vorbereitet, zeigen wir Ihnen HIER.
Themen: Was sollte auf der Agenda der Kick-off-Veranstaltung für Mitarbeiter stehen?
Auf der Agenda einer Kick-off-Veranstaltung sollte als allererster Punkt der Name des Projekts stehen. Der Name sollte einen motivierenden Klang haben und in die Zukunft weisen. Ein guter Projektname ist wesentlicher Teil des Projektmarketings.
Auf den Projektnamen folgen die Namen des Projektleiters und des Auftraggebers. In einem weiteren Schritt werden die Projektziele aufgelistet. Folgende Punkte kommen in dieser oder einer ähnlichen Reihenfolge nach den Projektzielen auf die Agenda:
- Projektumfang, Ergebnisse,
- Projektplan (Phasen, Meilensteine),
- Erläuterung des Projektstrukturplans,
- Projektorganisation,
- Ansprechpartner,
- Projektumfeld und Rahmenbedingungen,
- Chancen, Risiken (strategisches & operatives Projektrisikomanagement),
- kritische Erfolgsfaktoren,
- Projektmarketing,
- nächste Schritte (Arbeitsaufträge, Verantwortlichkeiten und Termine),
- Administratives (Telefonnummern, Räume etc.) und
- Hilfsmittel, Kommunikationswege, Protokollierung, Projekthandbuch.
Kurz vor dem Kick-off
Die Planung ist fast geschafft! Es gilt jetzt die Örtlichkeiten und Räumlichkeiten sowie deren Ausstattung abzuklären. Stellen Sie sich folgende Fragen:
Ist die benötigte Technik verfügbar und einsetzbar, sind genügend Plätze vorhanden, funktionieren Klima, Heizung, Lüftung?
Gibt es Materialien wie Flipcharts, Beamer, Laptops, WLAN und Laserpointer?
Wie sieht es mit dem Catering aus?
Was ist bei der Anreise zu beachten (Parkplätze, Besucherausweise usw.) Gegebenenfalls fügen Sie eine Wegbeschreibung hinzu.
Welche Unterlagen sollen vor Ort verteilt werden, sind diese bereits gedruckt?
Ganz besonders wichtig: Bestimmen Sie unbedingt einen Protokollschreiber, um die Ergebnisse des Tages festhalten zu können.
Verschicken Sie nun Termineinladungen einschließlich der Agenda.
Der Tag der Veranstaltung
Die Gäste sitzen im Saal, der Raum bebt vor Gesprächen. Der Projektleiter betritt die Bühne und begrüßt die Teilnehmer. Er stimmt das Publikum auf das Projekt ein. Es folgt die Key Note des Auftraggebers. Mit seinem Auftritt zeigt er, dass er hinter dem Projekt steht und schafft damit bei allen Beteiligten das notwendige Vertrauen auf den Erfolg des Projekts. Danach stellt der Projektleiter der Agenda folgend das Projekt vor.
Nach einer abschließenden Motivation und dem Ausblick auf die nächsten Schritte gibt es die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Dieser Punkt ist einer der Wichtigsten. Nur so können Unklarheiten frühzeitig beseitigt werden.
Nachbearbeitung
Erfolgsmessung: Wann war die Kick-off-Veranstaltung erfolgreich? Was sind Kriterien hierfür?
Ein schlecht vorbereitetes oder durchgeführtes Kick-off-Meeting kann auch das Gegenteil bewirken und die Beteiligten von Anfang an daran zweifeln lassen, ob das Projekt gelingen wird. Das hat nicht nur Einfluss auf die Kommunikationsstrategie innerhalb des Projektteams, sondern auch weitreichende Folgen für den Umgang mit Stakeholdern. Eine große Gegnerschaft oder auch nur eine große Unsicherheit bewirkt, dass der Projektleiter sich viel mehr um Risiko- und Konfliktmanagement als um das Projekt kümmern muss. Um dieses Szenario zu vermeiden, sollte man zum Start eines Projekts einen Kick-off veranstalten. Ob das in der Form eines einfachen Meetings oder größer geschehen soll, können Sie jetzt nach diesem Blogbeitrag selbst einschätzen!
Zusammenfassung – In diesem Artikel haben Sie folgendes gelernt:
- Der Kick-off muss immer auf das Projekt angepasst werden. Deshalb sieht jede Kick-off-Veranstaltung anders aus.
- Im Kick-off-Workshop geht es darum, die Wichtigkeit des Projekts darzustellen. Deshalb sollten immer Mitglieder aus dem Top-Management anwesend sein.
- Für viele ist der Kick-off das erste Meeting, in dem sie mit dem Projekt in Berührung kommen. Deshalb muss das Meeting professionell organisiert sein (schriftliche Einladungen rechtzeitig versenden, passende Räumlichkeiten etc.).
- Es dürfen nur Mitarbeiter in Projektcharts auftauchen, die ihrer Mitarbeit zugestimmt haben. Auch deren Vorgesetzte müssen zum Einsatz ihres Mitarbeiters „ja“ gesagt haben.
- Auf die kulturellen Gegebenheiten des Unternehmens und des Landes muss eingegangen bzw. Rücksicht genommen werden.
Nachtrag: Besonders die Nachbereitung wird oftmals vernachlässigt. Sie bietet jedoch die Möglichkeit, ein Protokoll an alle Teilnehmer zu verschicken, offene Fragen zu beantworten und gegebenenfalls sogar Erkenntnisse aus dem Kick-off-Meeting in die Planung aufzunehmen und entsprechend zu dokumentieren. Wie Sie ein gutes Protokoll schreiben, zeigen wir Ihnen HIER.
